Techniczne wymagania dotyczące elektronizacji dokumentacji pracowniczej

Do końca 2018 r. w przepisach prawa pracy nie było żadnej regulacji dotyczącej technicznych wymagań co do aplikacji wykorzystywanych w działach kadr i płac, a już od wielu lat są skutecznie wykorzystywane aplikacje informatyczne do składania wniosków urlopowych, czy do elektronicznej rejestracji czasu pracy załogi. Od dnia 1 stycznia 2019 r. rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej wprowadziło po raz pierwszy konkretne wymagania dotyczące systemów informatycznych służących do przechowywania elektronicznie dokumentacji pracowniczej. Wymagania te zostały ujęte w dwóch rozdziałach rozporządzenia, tj.:

• rozdziale 3 dotyczącym wymagań w zakresie prowadzenia i przechowywania dokumentacji w postaci elektronicznej oraz
• rozdziale 4 dotyczącym problematyki przenoszenia dokumentacji pracowniczej pomiędzy systemami teleinformatycznymi.

Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej w swoim stanowisku z 8 lutego 2019 r. (znak DPR.I.4102.4.2019.KJ) przyjęło jednak, że jeżeli pracodawca, który przed dniem 1 stycznia 2019 r., zgodnie ze swoją decyzją prowadził wyłącznie w postaci elektronicznej kartę ewidencji czasu pracy oraz dokumentację związaną z udzielaniem urlopów wypoczynkowych, zdecydował, zgodnie z nowymi przepisami, np. o prowadzeniu dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy określonej w § 6 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej, to może on kontynuować dalsze prowadzenie ww. dokumentacji w postaci elektronicznej. Jest to jednak możliwe tylko w przypadku, gdy postać elektroniczna ww. dokumentacji odpowiadać będzie nowym wymogom, określonym w rozporządzeniu.

Powyższe stanowisko oznacza w praktyce, że stare aplikacje stosowane w działach kadr i płac powinny zostać przystosowane do nowych wymagań technicznych, zwłaszcza w zakresie metadanych, ale z punktu widzenia formalnego pracodawca nie musi już przeprowadzać procesu elektronizacji dokumentacji pracowniczej i informować o tym pracowników. Przyjęto więc w praktyce, że dokumenty przechowywane już wcześniej elektronicznie mogą być nadal przechowywane w takiej postaci, o ile jest to zgodne z obowiązującym stanem prawnym, co oznaczało konieczność wprowadzenia zmian w systemach teleinformatycznych wykorzystywanych do archiwizacji dokumentacji pracowniczej. Zmiany nie obejmują oczywiście dokumentów powstałych do końca 2018 r., gdy nie było żadnych wymagań prawnych co do zasad archiwizacji elektronicznej dokumentacji pracowniczej. Jednak kolejne dokumenty archiwizowane w takim systemie informatycznym powinny już być przechowywane zgodnie z nowymi wymogami prawnymi.

Jeśli jednak pracodawca po 1 stycznia 2019 r. wdraża elektroniczną dokumentację, czy to w zakresie urlopów wypoczynkowych, czasu pracy, czy też e-akt osobowych, to już musi przejść pełen proces elektronizacji, a nie tylko dostosować system teleinformatyczny do nowych wymagań wynikających z przepisów rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Zgodnie z § 9 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, dokumentacja elektroniczna jest prowadzona i przechowywana w systemie teleinformatycznym, który ponadto musi spełniać określone w rozporządzeniu wymagania. Przepis ten wprowadził więc na grunt przepisów prawa pracy pojęcie "system teleinformatyczny", które nie zostało zdefiniowane i od razu pojawiły się wątpliwości odnośnie jego właściwego rozumienia, a zwłaszcza w zakresie tego, czy musi to być jedno narzędzie informatyczne (aplikacja, program), w którym będą zarchiwizowane wszystkie rodzaje dokumentacji pracowniczej, czy też elektroniczne archiwum dokumentacji może mieć charakter rozproszony i może to być kilka różnych programów (aplikacji), z których korzysta dział HR.

