Ogólne zasady zmiany postaci dokumentacji pracowniczej wynikają z art. 948 K.p., w którym dopuszczono zmianę postaci dokumentacji w dwie strony: z papierowej na elektroniczną oraz z elektronicznej na papierową, co oznacza, że możliwa jest odwracalność procesu, ale wymaga ona ponownego przeprowadzenia pełnego procesu konwersji postaci dokumentacji, włączając w to także obowiązek informacyjny względem załogi, który zostanie opisany w dalszej części niniejszego dodatku.
Ustawodawca przyjął, że pracodawca może zmieniać postać, w której prowadzi i przechowuje dokumentację pracowniczą, co podkreśla po raz kolejny fakultatywność i tylko uprawnienie pracodawcy do elektronizacji.
| Ważne: Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną następuje poprzez sporządzenie odwzorowania cyfrowego, w szczególności skanu, i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby, potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym (art. 948 § 2 K.p.).
|
W powyższym przepisie po raz pierwszy na gruncie prawa pracy dopuszczono stosowanie kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, która nie może być wykorzystywana do podpisywania oświadczeń woli w imieniu pracodawcy, ale w procesach elektronizacji warto o niej pomyśleć, gdyż może ona służyć do potwierdzania wiarygodności zeskanowanych dokumentów. Jej przewaga nad podpisem kwalifikowanym jest taka, że zawiera ona dane pracodawcy i może z niej korzystać większa liczba osób, co przy dużych procesach elektronizacji może mieć znaczenie także kosztowe. Ponadto użycie pieczęci kwalifikowanej pozwala także na automatyzację procesu opatrywania skanów taką pieczęcią, co może znacząco przyspieszyć proces digitalizacji dotychczasowej dokumentacji papierowej.
Z przepisu powyższego nie wynika format skanu, ale został on ściśle określony w rozporządzeniu w sprawie dokumentacji pracowniczej i może to być jedynie PDF. Każdy zeskanowany dokument musi być następnie opatrzony podpisem (pieczęcią) kwalifikowanym, co potwierdza zgodność skanu z dokumentem papierowym i jest w pewnym sensie odpowiednikiem potwierdzenia za zgodność z przedłożonym dokumentem, które powinno znajdować się na kopiach dokumentów papierowych, włączanych do klasycznych akt osobowych.
Możemy więc przyjąć następujący schemat elektronizacji:
1 dokument = 1 skan w PDF + podpis kwalifikowany (pieczęć kwalifikowana)
Pracodawca podejmując decyzję o elektronizacji akt osobowych zdecydował, że każda część akt, czyli A, B, C i D będzie jednym skanem, aby przyspieszyć proces digitalizacji. Działanie takie jest nieprawidłowe, gdyż e-teczka ma być odzwierciedleniem klasycznych akt i każdy dokument, jaki był przechowywany w aktach powinien być odrębnym skanem. Podobnie błędnym rozwiązaniem byłoby grupowe skanowanie dokumentów powiązanych tematycznie, np. wszystkie aneksy do umowy o pracę jako 1 skan.
Każdy skan dokumentu powinien zostać opatrzony podpisem lub pieczęcią kwalifikowaną pracodawcy lub osoby upoważnionej do działania w jego imieniu. W tym zakresie istnieją dwie możliwości techniczne, gdyż skany można opatrzeć podpisami/pieczęciami przed ich wgraniem do systemu do archiwizacji dokumentacji lub mogą być one podpisywane dopiero w trakcie zasilania systemu teleinformatycznego takimi plikami. Z prawnego punktu widzenia nie ma to znaczenia, ważne jest tylko, aby każdy zarchiwizowany skan był opatrzony pieczęcią lub podpisem kwalifikowanym. Pewne ograniczenia w tym zakresie mogą jednak wynikać z dostępnych funkcjonalności systemów do przechowywania e-dokumentacji, gdyż nie każda z takich aplikacji umożliwia podpisanie dokumentu na etapie jego wgrywania do systemu teleinformatycznego. Część systemów weryfikuje jednak także, czy dodawany dokument jest opatrzony podpisem/pieczęcią kwalifikowaną.
Co ważne od początku przyjęto możliwość opatrywania dokumentów podpisem/pieczęcią kwalifikowaną także przez podmioty zewnętrzne świadczące usługi na rzecz pracodawcy, np. w zakresie digitalizacji dokumentacji, czy prowadzenia kadr i płac. Już bowiem w stanowisku Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 7 lutego 2019 r. przyjęło, że zasady reprezentacji pracodawcy w sprawach z zakresu prawa pracy określa art. 31 K.p., a zakres wspomnianego umocowania prawnego ustala pracodawca i nie ma przeszkód prawnych, aby obejmowało ono również np. wykonywane w ramach dokonywania zmiany postaci czynności polegających na opatrywaniu cyfrowych odwzorowań tej dokumentacji kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Pracodawca zlecił firmie outsourcingowej elektronizację 100 akt osobowych pracowników i upoważnił 2 osoby z firmy zewnętrznej do opatrywania skanów dokumentów pieczęcią kwalifikowaną pracodawcy. Następnie po wdrożeniu e-teczek pracownik firmy outsourcingowej, będący opiekunem klienta, zgodnie z zawartą umową, otrzymał upoważnienie do opatrywania podpisem kwalifikowanym skanów dokumentów papierowych, jakie pojawią się w obiegu firmowym w trakcie zatrudnienia pracowników. Ułatwi to obieg dokumentów pomiędzy pracodawcą a outsourcerem, gdyż nie będą one musiały wracać w celu opatrzenia podpisem/ /pieczęcią kwalifikowaną do pracodawcy. W takim przypadku doręczony bezpośrednio do firmy zewnętrznej dokument papierowy będzie przez nią skanowany i opatrywany podpisem kwalifikowanym i archiwizowany w e-teczce bez udziału w tym procesie pracowników działu HR klienta. Następnie będzie jednak konieczność ustalenia, czy pracownik chce otrzymać oryginał dokumentu, czy też możliwe jest jego zniszczenie.
Zgodnie z art. 948 § 3 K.p., zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z elektronicznej na papierową następuje przez sporządzenie wydruku i opatrzenie go podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, potwierdzającym zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym. Z powyższego przepisu wynika więc możliwość odwrócenia procesu elektronizacji i ponowna zmiana postaci przechowywanej dokumentacji na papierową. Zmiana taka wymaga jednak wydrukowania wszystkich dokumentów na nowo, gdyż założeniem ustawodawcy przyjętym w procesie elektronizacji jest wydanie poprzedniej postaci dokumentacji pracownikom (byłym pracownikom), a więc pracodawca nie będzie mógł po prostu jej wyciągnąć ponownie z archiwum i dalej prowadzić w sposób tradycyjny.
