Mimo początkowych wątpliwości w tym zakresie przyjęto, że ze względu na możliwość równoczesnego prowadzenia dokumentacji pracowniczej częściowo w postaci papierowej, a częściowo w postaci elektronicznej nie można również ograniczać etapowego wprowadzania elektronicznej dokumentacji pracowniczej. Przy czym nie ma żadnych kryteriów prawnych obowiązujących w tym zakresie, co oznacza, że jest to całkowicie dobrowolna decyzja pracodawcy.
Możliwe jest zatem, że pracodawca zdecyduje o rozłożeniu procesu elektronizacji w firmie nawet na kilka lat, przyjmując jako kolejne etapy:
- zakładanie e-teczek jedynie dla nowych pracowników, co pozwoli osobom zatrudnionym w dziale HR opanować nowe umiejętności związane z prowadzeniem e-dokumentacji, a nie wymaga dodatkowego nakładu pracy przy skanowaniu akt osobowych,
- rozłożony np. co 6 miesięcy okres skanowania akt i wdrażania e-dokumentacji dla aktualnie zatrudnionych pracowników w poszczególnych działach/obszarach,
- elektronizację w ostatnim etapie archiwalnych teczek akt osobowych byłych pracowników, aby móc zlikwidować w całości papierowe archiwum zakładowe, co może w praktyce nastąpić nawet po kilku latach od zamknięcia procesu elektronizacji dokumentacji aktualnej załogi.
Sieć handlowa zatrudniająca 3.000 pracowników zdecydowała, że od dnia 1 stycznia 2023 r. dla nowo zatrudnianych pracowników będą zakładane e-teczki, ale pracodawca na razie nie przewiduje procesu skanowania akt osobowych wcześniej zatrudnionych pracowników. Dział HR przyjął bowiem założenie, że biorąc pod uwagę rotację na poziomie 30-40% w skali roku, za 4 lata w zasadzie wszyscy pracownicy będą i tak już posiadali e-teczki. Przyjęto, że po 4 latach firma zeskanuje teczki papierowe pozostałych pracowników, aby już w całości prowadzić dokumentację pracowniczą elektronicznie. Działanie takie jest jak najbardziej zgodne z Kodeksem pracy.
Należy zauważyć, że zatrudnianie pracowników i zakładanie im od razu e-teczek nie wymaga spełnienia przez pracodawcę żadnych obowiązków informacyjnych względem załogi, gdyż nie jest to proces elektronizacji, za który uznajemy przejście z dokumentacji papierowej na elektroniczną. W takim przypadku dokumentacja jest elektroniczna od początku. Decyzja taka może być zatem podjęta nawet z dnia na dzień i wystarczy, że w dniu zatrudnienia będziemy informować nowych pracowników o tym, że zakładamy im e-teczkę. Działanie takie ograniczy także ilość wykorzystywanego papieru w firmie.
Pracownik rozpoczyna pracę od stawienia się w dziale kadr ze świadectwami pracy z poprzednich miejsc pracy oraz dyplomem ukończenia studiów. W sumie przynosi 10 dokumentów, gdyż posiada jeszcze zaświadczenia z ukończonych kursów/szkoleń i certyfikat językowy. Dotychczas dział HR musiał skserować każdy dokument, a gdy zakładamy od razu e-teczkę dla pracownika wystarczy zrobienie skanu każdego dokumentu do pliku PDF w obecności pracownika i oddanie mu od razu oryginalnych dokumentów. Ponadto umowa o pracę i wszystkie oświadczenia wymagające formy pisemnej mogą być podpisane przez pracownika tylko w jednym egzemplarzu, gdyż po złożeniu przez niego podpisu pracownik działu HR zeskanuje te dokumenty do e-teczki i odda oryginały pracownikowi.
Kolejnym zagadnieniem, które pracodawca powinien rozważyć jest podjęcie decyzji, czy w ogóle dokonujemy elektronizacji dokumentacji archiwalnej, czyli byłych pracowników. Powyższy proces może być bowiem skomplikowany operacyjnie i kosztowny, a zysk jaki on przyniesie to tylko zlikwidowanie fizycznego archiwum ze starymi aktami. Warto więc rozważyć, czy nie bardziej opłacalne jest przechowywanie nawet przez 50 lat starych akt w postaci papierowej. Należy bowiem pamiętać, że elektronizacja akt takich osób wymaga wysłania do nich pocztą za zwrotnym potwierdzeniem odbioru zawiadomień o możliwości odebrania poprzedniej postaci dokumentacji, co oznacza niemałe koszty i dużo pracy administracyjnej związanej z obsługą takiego procesu.
Na szczęście, zgodnie ze stanowiskiem Ministerstwa Rozwoju, Pracy i Technologii z 1 kwietnia 2021 r. przyjęto, że brak skutecznego zawiadomienia byłych pracowników o możliwości odebrania ich akt osobowych nie wstrzymuje procesu elektronizacji dokumentacji pracowniczej. Ministerstwo przyjęło bowiem, że pracownik, który chciałby skorzystać z uprawnień przewidzianych przepisami Kodeksu pracy, dotyczących odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej, ma interes w tym, aby uaktualniać informacje dotyczące jego adresu. Zatem także w sytuacji, gdy 1/4 czy więcej zawiadomień wróci do pracodawcy jako niepodjętych np. ze względu na zmianę adresów zamieszkania byłych pracowników, to pracodawca i tak może w pełni przeprowadzić proces elektronizacji całej archiwalnej dokumentacji i zlikwidować tradycyjne archiwum.
