Podatnik w okresie zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej otrzymał w spadku budynek mieszkalny (wielolokalowy). Jeden lokal wykorzystuje na własne cele mieszkaniowe, a pozostałe zamierza wynajmować w ramach swojej działalności, po rozszerzeniu jej zakresu o usługi najmu. W okresie zawieszenia podatnik zamierza przeprowadzić remont lokali (pomalować ściany, wymienić podłogi) i wyposażyć je w meble, których jednostkowa cena nie powinna przekroczyć 10.000 zł. Czy koszty remontu oraz zakupu mebli będzie mógł zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, a jeśli tak, to w którym momencie?
Wydatki na remont lokali oraz zakup mebli będą stanowiły koszty uzyskania przychodów, przy czym jeżeli meble zostaną uznane za środki trwałe, koszty ich zakupu będą podlegały rozliczeniu w kosztach podatkowych poprzez odpisy amortyzacyjne. O momencie ich ujęcia w kosztach podatkowych piszemy w dalszej części odpowiedzi.
Koszty remontu oraz nabycia składników wyposażenia
Definicję kosztów uzyskania przychodów zawiera art. 22 ust. 1 updof. Zgodnie z jego treścią takimi kosztami są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 updof.
Kosztami podatkowymi są więc racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki/koszty związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie przychodów bądź też zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów, o ile nie podlegają one wyłączeniu z tych kosztów na mocy art. 23 updof.
Jak wynika z treści pytania, podatnik dysponuje budynkiem mieszkalnym, w którym będzie wynajmował lokale mieszkalne. Uzyskiwane z tego tytułu przychody będą przychodami z pozarolniczej działalności gospodarczej. Przed udostępnieniem lokali najemcom, zamierza je wyremontować i wyposażyć w meble. Pomieszczenia te będą w pełni wykorzystywane do celów prowadzonej działalności, będzie więc istniał związek pomiędzy kosztami ich remontu a przychodami uzyskiwanymi z najmu, co uzasadnia uznanie takich kosztów za koszty uzyskania przychodów.
Także wydatki poniesione w celu wyposażenia pomieszczeń w nowe meble będą mogły zostać uznane za koszty podatkowe (bezpośrednio lub poprzez odpisy amortyzacyjne) z uwagi na ich związek z działalnością gospodarczą i uzyskiwanymi z niej przychodami z najmu. Jak wspomniano w pytaniu, jednostkowa wartość takiego składnika majątku nie przekroczy 10.000 zł. Jest to istotna informacja, gdyż przyjmując, że spełnia on definicję środka trwałego, może być rozliczany w kosztach uzyskania przychodów poprzez:
- dokonanie jednorazowego odpisu amortyzacyjnego w miesiącu oddania go do używania albo w miesiącu następnym lub
- dokonywanie amortyzacji na ogólnych zasadach określonych w art. 22h-22m updof (art. 22f ust. 3 updof).
Można też nie wprowadzić go do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, a wydatek poniesiony na jego nabycie odnieść bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów w miesiącu oddania go do używania (art. 22d ust. 1 updof).
Wydatki ponoszone w okresie zawieszenia wykonywania działalności
W analizowanej sytuacji przedsiębiorca, pomimo że zawiesił wykonywanie działalności gospodarczej, zamierza w tym okresie ponosić wydatki mające z nią związek.
Na gruncie prawa gospodarczego problematykę skutków zawieszania działalności regulują przepisy ustawy z dnia 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców (Dz. U. z 2021 r. poz. 162 ze zm.). Z art. 25 ust. 1 tej ustawy wynika, że w okresie zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej przedsiębiorca nie może wykonywać tej działalności i osiągać z niej bieżących przychodów, jednak m.in.:
1) może wykonywać wszelkie czynności niezbędne do zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, w tym rozwiązywania zawartych wcześniej umów,
2) może przyjmować należności i jest obowiązany regulować zobowiązania, powstałe przed datą zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej,
3) może zbywać własne środki trwałe i wyposażenie,
4) ma prawo albo obowiązek uczestniczyć w postępowaniach sądowych, postępowaniach podatkowych i administracyjnych związanych z działalnością gospodarczą wykonywaną przed datą zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej,
5) wykonuje wszelkie obowiązki nakazane przepisami prawa,
6) może osiągać przychody finansowe, także z działalności prowadzonej przed datą zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej,
7) może zostać poddany kontroli na zasadach przewidzianych dla przedsiębiorców wykonujących działalność gospodarczą.
Wydatki na remont, tj. wykonywanie w istniejącym obiekcie budowlanym robót budowlanych polegających na odtworzeniu stanu pierwotnego, a niestanowiących bieżącej konserwacji (art. 3 pkt 8 ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane - Dz. U. z 2021 r. poz. 2351 ze zm.), naszym zdaniem, służą zachowaniu i zabezpieczeniu źródła przychodów, jakim jest pozarolnicza działalność gospodarcza. Można więc uznać, że przesłanka, o której mowa wcześniej jest spełniona i wobec tego koszty remontu, jakie zamierza ponieść przedsiębiorca w okresie zawieszenia firmy, mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów w dacie poniesienia. Należy zaznaczyć, że z uwagi na ich stopień powiązania z przychodem, są one kwalifikowane do kosztów innych niż bezpośrednio związanych z przychodem (tzw. kosztów pośrednich).
U podatników obowiązanych do prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów dniem poniesienia takich kosztów jest data wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu (art. 22 ust. 6b updof). Natomiast u podatników prowadzących księgi rachunkowe za dzień poniesienia takich kosztów uważa się dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku), z wyjątkiem sytuacji gdy dotyczyłoby to ujętych jako koszty rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów (art. 22 ust. 5d updof).
W związku z tym, że zawieszenie wykonywania działalności nie zwalnia podatników z obowiązku prowadzenia ewidencji księgowej, podatnik powinien ujmować faktury dokumentujące koszty remontu zgodnie z dyspozycją powołanych przepisów, w zależności od rodzaju prowadzonych ksiąg.
Warto jednak zauważyć, że każdy wydatek powinien być oceniany indywidualnie i z uwzględnieniem konkretnego stanu faktycznego towarzyszącego jego poniesieniu. Przykładowo Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 24 lutego 2022 r., nr 0113-KDIPT2-1.4011.1158.2021.4.MGR wyłączył z kosztów podatkowych wydatki na reklamę w mediach, które podatnik ponosił w trakcie zawieszenia działalności, uznając, że nie kwalifikują się one jako koszty ponoszone w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.
Odnosząc się natomiast do rozliczania wydatków na nabycie składników majątku (mebli) o wartości początkowej nieprzekraczającej 10.000 zł, to jak już zauważyliśmy, są one odnoszone do podatkowych kosztów poprzez odpisy amortyzacyjne bądź bezpośrednio, pod warunkiem że zostały oddane do używania. Tymczasem w okresie zawieszenia wykonywania działalności nie będą one używane, więc w tym okresie nie dojdzie do skutecznego oddania ich do używania. Zatem możliwość ujęcia do kosztów podatkowych (bezpośrednio bądź poprzez odpisy amortyzacyjne) wydatków na wyposażenie lokali mieszkalnych w meble pojawi się dopiero po wznowieniu działalności.
