Ogólne zasady elektronizacji dokumentacji pracowniczej

Z dniem 1 stycznia 2019 r. zmodyfikowano w art. 94 K.p. treść obowiązku zawartego w powołanym wcześniej pkt 9a wskazując, że pracodawca ma obowiązek: "prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (dokumentacja pracownicza)". Z przepisu tego wynika możliwość prowadzenia dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej, ale użyto spójnika "lub", czyli alternatywy łącznej, co oznacza, że możliwe jest prowadzenie dokumentacji pracowniczej w obydwu postaciach. Nie ma więc obowiązku, aby decyzja o elektronizacji dokumentacji oznaczała w praktyce, że całość dokumentacji pracowniczej prowadzonej przez pracodawcę musi mieć postać elektroniczną. Możliwe jest prowadzenie części dokumentacji elektronicznie oraz części nadal w postaci tradycyjnej, czyli papierowej, co zresztą nadal jest najczęstszą praktyką. W chwili obecnej wiele firm prowadzi bowiem elektronicznie dokumentację czasu pracy czy urlopową, a nadal jeszcze posiada papierowe akta osobowe.

Uwaga! Ministerstwo Rodziny Pracy i Polityki Społecznej od początku stało na stanowisku, że przepisy Kodeksu pracy nie regulują wprost kwestii prowadzenia dokumentacji pracowniczej w dwóch postaciach jednocześnie, tj. częściowo w postaci papierowej i częściowo elektronicznej. Przy zachowaniu wymogów przechowywania z art. 94 pkt 9b K.p., możliwe jest przechowywanie poszczególnych części dokumentacji w różnych postaciach, np. akt osobowych pracownika w postaci elektronicznej, natomiast pozostałej dokumentacji w postaci papierowej bądź odwrotnie (por. stanowisko Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 8 lutego 2019 r., znak DPR.I.4102.4.2019.KJ).

W praktyce ważna jest w tym przypadku zasada podziału na zbiory elektroniczne i tradycyjne. W tym zakresie z kolei przyjęty początkowo pogląd ewoluował, gdyż pierwotnie zakładano, że zbiorów dokumentacji pracowniczej jest 5, tj.:

• akta osobowe (§ 3 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej),
• dokumentacja związana z ewidencją czasu pracy,
• wnioski urlopowe,
• listy płac oraz wnioski o wypłatę do rąk własnych,
• dokumentacja związana z przydziałem odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej (§ 6 pkt 1-4 ww. rozporządzenia).

Pogląd ten uległ zmianie na podstawie stanowiska Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 14 czerwca 2019 r., będącego odpowiedzią na pytanie naszego Wydawnictwa, w którym przyjęto, że: "(...) Możliwości przechowywania poszczególnych »części« dokumentacji pracowniczej (pod warunkiem zachowania jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności) w różnych postaciach nie należy jednak utożsamiać z możliwością przechowywania w odmiennych postaciach dokumentów wchodzących w skład poszczególnych części dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Zróżnicowanie postaci prowadzonej dokumentacji może bowiem ograniczyć się wyłącznie do wyodrębnionych w § 6 części, tj. odrębnie dla lit. a, b, c, d w pkt 1, oraz pkt 2, 3 i 4 tego przepisu. (...)". Resort pracy przyjął więc, że dodatkowa dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, wynikająca z § 6 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, dzieli się na 7, a nie na 4 części, co w połączeniu z aktami osobowymi oznacza ostatecznie, że części dokumentacji pracowniczej jest 8. Zatem pracodawca może dowolnie zdecydować ile z 8 zbiorów będzie prowadzonych papierowo, a ile elektronicznie.

Ogólne zasady zmiany postaci dokumentacji pracowniczej wynikają z art. 94⁸ K.p., w którym dopuszczono zmianę postaci dokumentacji w dwie strony: z papierowej na elektroniczną oraz z elektronicznej na papierową, co oznacza, że możliwa jest odwracalność procesu, ale wymaga ona ponownego przeprowadzenia pełnego procesu konwersji postaci dokumentacji, włączając w to także obowiązek informacyjny względem załogi, który zostanie opisany w dalszej części niniejszego dodatku.

