Kliknij ten link, aby przejść do panelu logowania.
Teraz do wszystkich płatnych Serwisów internetowych
Wydawnictwa Podatkowego GOFIN loguj się w jednym
miejscu.


Po zalogowaniu znajdziesz menu z linkiem do swojego
konta abonenta i dodatkowych opcji.

Jak szukać?»

logo
Aktualnie jesteś:
Prawo pracy - zasoby bezpłatne
Elektronizacja dokumentacji pracowniczej
Dodatek nr 19 do Ubezpieczeń i Prawa Pracy
nr 20 (566) z dnia 10.10.2022
otwórz artykuł w nowym oknie drukuj artykuł Ogólne zasady elektronizacji dokumentacji pracowniczej

Wprowadzenie

Pracodawca jest obowiązany prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (dokumentację pracowniczą), a także przechowywać ją w sposób gwarantujący zachowanie poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres (art. 94 pkt 9a-9b K.p.).

Możliwość prowadzenia dokumentacji pracowniczej elektronicznie wprowadziła ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz. U. poz. 357). Ustawa ta od dnia 1 stycznia 2019 r. dokonała również zmian w przepisach Kodeksu pracy. I to właśnie ta data jest datą graniczną, od kiedy możliwe jest przechowywanie całości dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej. Ustawa o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych... umożliwiła bowiem z jednej strony prowadzenie od początku dokumentacji elektronicznej, np. dla nowo zatrudnianych pracowników, jak i konwersję dokumentacji papierowej na elektroniczną. Nie wprowadzono jednak w żadnym zakresie obowiązku prowadzenia elektronicznej dokumentacji pracowniczej, ani też okresu przejściowego, do którego może być prowadzona dokumentacja papierowa, co oznacza, że decyzje co do elektronizacji pozostawiono wyłącznie pracodawcom.

Poza zmianą wynikającą z ww. ustawy, z tą samą datą wdrożono również nowe rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. poz. 2369), w którym po raz pierwszy w historii prawa pracy w Polsce uregulowano wymagania co do zasad działania systemu teleinformatycznego do przechowywania dokumentacji pracowniczej. Oznacza to w praktyce, że systemy informatyczne służące do przechowywania dokumentacji elektronicznej (e-archiwa) muszą spełniać konkretne wymagania określone prawem, aby pracodawca mógł wykorzystując je prawidłowo i bezpiecznie zarchiwizować dokumentację pracowniczą.

Obecnie trwają prace legislacyjne nad zmianami przepisów prawa, które znacząco mają ułatwić elektroniczne prowadzenie dokumentacji pracowniczej, gdyż pojawi się kilkadziesiąt nowych dokumentów kadrowo-płacowych, które będzie można od początku złożyć w postaci elektronicznej i od razu zapisać je w e-dokumentacji. Powyższe zmiany z pewnością spowodują, że elektronizacja dokumentacji przyspieszy w firmach i będzie znacznie bardziej atrakcyjnym procesem, gdyż w przeciwnym razie wszystkie złożone elektronicznie dokumenty trzeba będzie następnie wydrukować, potwierdzić za zgodność ze złożonym dokumentem elektronicznym i następnie dopiero zarchiwizować w tradycyjnych aktach osobowych pracownika. Alternatywą będzie oczywiście składanie nadal wniosków papierowych, co jest jednak coraz mniej wygodne dla pracodawców przy powszechnym stosowaniu pracy zdalnej.

Te zmiany w połączeniu z coraz szerszym zastosowaniem pracy zdalnej oznaczają znaczący wzrost potrzeby elektronizacji dokumentacji pracowniczej, co z jednej strony poprawi komfort pracy działów HR, ale przede wszystkim przyspieszy obieg dokumentów w organizacji i będzie w zgodzie z coraz częściej wdrażaną przez firmy ogólną polityką paperless (czyli polityką polegającą na redukcji papierowej dokumentacji). Należy jednak pamiętać, że decydując się na proces elektronizacji trzeba ten proces odpowiednio zaplanować, gdyż dotyczy on danych osobowych, co oznacza konieczność ich odpowiedniego zabezpieczenia, a z drugiej strony przepisy dotyczące elektronizacji dokumentacji pracowniczej budzą wiele wątpliwości praktycznych, a więc w trakcie takiego procesu trzeba się posiłkować stanowiskami urzędowymi resortów rodziny oraz cyfryzacji, które były autorami rozwiązań prawnych dotyczących elektronizacji dokumentacji pracowniczej.

otwórz artykuł w nowym oknie drukuj artykuł Ogólne zasady elektronizacji dokumentacji pracowniczej
 
PRZYDATNE LINKI
 
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • niezbędnego zapewnienia prawidłowego działania Serwisów (utrzymania sesji),
  • realizacji funkcjonalności ułatwiających obsługę Serwisu,
  • dopasowania reklam w serwisach społecznościowych,
  • analizy statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
  • zbierania i przetwarzania danych w celu wyświetlenia reklam produktów własnych i klientów reklamowych oraz do śledzenia użytkowników, kliknięć i konwersji wyświetlanych reklam.
Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z Serwisu, w celu administrowania Serwisem, dostosowania treści Serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika Serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z Serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o. Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam są partnerzy Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Google Inc, Facebook Inc.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych
  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy.

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora.

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora.

  • Dobrowolna zgoda.

    Aby móc realizować cele:
    - zapamiętania Pani/Pana decyzji w Serwisach w zakresie korzystania z dostępnych opcjonalnie funkcjonalności,
    - analiz statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
    - dopasowania reklam w serwisach społecznościowych,
    - wyświetlania spersonalizowanych reklam produktów własnych i klientów reklamowych oraz do śledzenia użytkowników, kliknięć i konwersji wyświetlanych reklam w związku z odwiedzaniem niniejszego Serwisu internetowego partnerzy Wydawnictwa Podatkowego Gofin sp. z o.o. muszą mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych.

Potrzebna jest Nam Pani/Pana dobrowolna zgoda na zapisy w plikach cookies w celach realizacji powyższych celów.
W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na zapisywanie informacji w plikach cookies przez kliknięcie przycisku „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody. Istnieje możliwość skorzystania z „ustawień zaawansowanych” plików cookies w celu określenia indywidualnych zgód na zapis wybranych plików cookies realizujących wybrane cele.