W stanowisku z 19 grudnia 2018 r. Ministerstwo Cyfryzacji przyjęło, że pojęcie "system teleinformatyczny" powinno być rozumiane zgodnie z definicją zawartą w art. 2 pkt 3 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. z 2020 r. poz. 344) i oznacza zespół współpracujących ze sobą urządzeń informatycznych i oprogramowania, zapewniający przetwarzanie i przechowywanie, a także wysyłanie i odbieranie danych poprzez sieci telekomunikacyjne za pomocą właściwego dla danego rodzaju sieci telekomunikacyjnego urządzenia końcowego w rozumieniu ustawy z dnia 16 lipca 2004 r. - Prawo telekomunikacyjne (Dz. U. z 2022 r. poz. 1648). Inaczej to ujmując, na system teleinformatyczny składa się współpracujący sprzęt i oprogramowanie - a definicja nie ogranicza w żaden sposób ilości i rodzaju owego sprzętu i oprogramowania. Zatem także kilka różnych aplikacji używanych przez dział HR, o ile współpracują one ze sobą i są połączone interfejsami, można uznać za jeden system teleinformatyczny pracodawcy.

Pracodawca prowadzi i przechowuje e-teczki w systemie kadrowo-płacowym, ponadto elektroniczna ewidencja czasu pracy jest prowadzona w systemie RCP, a pracownicy składają wnioski urlopowe w aplikacji webowej, która jest połączona interfejsem z systemem kadrowo-płacowym. W praktyce są zatem wykorzystywane 3 różne aplikacje, w których pojawiają się dokumenty wchodzące w skład pojęcia dokumentacja pracownicza. Jednak to od wyłącznej decyzji pracodawcy zależy, czy e-dokumentacja będzie przez niego przechowywana i archiwizowana w jednym miejscu, np. w systemie kadrowo-płacowym, czy też będzie prowadził rozproszone archiwum składające się z 3 różnych aplikacji. Mając na uwadze przyjęte rozumienie pojęcia system teleinformatyczny całość wykorzystywanego przez pracodawcę oprogramowania stanowi bowiem nadal jeden system teleinformatyczny pracodawcy, a więc także to drugie rozwiązanie jest zgodne z przepisami rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej.

W praktyce więc w takich przypadkach konieczne jest podjęcie decyzji przez pracodawcę, czy utrzymuje archiwum w trzech czy w jednej aplikacji, co może mieć znaczenie z punktu widzenia przyszłych działań z obszaru IT i utrzymywania nawet przez 50 lat różnych zasobów, które przez cały czas mają być możliwe do wykorzystania. Na wstępie jednak od razu trzeba wskazać, że przyjęcie rozproszonego archiwum oznacza, że wszystkie 3 aplikacje powinny zostać dostosowane do wymagań z rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, zwłaszcza w zakresie metadanych, co może oznaczać większe koszty niż przeniesienie dokumentów do jednej kluczowej aplikacji, w której zostanie stworzone e-archiwum dla całości dokumentacji pracowniczej.

Uwaga! Nieprawidłowe jest tworzenie elektronicznej dokumentacji pracowniczej w taki sposób, że:

• w systemie operacyjnym komputera w wyodrębnionym folderze sieciowym tworzone są odrębne podfoldery dla poszczególnych pracowników,
• w ramach tych podfolderów tworzone są kolejne podfoldery na akta osobowe podzielone na kolejne części od A do D,
• w ramach tych podfolderów tworzone są także podfoldery na dokumentację związaną ze stosunkiem pracy itd.,
• następnie wyznaczony pracownik włącza kolejne odwzorowania cyfrowe do tych folderów, a działań takich nie wspiera żadne przeznaczone do tego oprogramowanie (używany tylko system operacyjny).

W ocenie Ministerstwa Cyfryzacji, wynikającej ze stanowiska z 19 grudnia 2018 r. w sprawie pojęcia systemu teleinformatycznego oraz numeracji dokumentów elektronicznych, takie rozwiązanie nie spełni wymogów, o których mowa w § 9 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej w zakresie identyfikacji osób mających dostęp do dokumentacji elektronicznej, skutecznego wyszukiwania w systemie po metadanych oraz właściwego sposobu wydawania dokumentacji z systemu na wniosek pracownika.