Ustawodawca przyjął, że pracodawca może zmieniać postać, w której prowadzi i przechowuje dokumentację pracowniczą, co podkreśla po raz kolejny fakultatywność i tylko uprawnienie pracodawcy do elektronizacji.

W powyższym przepisie po raz pierwszy na gruncie prawa pracy dopuszczono stosowanie kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, która nie może być wykorzystywana do podpisywania oświadczeń woli w imieniu pracodawcy, ale w procesach elektronizacji warto o niej pomyśleć, gdyż może ona służyć do potwierdzania wiarygodności zeskanowanych dokumentów. Jej przewaga nad podpisem kwalifikowanym jest taka, że zawiera ona dane pracodawcy i może z niej korzystać większa liczba osób, co przy dużych procesach elektronizacji może mieć znaczenie także kosztowe. Ponadto użycie pieczęci kwalifikowanej pozwala także na automatyzację procesu opatrywania skanów taką pieczęcią, co może znacząco przyspieszyć proces digitalizacji dotychczasowej dokumentacji papierowej.

Z przepisu powyższego nie wynika format skanu, ale został on ściśle określony w rozporządzeniu w sprawie dokumentacji pracowniczej i może to być jedynie PDF. Każdy zeskanowany dokument musi być następnie opatrzony podpisem (pieczęcią) kwalifikowanym, co potwierdza zgodność skanu z dokumentem papierowym i jest w pewnym sensie odpowiednikiem potwierdzenia za zgodność z przedłożonym dokumentem, które powinno znajdować się na kopiach dokumentów papierowych, włączanych do klasycznych akt osobowych.

Możemy więc przyjąć następujący schemat elektronizacji:

1 dokument = 1 skan w PDF + podpis kwalifikowany (pieczęć kwalifikowana)

Pracodawca podejmując decyzję o elektronizacji akt osobowych zdecydował, że każda część akt, czyli A, B, C i D będzie jednym skanem, aby przyspieszyć proces digitalizacji. Działanie takie jest nieprawidłowe, gdyż e-teczka ma być odzwierciedleniem klasycznych akt i każdy dokument, jaki był przechowywany w aktach powinien być odrębnym skanem. Podobnie błędnym rozwiązaniem byłoby grupowe skanowanie dokumentów powiązanych tematycznie, np. wszystkie aneksy do umowy o pracę jako 1 skan.

Każdy skan dokumentu powinien zostać opatrzony podpisem lub pieczęcią kwalifikowaną pracodawcy lub osoby upoważnionej do działania w jego imieniu. W tym zakresie istnieją dwie możliwości techniczne, gdyż skany można opatrzeć podpisami/pieczęciami przed ich wgraniem do systemu do archiwizacji dokumentacji lub mogą być one podpisywane dopiero w trakcie zasilania systemu teleinformatycznego takimi plikami. Z prawnego punktu widzenia nie ma to znaczenia, ważne jest tylko, aby każdy zarchiwizowany skan był opatrzony pieczęcią lub podpisem kwalifikowanym. Pewne ograniczenia w tym zakresie mogą jednak wynikać z dostępnych funkcjonalności systemów do przechowywania e-dokumentacji, gdyż nie każda z takich aplikacji umożliwia podpisanie dokumentu na etapie jego wgrywania do systemu teleinformatycznego. Część systemów weryfikuje jednak także, czy dodawany dokument jest opatrzony podpisem/pieczęcią kwalifikowaną.

