Kliknij ten link, aby przejść do panelu logowania.
Teraz do wszystkich płatnych Serwisów internetowych
Wydawnictwa Podatkowego GOFIN loguj się w jednym
miejscu.


Po zalogowaniu znajdziesz menu z linkiem do swojego
konta abonenta i dodatkowych opcji.

Jak szukać?»

logo
Aktualnie jesteś:
Prawo pracy - zasoby bezpłatne
Elektronizacja dokumentacji pracowniczej
Dodatek nr 19 do Ubezpieczeń i Prawa Pracy
nr 20 (566) z dnia 10.10.2022
otwórz artykuł w nowym oknie drukuj artykuł Możliwość etapowego przeprowadzania elektronizacji Dostęp pracownika do e-dokumentacji

Okresy przechowywania dokumentacji elektronicznej

Część pracodawców błędnie łączy ze sobą dwa procesy - złożenie w ZUS-ie raportów informacyjnych, czyli ZUS RIA oraz proces elektronizacji dokumentacji pracowniczej, przyjmując, że elektronizacja musi być poprzedzona złożeniem raportów informacyjnych w ZUS. Z prawnego punktu widzenia procesy te jednak w żaden sposób ze sobą się nie łączą, a więc możliwa jest elektronizacja dokumentacji bez złożenia raportów informacyjnych, z tym, że wtedy elektroniczna dokumentacja dla pracowników zatrudnionych przed 2019 r. będzie musiała być przechowywana nadal przez okres 50 lat.

Ważne: Złożenie raportów informacyjnych skraca okres przechowywania akt osobowych z 50 lat do 10 lat zarówno w przypadku akt przechowywanych papierowo, jak i w przypadku e-teczek i nie jest warunkiem koniecznym do wdrożenia procesu elektronizacji dokumentacji pracowniczej.

Zatem okres przechowywania dokumentacji elektronicznej jest taki sam jak dokumentacji papierowej i zależy on tylko i wyłącznie od rodzaju dokumentacji oraz daty nawiązania stosunku pracy z pracownikiem. Zastosowanie znajdują w tym przypadku przepisy przejściowe z ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.

Przykład

Pracodawca od dnia 1 września 2022 r. wprowadził e-teczki, a pracownicy są zatrudnieni w spółce od 2010 r. Okres przechowywania e-teczek będzie wynosił:

  • 50 lat dla stosunków pracy nawiązanych do 31 grudnia 2018 r. oraz
  • 10 lat dla stosunków pracy nawiązanych począwszy od 1 stycznia 2019 r.

Gdyby pracodawca w przyszłości złożył raporty informacyjne ZUS RIA za wszystkich pracowników zatrudnionych od 2010 r., to również e-teczki zatrudnionych do końca 2018 r. będą przechowywane przez okres 10 lat, a okres ten będzie liczony od końca roku kalendarzowego, w którym wpłynął do ZUS raport informacyjny dotyczący danego pracownika. Niezłożenie raportów ZUS RIA nie blokuje jednak pracodawcy elektronizacji dokumentacji pracowniczej, która może być przeprowadzona w każdym czasie.


Okresy przechowywania dokumentacji elektronicznej nie będą się zatem różniły od okresów przechowywania dokumentacji papierowej i będą one wynosiły w zależności od zbioru dokumentacji od 3 do 50 lat.

Tabela okresów przechowywania dokumentacji pracowniczej według daty zatrudnienia pracownika

Rodzaj dokumentacji Akta osobowe Listy płac Dokumentacja urlopowa Dokumentacja dotycząca ewidencji czasu pracy Karty przydziału odzieży i obuwia roboczego
Stosunki pracy nawiązane od 1.01.2019 r. 10 lat1) 10 lat1) 10 lat1) 10 lat1) 10 lat1)
Stosunki pracy nawiązane w okresie 1.01.1999 r. - 31.12.2018 r., gdy pracodawca nie złożył ZUS RIA 50 lat3) 50 lat3) 3 lata4) 3 lata4) 5 lat5)
Stosunki pracy nawiązane w okresie 1.01.1999 r. - 31.12.2018 r., gdy pracodawca złożył ZUS RIA 10 lat2) 10 lat2) 3 lata4) 3 lata4) 5 lat5)
Stosunki pracy nawiązane przed 1.01.1999 r. 50 lat3) 50 lat3) 3 lata4) 3 lata4) 5 lat5)
1) liczone od końca roku kalendarzowego ustania stosunku pracy pracownika,
2) liczone od końca roku kalendarzowego, w którym złożono ZUS RIA za danego pracownika,
3) liczone od dnia ustania stosunku pracy, zgodnie z zasadami wynikającymi z Kodeksu cywilnego,
4) liczone zgodnie z terminami przedawnienia roszczeń, zgodnie z art. 291 K.p.,
5) liczone zgodnie z przepisami podatkowymi od następnego roku kalendarzowego po roku dokonania ich zakupu, co wynika z zaliczenia takich kosztów do kosztów uzyskania przychodu przez pracodawcę.
otwórz artykuł w nowym oknie drukuj artykuł Możliwość etapowego przeprowadzania elektronizacji Dostęp pracownika do e-dokumentacji
 
PRZYDATNE LINKI
 
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • niezbędnego zapewnienia prawidłowego działania Serwisów (utrzymania sesji),
  • realizacji funkcjonalności ułatwiających obsługę Serwisu,
  • dopasowania reklam w serwisach społecznościowych,
  • analizy statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
  • zbierania i przetwarzania danych w celu wyświetlenia reklam produktów własnych i klientów reklamowych oraz do śledzenia użytkowników, kliknięć i konwersji wyświetlanych reklam.
Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z Serwisu, w celu administrowania Serwisem, dostosowania treści Serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika Serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z Serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o. Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam są partnerzy Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Google Inc, Facebook Inc.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych
  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy.

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora.

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora.

  • Dobrowolna zgoda.

    Aby móc realizować cele:
    - zapamiętania Pani/Pana decyzji w Serwisach w zakresie korzystania z dostępnych opcjonalnie funkcjonalności,
    - analiz statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
    - dopasowania reklam w serwisach społecznościowych,
    - wyświetlania spersonalizowanych reklam produktów własnych i klientów reklamowych oraz do śledzenia użytkowników, kliknięć i konwersji wyświetlanych reklam w związku z odwiedzaniem niniejszego Serwisu internetowego partnerzy Wydawnictwa Podatkowego Gofin sp. z o.o. muszą mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych.

Potrzebna jest Nam Pani/Pana dobrowolna zgoda na zapisy w plikach cookies w celach realizacji powyższych celów.
W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na zapisywanie informacji w plikach cookies przez kliknięcie przycisku „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody. Istnieje możliwość skorzystania z „ustawień zaawansowanych” plików cookies w celu określenia indywidualnych zgód na zapis wybranych plików cookies realizujących wybrane cele.