E-dokumentacja wymaga więc bezwzględnie systemu teleinformatycznego, który ponadto musi spełniać szereg wymagań, które zostały uregulowane w § 9 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, a należą do nich:

• zabezpieczenie dokumentacji przed uszkodzeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem,
• integralność treści dokumentacji i metadanych polegająca na zabezpieczeniu przed wprowadzaniem zmian, z wyjątkiem zmian wprowadzanych w ramach ustalonych i udokumentowanych procedur,
• stały dostęp do dokumentacji dla osób do tego upoważnionych,
• identyfikacja osób mających dostęp do dokumentacji oraz rejestrowanie dokonywanych przez te osoby zmian w dokumentacji i metadanych,
• skuteczne wyszukiwanie dokumentacji na podstawie metadanych, o których mowa w § 13 ust. 3 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, które zostaną szczegółowo omówione w dalszej części opracowania,
• wydawanie, w tym przez eksport w postaci elektronicznej, dokumentacji albo części dokumentacji w sposób określony w rozdziale 4 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej,
• funkcjonalność wydruku dokumentacji.

Odnosząc się do kwestii zabezpieczeń dokumentacji należy je podzielić na dwie kategorie: zabezpieczenia technologiczne (programy antywirusowe, zapory, szyfrowanie połączeń, kopie zapasowe danych) oraz fizyczne (ograniczony dostęp do serwerów, czy przechowywanie serwerów z danymi w zamykanych, klimatyzowanych pomieszczeniach).

Uwaga! Zgodnie z § 12 ust. 1 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, pracodawca prowadząc i przechowując dokumentację pracowniczą w postaci elektronicznej, stosuje odpowiednie, w odniesieniu do ilości danych i zastosowanej technologii, rozwiązania techniczne zapewniające dostępność, używalność i wiarygodność dokumentacji, co najmniej do upływu okresu przechowywania dokumentacji. Zatem wybór odpowiednich narzędzi informatycznych został pozostawiony pracodawcy, ale ma on zastosować odpowiednie technologie, aby dokumentacja elektroniczna była ciągle dostępna mimo zmian zachodzących na rynku IT.

Powyższa ogólna zasada została jeszcze rozwinięta w przepisie § 10 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, w którym zostały uszczegółowione obowiązki pracodawcy związane z długotrwałym okresem przechowywania elektronicznej dokumentacji pracowniczej. Z przepisu tego wynika wyraźnie, że dokumentacja pracownicza prowadzona i przechowywana w postaci elektronicznej jest zabezpieczona w zakresie, o którym mowa w § 9 pkt 1 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, jeżeli w sposób ciągły są spełnione łącznie następujące warunki, tj.:

• jest zapewniona jej dostępność wyłącznie osobom upoważnionym,
• jest chroniona przed przypadkowym lub nieuprawnionym zniszczeniem,
• jej prowadzenie i przechowywanie odbywa się z zastosowaniem metod i środków ochrony dokumentacji, których skuteczność w czasie ich zastosowania jest powszechnie uznawana.

Ustawodawca nie narzuca więc żadnych standardów, co jest jak najbardziej słuszne, gdyż postęp technologiczny w IT jest ogromny, ale zastrzega, że stosowane metody czy środki mają być rynkowo uznawane jako skuteczne. Oznacza to, że biorąc pod uwagę maksymalnie 50-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej, jej przechowywanie elektronicznie będzie wyzwaniem dla działów IT, które będą musiały dostosowywać stosowane rozwiązania do nowych technologii, jakie w tym czasie pojawią się na rynku. Powyższe ze względu na wagę problemu zapisano w rozporządzeniu wprost, nakładając na pracodawcę obowiązek przygotowania i realizacji planów przechowywania dokumentacji w długim czasie, w tym jej przenoszenia na nowe informatyczne nośniki danych i do nowych formatów danych, jeżeli tego wymaga zapewnienie ciągłości dostępu do dokumentacji (§ 10 ust. 2 pkt 5 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej).

Pracodawca zakupił oprogramowanie do e-dokumentacji, które jest samodzielnym programem i nie jest powiązane z systemem kadrowo-płacowym. Producent tego oprogramowania przyjął, że będzie w nim stosowany tylko jeden format plików - PDF, w którym będą przechowywane zarówno dokumenty skanowane, jak i stworzone elektronicznie w systemach kadrowo-płacowych. Zakładając, że w 2030 r. dojdzie do zmian w oprogramowaniu i na nowych komputerach nie będzie można korzystać z plików PDF, które będą przestarzałe, dział IT pracodawcy będzie musiał przenieść dokumenty z tych plików do nowych formatów danych, aby zapewnić działowi kadr ciągłość dostępu do dokumentacji pracowniczej.