Co ważne od początku przyjęto możliwość opatrywania dokumentów podpisem/pieczęcią kwalifikowaną także przez podmioty zewnętrzne świadczące usługi na rzecz pracodawcy, np. w zakresie digitalizacji dokumentacji, czy prowadzenia kadr i płac. Już bowiem w stanowisku Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 7 lutego 2019 r. przyjęło, że zasady reprezentacji pracodawcy w sprawach z zakresu prawa pracy określa art. 3¹ K.p., a zakres wspomnianego umocowania prawnego ustala pracodawca i nie ma przeszkód prawnych, aby obejmowało ono również np. wykonywane w ramach dokonywania zmiany postaci czynności polegających na opatrywaniu cyfrowych odwzorowań tej dokumentacji kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Pracodawca zlecił firmie outsourcingowej elektronizację 100 akt osobowych pracowników i upoważnił 2 osoby z firmy zewnętrznej do opatrywania skanów dokumentów pieczęcią kwalifikowaną pracodawcy. Następnie po wdrożeniu e-teczek pracownik firmy outsourcingowej, będący opiekunem klienta, zgodnie z zawartą umową, otrzymał upoważnienie do opatrywania podpisem kwalifikowanym skanów dokumentów papierowych, jakie pojawią się w obiegu firmowym w trakcie zatrudnienia pracowników. Ułatwi to obieg dokumentów pomiędzy pracodawcą a outsourcerem, gdyż nie będą one musiały wracać w celu opatrzenia podpisem/ /pieczęcią kwalifikowaną do pracodawcy. W takim przypadku doręczony bezpośrednio do firmy zewnętrznej dokument papierowy będzie przez nią skanowany i opatrywany podpisem kwalifikowanym i archiwizowany w e-teczce bez udziału w tym procesie pracowników działu HR klienta. Następnie będzie jednak konieczność ustalenia, czy pracownik chce otrzymać oryginał dokumentu, czy też możliwe jest jego zniszczenie.

Zgodnie z art. 94⁸ § 3 K.p., zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z elektronicznej na papierową następuje przez sporządzenie wydruku i opatrzenie go podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, potwierdzającym zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym. Z powyższego przepisu wynika więc możliwość odwrócenia procesu elektronizacji i ponowna zmiana postaci przechowywanej dokumentacji na papierową. Zmiana taka wymaga jednak wydrukowania wszystkich dokumentów na nowo, gdyż założeniem ustawodawcy przyjętym w procesie elektronizacji jest wydanie poprzedniej postaci dokumentacji pracownikom (byłym pracownikom), a więc pracodawca nie będzie mógł po prostu jej wyciągnąć ponownie z archiwum i dalej prowadzić w sposób tradycyjny.

Mimo początkowych wątpliwości w tym zakresie przyjęto, że ze względu na możliwość równoczesnego prowadzenia dokumentacji pracowniczej częściowo w postaci papierowej, a częściowo w postaci elektronicznej nie można również ograniczać etapowego wprowadzania elektronicznej dokumentacji pracowniczej. Przy czym nie ma żadnych kryteriów prawnych obowiązujących w tym zakresie, co oznacza, że jest to całkowicie dobrowolna decyzja pracodawcy.

Możliwe jest zatem, że pracodawca zdecyduje o rozłożeniu procesu elektronizacji w firmie nawet na kilka lat, przyjmując jako kolejne etapy:

• zakładanie e-teczek jedynie dla nowych pracowników, co pozwoli osobom zatrudnionym w dziale HR opanować nowe umiejętności związane z prowadzeniem e-dokumentacji, a nie wymaga dodatkowego nakładu pracy przy skanowaniu akt osobowych,
• rozłożony np. co 6 miesięcy okres skanowania akt i wdrażania e-dokumentacji dla aktualnie zatrudnionych pracowników w poszczególnych działach/obszarach,
• elektronizację w ostatnim etapie archiwalnych teczek akt osobowych byłych pracowników, aby móc zlikwidować w całości papierowe archiwum zakładowe, co może w praktyce nastąpić nawet po kilku latach od zamknięcia procesu elektronizacji dokumentacji aktualnej załogi.

