Kliknij ten link, aby przejść do panelu logowania.
Teraz do wszystkich płatnych Serwisów internetowych
Wydawnictwa Podatkowego GOFIN loguj się w jednym
miejscu.


Po zalogowaniu znajdziesz menu z linkiem do swojego
konta abonenta i dodatkowych opcji.

Jak szukać?»

logo
Aktualnie jesteś:
Prawo pracy - zasoby bezpłatne
Elektronizacja dokumentacji pracowniczej
Dodatek nr 19 do Ubezpieczeń i Prawa Pracy
nr 20 (566) z dnia 10.10.2022
otwórz artykuł w nowym oknie drukuj artykuł Okresy przechowywania dokumentacji elektronicznej Dołączanie dokumentów papierowych do e-dokumentacji

Dostęp pracownika do e-dokumentacji

Pracownik ma prawo wglądu do akt osobowych, a od dnia 1 stycznia 2019 r. przewidziano także wprost w przepisie art. 9412 K.p. prawo do żądania wydania mu kopii całości lub części jego dokumentacji pracowniczej i obydwa powyższe uprawnienia należy przenieść także odpowiednio na grunt e-dokumentacji.

Projektując zatem system do archiwizacji elektronicznej dokumentacji pracodawca powinien przewidzieć sposób, w jaki będzie technicznie zapewniał pracownikom dostęp do ich elektronicznych akt osobowych, a może to być zarówno specjalne stanowisko komputerowe w dziale HR, udostępnienie e-teczki za pośrednictwem pulpitu pracowniczego, czy wystawienie na serwerze tymczasowego linku z dostępem do e-teczki pracownika. Na marginesie należy jednak zauważyć, że nie ma obowiązku zapewnienia przez pracodawcę stałego dostępu do e-teczki, gdyż nie wynika to z żadnego przepisu prawa pracy. Podobnie jest bowiem także w przypadku akt tradycyjnych, które dział kadr udostępnia do wglądu jedynie na żądanie pracownika.

Z kolei już wyraźnie jest uregulowane prawo pracownika do żądania kopii całości lub części elektronicznej dokumentacji pracowniczej, co następuje na podstawie wniosku pracownika (także byłego pracownika), który może zostać złożony również w postaci elektronicznej. Pracodawca ma na realizację powyższego wniosku 30 dni, a sam wniosek powinien zostać zarchiwizowany w części B lub C akt osobowych.

Zgodnie z § 18 ust. 2 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, w przypadku gdy dokumentacja jest przechowywana w postaci elektronicznej, pracodawca wydaje kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej:

  • w postaci elektronicznej, stosując odpowiednio przepisy rozdziału 4 ww. rozporządzenia, albo
  • w postaci papierowej stanowiącej wydruk z dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci elektronicznej, zawierający oprócz treści również metadane, o których mowa w § 13 ust. 3 pkt 1-4 ww. rozporządzenia, oraz podpis pracodawcy lub osoby upoważnionej przez pracodawcę potwierdzający zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą.

Odwołanie do rozdziału 4 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej oznacza, że wydając kopię dokumentów z e-teczki w postaci elektronicznej, pracodawca musi przygotować je technicznie w taki sam sposób jak dokumenty do przeniesienia do innego systemu teleinformatycznego, co zostanie szczegółowo opisane w części niniejszego dodatku dotyczącej technicznych wymagań związanych z elektronizacją dokumentacji pracowniczej.

Uwaga! Zgodnie ze stanowiskiem Ministerstwa Rozwoju, Pracy i Technologii z 30 grudnia 2020 r. w sprawie zasad wydawania kopii dokumentacji pracowniczej, przepis § 18 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej nie wyklucza możliwości zawarcia przez pracownika w treści kierowanego do pracodawcy wniosku o wydanie kopii całości lub części dokumentacji prośby o wydanie jej w postaci innej niż ta, w której pracodawca dokumentację prowadzi/przechowuje. W ocenie ministerstwa, pracodawca w miarę posiadanych możliwości, w szczególności organizacyjnych i technicznych, powinien tego typu prośbę pracownika uwzględnić, jednakże decyzja o jej uwzględnieniu należy do pracodawcy.

otwórz artykuł w nowym oknie drukuj artykuł Okresy przechowywania dokumentacji elektronicznej Dołączanie dokumentów papierowych do e-dokumentacji
 
PRZYDATNE LINKI
 
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • niezbędnego zapewnienia prawidłowego działania Serwisów (utrzymania sesji),
  • realizacji funkcjonalności ułatwiających obsługę Serwisu,
  • dopasowania reklam w serwisach społecznościowych,
  • analizy statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
  • zbierania i przetwarzania danych w celu wyświetlenia reklam produktów własnych i klientów reklamowych oraz do śledzenia użytkowników, kliknięć i konwersji wyświetlanych reklam.
Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z Serwisu, w celu administrowania Serwisem, dostosowania treści Serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika Serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z Serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o. Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam są partnerzy Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Google Inc, Facebook Inc.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych
  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy.

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora.

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora.

  • Dobrowolna zgoda.

    Aby móc realizować cele:
    - zapamiętania Pani/Pana decyzji w Serwisach w zakresie korzystania z dostępnych opcjonalnie funkcjonalności,
    - analiz statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
    - dopasowania reklam w serwisach społecznościowych,
    - wyświetlania spersonalizowanych reklam produktów własnych i klientów reklamowych oraz do śledzenia użytkowników, kliknięć i konwersji wyświetlanych reklam w związku z odwiedzaniem niniejszego Serwisu internetowego partnerzy Wydawnictwa Podatkowego Gofin sp. z o.o. muszą mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych.

Potrzebna jest Nam Pani/Pana dobrowolna zgoda na zapisy w plikach cookies w celach realizacji powyższych celów.
W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na zapisywanie informacji w plikach cookies przez kliknięcie przycisku „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody. Istnieje możliwość skorzystania z „ustawień zaawansowanych” plików cookies w celu określenia indywidualnych zgód na zapis wybranych plików cookies realizujących wybrane cele.