Biorąc pod uwagę kwestie bezpieczeństwa takiego systemu, w którym będzie przechowywane bardzo dużo danych osobowych, ustawodawca zdecydował się ponadto wymienić kilka konkretnych obowiązków pracodawcy związanych z tą kwestią, przy czym ten katalog nie ma charakteru zamkniętego. Jak stanowi § 10 ust. 2 pkt 1-4 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, do obowiązków pracodawcy należą:

• systematyczne dokonywanie analiz zagrożeń,
• opracowanie i stosowanie procedur zabezpieczania dokumentacji i systemów ich przetwarzania, w tym procedur dostępu, tworzenia kopii zapasowych oraz przechowywania,
• stosowanie środków bezpieczeństwa adekwatnych do zagrożeń,
• bieżące kontrolowanie funkcjonowania wszystkich organizacyjnych i techniczno-informatycznych sposobów zabezpieczenia, a także okresowe dokonywanie oceny skuteczności tych sposobów.

Biorąc pod uwagę powyższe wymagania warto rozważyć, czy całość dokumentacji pracowniczej nie powinna być jednak przechowywana w jednym programie do archiwizacji dokumentacji, a nie w kilku różnych aplikacjach. W przypadku wielu pracodawców przez lata, ze względu na brak wymogów prawnych co do zasad działania systemów informatycznych stosowanych w działach kadr, pojawiły się różne rozwiązania dotyczące np. obiegu wniosków urlopowych, czy elektronicznej rejestracji czasu pracy, które są programami niezależnymi od systemów kadrowo-płacowych. Z punktu widzenia kosztów oraz kwestii techniczno-organizacyjnych może być jednak bardziej opłacalne przechowywanie całości dokumentacji pracowniczej w jednym e-archiwum.

Pracodawca korzysta z systemu RCP, a pracownicy rejestrują swój czas pracy na podstawie imiennych kart, odbijając się na czytnikach w biurowcu. W systemie RCP nie są składane jednak żadne wnioski dotyczące czasu pracy i nie jest również w nim prowadzona ewidencja czasu pracy. Dane dotyczące odbić pracowników są importowane do systemu kadrowo-płacowego, w którym dokonywane jest rozliczenie nadgodzin i są prowadzone indywidualne karty czasu pracy. W takim przypadku system RCP nie musi spełniać opisanych w tym punkcie wymagań technicznych, gdyż nie jest e-archiwum dla żadnej z części dokumentacji pracowniczej, a jest jedynie źródłem danych. Całość dokumentacji jest z kolei przechowywana w systemie kadrowym, który musi spełniać wymagania techniczne opisane powyżej. W takim przypadku e-archiwum dla całości dokumentacji jest systemem kadrowo-płacowym.

Z rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej wynika, że w systemie do archiwizacji dokumentacji pracowniczej przechowywane są dokumenty zapisane albo w postaci plików lub jako rekordy (dane) zapisane w bezie(ach) danych. Konkretny format dotyczy tylko plików, które są skanami dokumentów papierowych, gdyż w takim przypadku dopuszczalny jest tylko plik PDF, a więc nie ma możliwości archiwizowania skanów jako plików JPG czy TIFF.

Co do skanów dokumentów to obowiązuje następująca reguła:

1 dokument = 1 skan w formacie PDF

Z § 12 ust. 2 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej wynika ponadto, że odwzorowania cyfrowe powinny być sporządzane z należytą starannością i jakością techniczną umożliwiającą zapoznanie się bez wątpliwości z treścią dokumentu, bez konieczności weryfikacji tej treści z dokumentem papierowym. Co wynika z założenia, że poprzednia postać dokumentacji jest wydawana pracownikom lub niszczona, a więc w większości przypadków nie byłoby z czym porównać takiego skanu. Odwzorowania cyfrowe dokumentów powinny ponadto spełniać wymagania techniczne, jakie określono w tabeli poniżej (załącznik do rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej).