Sieć handlowa zatrudniająca 3.000 pracowników zdecydowała, że od dnia 1 stycznia 2023 r. dla nowo zatrudnianych pracowników będą zakładane e-teczki, ale pracodawca na razie nie przewiduje procesu skanowania akt osobowych wcześniej zatrudnionych pracowników. Dział HR przyjął bowiem założenie, że biorąc pod uwagę rotację na poziomie 30-40% w skali roku, za 4 lata w zasadzie wszyscy pracownicy będą i tak już posiadali e-teczki. Przyjęto, że po 4 latach firma zeskanuje teczki papierowe pozostałych pracowników, aby już w całości prowadzić dokumentację pracowniczą elektronicznie. Działanie takie jest jak najbardziej zgodne z Kodeksem pracy.

Należy zauważyć, że zatrudnianie pracowników i zakładanie im od razu e-teczek nie wymaga spełnienia przez pracodawcę żadnych obowiązków informacyjnych względem załogi, gdyż nie jest to proces elektronizacji, za który uznajemy przejście z dokumentacji papierowej na elektroniczną. W takim przypadku dokumentacja jest elektroniczna od początku. Decyzja taka może być zatem podjęta nawet z dnia na dzień i wystarczy, że w dniu zatrudnienia będziemy informować nowych pracowników o tym, że zakładamy im e-teczkę. Działanie takie ograniczy także ilość wykorzystywanego papieru w firmie.

Pracownik rozpoczyna pracę od stawienia się w dziale kadr ze świadectwami pracy z poprzednich miejsc pracy oraz dyplomem ukończenia studiów. W sumie przynosi 10 dokumentów, gdyż posiada jeszcze zaświadczenia z ukończonych kursów/szkoleń i certyfikat językowy. Dotychczas dział HR musiał skserować każdy dokument, a gdy zakładamy od razu e-teczkę dla pracownika wystarczy zrobienie skanu każdego dokumentu do pliku PDF w obecności pracownika i oddanie mu od razu oryginalnych dokumentów. Ponadto umowa o pracę i wszystkie oświadczenia wymagające formy pisemnej mogą być podpisane przez pracownika tylko w jednym egzemplarzu, gdyż po złożeniu przez niego podpisu pracownik działu HR zeskanuje te dokumenty do e-teczki i odda oryginały pracownikowi.

Kolejnym zagadnieniem, które pracodawca powinien rozważyć jest podjęcie decyzji, czy w ogóle dokonujemy elektronizacji dokumentacji archiwalnej, czyli byłych pracowników. Powyższy proces może być bowiem skomplikowany operacyjnie i kosztowny, a zysk jaki on przyniesie to tylko zlikwidowanie fizycznego archiwum ze starymi aktami. Warto więc rozważyć, czy nie bardziej opłacalne jest przechowywanie nawet przez 50 lat starych akt w postaci papierowej. Należy bowiem pamiętać, że elektronizacja akt takich osób wymaga wysłania do nich pocztą za zwrotnym potwierdzeniem odbioru zawiadomień o możliwości odebrania poprzedniej postaci dokumentacji, co oznacza niemałe koszty i dużo pracy administracyjnej związanej z obsługą takiego procesu.

Na szczęście, zgodnie ze stanowiskiem Ministerstwa Rozwoju, Pracy i Technologii z 1 kwietnia 2021 r. przyjęto, że brak skutecznego zawiadomienia byłych pracowników o możliwości odebrania ich akt osobowych nie wstrzymuje procesu elektronizacji dokumentacji pracowniczej. Ministerstwo przyjęło bowiem, że pracownik, który chciałby skorzystać z uprawnień przewidzianych przepisami Kodeksu pracy, dotyczących odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej, ma interes w tym, aby uaktualniać informacje dotyczące jego adresu. Zatem także w sytuacji, gdy 1/4 czy więcej zawiadomień wróci do pracodawcy jako niepodjętych np. ze względu na zmianę adresów zamieszkania byłych pracowników, to pracodawca i tak może w pełni przeprowadzić proces elektronizacji całej archiwalnej dokumentacji i zlikwidować tradycyjne archiwum.