Odnosząc się do powyższej tabeli należy stwierdzić, że wymagania te są w stanie spełnić średniej klasy skanery domowe, ale należy zwrócić uwagę na to, jakie parametry ustawione są na skanerze zanim rozpoczniemy ten proces. Odnosząc się z kolei do rodzajów dokumentów, należy zwrócić uwagę, że dokument wydrukowany co prawda jako czarno biały, ale podpisany kolorowym długopisem powinien być skanowany jako dokument drukowany, ale kolorowy. W praktyce nie ma też potrzeby ustawiania dla wszystkich dokumentów najwyższej rozdzielczości jak np. dla fotografii kolorowych, gdyż dokumenty takie będą zajmowały dużo więcej miejsca. Warto więc pogrupować dokumenty względem wymagań i skanować je w odniesieniu do minimalnych wymagań, jeżeli takie zapewnią ich czytelność.

W systemie do archiwizacji dokumentacji mogą być poza skanami dokumentów papierowych przechowywane także dokumenty elektroniczne, które stworzono w systemach teleinformatycznych. W takim przypadku nie ma już jednak narzuconej zasady ich archiwizacji i rozporządzenie przewiduje w tym zakresie dwie możliwości:

• zapisanie dokumentu jako pliku, przy czym przepisy nie narzucają żadnego formatu pliku, zostawiając tym samym dowolność dostawcom oprogramowania kadrowo-płacowego,
• zapisanie danych jako rekordów w bazie danych, a nie w postaci pliku, co jest często stosowanym w praktyce rozwiązaniem w zakresie kart ewidencji czasu pracy, list płac, czy wniosków urlopowych składanych za pośrednictwem pulpitów pracowniczych.

Różnica w zależności od tego, czy dokument będzie zapisany jako plik, czy też będą to tylko rekordy w bazie danych będzie dotyczyła tylko tego, w jakiej postaci zostanie wydany dokument na wniosek pracownika o kopię całości lub części dokumentacji lub jak będą przenoszone dokumenty pomiędzy systemami teleinformatycznymi. W przypadku zapisywania dokumentów w plikach obowiązuje zasada niezmienialności formatu pliku, a więc i pracownik dostanie jako kopię dokumentu taki sam plik, a w przypadku zapisywania danych w bazie konieczne będzie wydanie kopii w formacie TXT, który został narzucony dostawcom oprogramowania w rozporządzeniu w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Dostawca oprogramowania do e-dokumentacji przyjął założenie, że w systemie wszystkie dokumenty będą zapisywane jako pliki PDF, a więc format ten nie będzie dotyczył tylko skanów dokumentów, ale również dokumentów elektronicznie tworzonych w systemie. Oznacza to, że na koniec każdego miesiąca są generowane pliki PDF z kartami czasu pracy oraz listami płac i zasilają one e-dokumentację. W takim przypadku kopia każdego dokumentu wydawanego pracownikowi także będzie w formacie PDF.

Kolejną kategorią dokumentów, jakie są zapisywane w e-dokumentacji są wnioski pracowników wysyłane mailowo. W tym zakresie zgodnie ze stanowiskiem Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 12 lutego 2020 r., dotyczącym wniosków urlopowych przyjęto, że wnioski urlopowe wysyłane mailami powinny być zapisywane w systemie teleinformatycznym, w którym przechowywana jest dokumentacja pracownicza, a wniosek zawarty w treści wiadomości e-mail może być zapisany jako plik w oryginalnym formacie lub plik w formacie PDF. Ministerstwo podkreśliło ponadto, że wniosek może być złożony w treści wiadomości e-mail lub w załączniku do takiej wiadomości i nie musi być opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym. W powyższym zakresie należy odnotować liberalizację przyjętego poglądu, gdyż pierwotnie przyjmowano, że wnioski wysłane w treści e-maila powinny być archiwizowane w oryginalnym formacie, co było działaniem trudniejszym, gdyż zmiana oprogramowania do obsługi poczty elektronicznej przez pracodawcę powodowałaby również zmianę formatu plików, co stwarzałoby więcej ryzyk od strony informatycznej, biorąc pod uwagę konieczność zapewnienia dostępu do takich dokumentów przez np. 10 lat.

Możliwe jest więc, że w systemie do elektronicznego przechowywania dokumentacji pracowniczej całość dokumentacji będzie przechowywana w jednym formacie PDF, co obecnie wydaje się bezpiecznym rozwiązaniem od strony technicznej, a z drugiej strony dla pracowników kopie dokumentów wydane w plikach PDF, a nie w plikach TXT także będą bardziej czytelne i zrozumiałe.

Rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej wprowadziło na grunt przepisów prawa pracy pojęcie metadanych, które jednak nie zostało zdefiniowane, a więc musimy odwołać się do jego ogólnego rozumienia. Najogólniejsza definicja metadanych jaką można przywołać to "Dane o danych" lub inaczej rzecz ujmując dane opisujące inne dane. W przepisach definicję metadanych znajdziemy w rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych (Dz. U. nr 206, poz. 1517). Metadanymi w rozumieniu ww. rozporządzenia jest zestaw logicznie powiązanych z dokumentem elektronicznym usystematyzowanych informacji opisujących ten dokument, ułatwiających jego wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie.

W § 13 ust. 3 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej przyjęto, że systemy do archiwizacji dokumentacji pracowniczej powinny przechowywać 9 rodzajów metadanych dotyczących poszczególnych dokumentów elektronicznych, a zaliczymy do nich:

• identyfikator dokumentu,
• identyfikator dokumentacji,
• rodzaj dokumentu,
• datę powstania dokumentu,
• datę opatrzenia skanu dokumentu podpisem/pieczęcią kwalifikowaną,
• numer PESEL pracownika,
• imię i nazwisko pracownika,
• nazwę pracodawcy,
• datę utworzenia uporządkowanego zbioru dokumentów przeznaczonych do przekazania.

Każdego dokumentu dotyczy jednak tylko 7 spośród powyższego katalogu metadanych, gdyż pieczęcią/podpisem kwalifikowanym są opatrywane jedynie skany dokumentów, a nie wszystkie dokumenty, natomiast ostatnia z metadanych pojawi się tylko w przypadku, gdyby pracodawca przenosił w przyszłości dane pomiędzy różnymi systemami teleinformatycznymi.

Uwaga! W trakcie zatrudnienia pracownika, dla którego prowadzona jest e-dokumentacja, system ma jedynie zapisywać ww. metadane, ale nie muszą one być archiwizowane w odrębnym pliku. Jedynie w przypadku przenoszenia danych pomiędzy systemami teleinformatycznymi lub wydawania na wniosek pracownika kopii dokumentów z e-dokumentacji, konieczne jest wygenerowanie odrębnych plików XML, w których zostaną zapisane wszystkie metadane.

Pracownik posiadający e-teczkę złożył do działu kadr wniosek mailowy, aby wydać mu kopie zaświadczeń o ukończonych w trakcie zatrudnienia szkoleniach i kursach językowych. Kadry zidentyfikowały 8 takich dokumentów w formacie PDF, czyli będących skanami otrzymanych zaświadczeń papierowych. W takim przypadku pracownik powinien otrzymać zestaw składający się w sumie z 16 plików: 8 plików PDF z dokumentami i 8 plików XML z metadanymi dotyczącymi każdego z plików. Przy czym pary plików powinny mieć identyczne nazwy i powinny różnić się jedynie rozszerzeniem - PDF i XML.

Plik XML, niezależnie od formatu pliku źródłowego, musi zawierać określony zestaw metadanych, a jego struktura techniczna musi być zgodna ze specyfikacją przygotowaną przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej oraz Ministerstwo Cyfryzacji. W specyfikacji tej zostały ustalone techniczne zasady oznaczania metadanych z konkretnymi przykładami. Specyfikacja ulegała już kilka razy zmianom, a jest ona ogólnie dostępna, gdyż zgodnie z rozporządzeniem w sprawie dokumentacji pracowniczej musiała być ona udostępniona w Biuletynie Informacji Publicznej ministra właściwego do spraw pracy i jest ona dostępna pod następującym adresem:

https://www.gov.pl/web/rodzina/ specyfikacja-techniczna -o-ktorej-mowa -w-13-ust-4- rozporzadzenia-mrpips- z-dnia -10-grudnia-2018-r- w-sprawie-dokumentacji -pracowniczej.

Specyfikacja techniczna jest tak naprawdę adresowana do dostawców oprogramowania kadrowo-płacowego, którzy powinni uwzględnić ją przy projektowaniu rozwiązań informatycznych dotyczących archiwizowania dokumentacji pracowniczej.