Część pracodawców błędnie łączy ze sobą dwa procesy - złożenie w ZUS-ie raportów informacyjnych, czyli ZUS RIA oraz proces elektronizacji dokumentacji pracowniczej, przyjmując, że elektronizacja musi być poprzedzona złożeniem raportów informacyjnych w ZUS. Z prawnego punktu widzenia procesy te jednak w żaden sposób ze sobą się nie łączą, a więc możliwa jest elektronizacja dokumentacji bez złożenia raportów informacyjnych, z tym, że wtedy elektroniczna dokumentacja dla pracowników zatrudnionych przed 2019 r. będzie musiała być przechowywana nadal przez okres 50 lat.

Zatem okres przechowywania dokumentacji elektronicznej jest taki sam jak dokumentacji papierowej i zależy on tylko i wyłącznie od rodzaju dokumentacji oraz daty nawiązania stosunku pracy z pracownikiem. Zastosowanie znajdują w tym przypadku przepisy przejściowe z ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.

Pracodawca od dnia 1 września 2022 r. wprowadził e-teczki, a pracownicy są zatrudnieni w spółce od 2010 r. Okres przechowywania e-teczek będzie wynosił:

• 50 lat dla stosunków pracy nawiązanych do 31 grudnia 2018 r. oraz
• 10 lat dla stosunków pracy nawiązanych począwszy od 1 stycznia 2019 r.

Gdyby pracodawca w przyszłości złożył raporty informacyjne ZUS RIA za wszystkich pracowników zatrudnionych od 2010 r., to również e-teczki zatrudnionych do końca 2018 r. będą przechowywane przez okres 10 lat, a okres ten będzie liczony od końca roku kalendarzowego, w którym wpłynął do ZUS raport informacyjny dotyczący danego pracownika. Niezłożenie raportów ZUS RIA nie blokuje jednak pracodawcy elektronizacji dokumentacji pracowniczej, która może być przeprowadzona w każdym czasie.

Okresy przechowywania dokumentacji elektronicznej nie będą się zatem różniły od okresów przechowywania dokumentacji papierowej i będą one wynosiły w zależności od zbioru dokumentacji od 3 do 50 lat.

Tabela okresów przechowywania dokumentacji pracowniczej według daty zatrudnienia pracownika

Pracownik ma prawo wglądu do akt osobowych, a od dnia 1 stycznia 2019 r. przewidziano także wprost w przepisie art. 94¹² K.p. prawo do żądania wydania mu kopii całości lub części jego dokumentacji pracowniczej i obydwa powyższe uprawnienia należy przenieść także odpowiednio na grunt e-dokumentacji.

Projektując zatem system do archiwizacji elektronicznej dokumentacji pracodawca powinien przewidzieć sposób, w jaki będzie technicznie zapewniał pracownikom dostęp do ich elektronicznych akt osobowych, a może to być zarówno specjalne stanowisko komputerowe w dziale HR, udostępnienie e-teczki za pośrednictwem pulpitu pracowniczego, czy wystawienie na serwerze tymczasowego linku z dostępem do e-teczki pracownika. Na marginesie należy jednak zauważyć, że nie ma obowiązku zapewnienia przez pracodawcę stałego dostępu do e-teczki, gdyż nie wynika to z żadnego przepisu prawa pracy. Podobnie jest bowiem także w przypadku akt tradycyjnych, które dział kadr udostępnia do wglądu jedynie na żądanie pracownika.

Z kolei już wyraźnie jest uregulowane prawo pracownika do żądania kopii całości lub części elektronicznej dokumentacji pracowniczej, co następuje na podstawie wniosku pracownika (także byłego pracownika), który może zostać złożony również w postaci elektronicznej. Pracodawca ma na realizację powyższego wniosku 30 dni, a sam wniosek powinien zostać zarchiwizowany w części B lub C akt osobowych.