Wracając do kategorii metadanych zapisywanych w systemie do archiwizacji dokumentacji pracowniczej należy stwierdzić, że muszą to być dwa różne identyfikatory - dokumentu oraz dokumentacji pracowniczej. Ten pierwszy musi być unikatowym w całym zbiorze dokumentacji pracowniczej identyfikatorem, który będzie wyróżniał jeden konkretny dokument od innych dokumentów, wchodzących w skład całego zbioru przechowywanej dokumentacji. Drugi identyfikator, czyli identyfikator dokumentacji po pierwsze wskazuje przynależność określonego dokumentu elektronicznego do całości dokumentacji elektronicznej konkretnego pracownika, a po drugie służy wyszukaniu dokumentacji pracowniczej jednego pracownika w systemie teleinformatycznym pracodawcy.

Uwaga! Zgodnie ze stanowiskiem Ministerstwa Cyfryzacji z 19 grudnia 2018 r. w sprawie pojęcia systemu teleinformatycznego oraz numeracji dokumentów elektronicznych przyjęto, że numery poszczególnych dokumentów nie muszą być nadawane według tego samego klucza i nie muszą być ciągłe w ramach całego zbioru, natomiast muszą być unikalne, czyli niepowtarzalne w ramach zbioru. Możliwe jest więc prowadzenie kilku sposobów numeracji dokumentacji w jednym programie do archiwizacji dokumentacji pracowniczej. Przykładowo: dokumenty tworzone elektronicznie będą rozpoczynały się literą E, następnie będzie kolejny numer dokumentu np. E001, E002, a dokumenty skanowane i wgrywane do tego samego programu w celu archiwizacji mogą być dla odróżnienia opatrzone literą S i kolejnym numerem np. S001, S002 itd.

Struktura identyfikatora dokumentu może być więc dowolna, może w sobie zawierać PESEL, czy inny odnośnik do pracownika, jego numer z systemu kadrowego, nazwisko, czy inne dane, ale ma być on tak stworzony, że gdy będziemy wyszukiwać w systemie dokumentów i wpiszemy dany identyfikator, to bezwzględnie ma się wyszukać zawsze tylko jeden dokument. Tylko bowiem wtedy identyfikator będzie miał cechę unikatowości w zbiorze dokumentów pracodawcy.

Identyfikatorem dokumentacji może być natomiast numer ewidencyjny pracownika z systemu kadrowo-płacowego, co potwierdziło Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w swoim stanowisku z 18 stycznia 2019 r. w sprawie metadanych w dokumentacji elektronicznej: "Identyfikator nie tylko może, ale powinien być jednolity dla akt osobowych oraz dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Przepisy nie wskazują konkretnego sposobu oznaczenia identyfikatora dokumentacji, co oznacza że wybór w tym zakresie należy do pracodawcy, co znaczy, że może być też numerem ewidencyjnym pracownika nadanym w systemie.".

Inną możliwością jest działanie polegające na tym, że system do przechowywania e-dokumentacji może mieć odrębnie nadany identyfikator dla każdego pracownika, który w niektórych systemach określany jest także mianem numeru e-teczki. Konstruując zasady tworzenia identyfikatorów dokumentacji należy jednak pamiętać, że są sytuacje, gdy dla jednego pracownika będą musiały być przechowywane dwie e-teczki (jedna przechowywana 50 lat, a druga przechowywana 10 lat), a więc w systemie musi być zapewniona taka możliwość od strony technicznej. Zagadnienie to zostanie jednak szerzej omówione w części dotyczącej e-akt osobowych.

Trzecia metadana to rodzaj dokumentu, którego celem jest jednoznaczne przyporządkowanie dokumentu do jednej z części akt osobowych pracownika albo do jednego z rodzajów dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, wynikającej z § 6 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej. Precyzyjne określenie rodzajów dokumentów będzie ponadto w praktyce ułatwiało wyszukiwanie ich w e-dokumentacji, gdyż należy pamiętać, że systemy mają umożliwiać wyszukiwanie na podstawie wszystkich kategorii metadanych.