Zgodnie z § 18 ust. 2 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, w przypadku gdy dokumentacja jest przechowywana w postaci elektronicznej, pracodawca wydaje kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej:

• w postaci elektronicznej, stosując odpowiednio przepisy rozdziału 4 ww. rozporządzenia, albo
• w postaci papierowej stanowiącej wydruk z dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci elektronicznej, zawierający oprócz treści również metadane, o których mowa w § 13 ust. 3 pkt 1-4 ww. rozporządzenia, oraz podpis pracodawcy lub osoby upoważnionej przez pracodawcę potwierdzający zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą.

Odwołanie do rozdziału 4 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej oznacza, że wydając kopię dokumentów z e-teczki w postaci elektronicznej, pracodawca musi przygotować je technicznie w taki sam sposób jak dokumenty do przeniesienia do innego systemu teleinformatycznego, co zostanie szczegółowo opisane w części niniejszego dodatku dotyczącej technicznych wymagań związanych z elektronizacją dokumentacji pracowniczej.

Uwaga! Zgodnie ze stanowiskiem Ministerstwa Rozwoju, Pracy i Technologii z 30 grudnia 2020 r. w sprawie zasad wydawania kopii dokumentacji pracowniczej, przepis § 18 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej nie wyklucza możliwości zawarcia przez pracownika w treści kierowanego do pracodawcy wniosku o wydanie kopii całości lub części dokumentacji prośby o wydanie jej w postaci innej niż ta, w której pracodawca dokumentację prowadzi/przechowuje. W ocenie ministerstwa, pracodawca w miarę posiadanych możliwości, w szczególności organizacyjnych i technicznych, powinien tego typu prośbę pracownika uwzględnić, jednakże decyzja o jej uwzględnieniu należy do pracodawcy.

Przeprowadzenie procesu elektronizacji dokumentacji nie oznacza, że w obiegu nie pojawią się już żadne dokumenty papierowe, dlatego ustawodawca przewidział standard postępowania w takich przypadkach. Otóż zgodnie z § 11 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, w przypadku gdy do dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci elektronicznej ma być dołączony dokument w postaci papierowej, pracodawca albo osoba upoważniona przez pracodawcę sporządza odwzorowanie cyfrowe tego dokumentu, a następnie opatruje je kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy i umieszcza w dokumentacji pracowniczej, w sposób zapewniający czytelność, dostęp i spójność tej dokumentacji. Zatem wszystkie dokumenty papierowe, które trzeba będzie dołączyć do e-teczki pracownika będą podlegały digitalizacji.

Uwaga! Po wdrożeniu elektronicznej dokumentacji pracowniczej nie ma prawnej możliwości, aby część dokumentacji była przechowywana w postaci papierowej pomimo dokonania digitalizacji tego zbioru dokumentacji. Nawet w sytuacji, gdy z przepisów prawa pracy będzie wynikał wymóg pisemnego wniosku, co dotyczy np. urlopu bezpłatnego, to wniosek ten powinien być przechowywany w aktach osobowych i trzeba go będzie także poddać procesowi digitalizacji, chyba że pracownik będzie posiadał własny podpis kwalifikowany i będzie w stanie podpisać taki wniosek elektronicznie. Dokument elektroniczny z podpisem kwalifikowanym jest bowiem w rozumieniu prawa cywilnego równorzędny z dokumentem papierowym.

Ustawodawca rozstrzygnął także, co ma się stać z papierowym dokumentem, jaki wpłynął do działu HR i został poddany digitalizacji. Otóż przyjęto, że to pracownik odbiera taki papierowy dokument w sposób i w terminie uzgodnionym z pracodawcą. Jedynie w przypadku nieuzgodnienia z pracodawcą sposobu i terminu odbioru tego dokumentu albo jego faktycznego nieodebrania przez pracownika, pracodawca może zniszczyć ten dokument w sposób uniemożliwiający odtworzenie jego treści. Na szczęście przepis ten nie zawiera wymogu co do formy uzgodnienia z pracownikiem, a więc może to odbywać się także ustnie.