Dokumentację pracowniczą papierową skanowało trzech pracowników działu HR i każdy z nich opisywał odrębnie swoją część skanów. Pracownik A jako rodzaj dokumentu przyjął aneks do umowy o pracę, pracownik B przyjął porozumienie zmieniające warunki zatrudnienia, a pracownik C porozumienie stron zmieniające warunki pracy i płacy. W praktyce wszystkie trzy rodzaje dokumentu w języku kadrowym dotyczą tego samego dokumentu, na podstawie którego strony stosunku pracy w uzgodnieniu zmieniają warunki zatrudnienia wynikające z umowy o pracę. Jednak dla systemu teleinformatycznego będą to 3 różne rodzaje dokumentów i w zależności od tego, którą nazwę wybierzemy w czasie wyszukiwania, zostaną znalezione dokumenty dotyczące części pracowników, a nie ogółu zatrudnionych. Takie działanie pracowników działu HR jest więc nieprawidłowe i na wstępie procesu digitalizacji powinien być uzgodniony katalog rodzajów dokumentów, jakie będą znajdowały się w systemie do przechowywania e-dokumentacji.

Mając powyższe na uwadze należy stwierdzić, że ustalając rodzaje dokumentów na etapie przygotowywania procesu elektronizacji, warto z góry ułożyć katalog rodzajów dokumentów, jakie znajdą się w e-dokumentacji i potem przyporządkowywać do niego skanowane dokumenty. W niektórych systemach takie postępowanie użytkowników wymusza przyjęta struktura systemu teleinformatycznego, który wymusza wybór rodzaju dokumentu z dostępnej w systemie listy dokumentów. Na szczęście takie listy mogą być tworzone, czy modyfikowane z poziomu administratora lokalnego systemu, jakim najczęściej jest pracownik działu IT lub HR pracodawcy, a więc dodawanie nowych rodzajów dokumentów jest możliwe bez konieczności podjęcia działań przez dostawcę oprogramowania.

Kolejną metadaną jest data powstania dokumentu, która nie budzi wątpliwości w przypadku dokumentów papierowych, które zostały zeskanowane, ale znacznie trudniej jest określić datę powstania dokumentu elektronicznego. W tym zakresie jednak Ministerstwo Cyfryzacji w stanowisku z 18 stycznia 2019 r. w sprawie metadanych w dokumentacji elektronicznej wyjaśniło, że metadana w postaci daty powstania dokumentu to data w cyklu życia dokumentu, która odnosi się do zdarzenia, w którym dokument został ostatecznie utworzony, to znaczy, że jego treść nie ulegała już dalszym zmianom. Ministerstwo podkreśliło, że jako datę powstania dokumentu należy wskazywać datę zawartą w treści samego dokumentu lub, w przypadku gdy nie zawiera on daty w treści, tylko w metadanych - datę utworzenia dokumentu. Celem archiwizacji powyższej metadanej jest umożliwienie w przypadku przekształcenia dokumentacji do postaci papierowej, aby wydruk dokumentów nastąpił w porządku chronologicznym, co ma umożliwić z kolei ich właściwe ułożenie np. w papierowych aktach osobowych pracownika.

Wśród metadanych są następnie dwie metadane określające pracownika, które nie wymagają tłumaczenia, a są to imię i nazwisko pracownika oraz jego PESEL, a w przypadku jego braku - rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość, co może dotyczyć zatrudnianych cudzoziemców.

Ze względu na przewidzianą w art. 23¹ K.p. możliwość przejścia zakładu pracy na innego pracodawcę, w metadanych ujęto również nazwę pracodawcy, która może się zmieniać w związku z przekształcaniem spółek kapitałowych, czy też przejmowaniem innych firm lub ich części. Wtedy z metadanych będzie łatwo wyczytać, na jakim etapie zatrudnienia został stworzony dany dokument.

Ostatnie 2 metadane nie będą powszechne i będą to daty:

• opatrzenia skanu dokumentu w PDF podpisem/pieczęcią kwalifikowaną pracodawcy lub osoby go reprezentującej,
• utworzenia uporządkowanego zbioru dokumentów przeznaczonych do przekazania do innego systemu teleinformatycznego.

W rozdziale 4 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej uregulowano zasady przenoszenia dokumentacji pracowniczej pomiędzy systemami teleinformatycznymi. Należy jednak zauważyć, że rozdział ten nie dotyczy przeniesienia danych kadrowych np. kartotek pracowniczych, a dotyczy tylko e-dokumentacji, a więc nie obejmie on pracodawców, którzy nie wdrożyli e-dokumentacji w swoich firmach. Zmiana systemu kadrowo-płacowego w innych przypadkach także pociąga za sobą konieczność przeniesienia danych do nowego systemu, ale w takiej sytuacji nie ma już uregulowanych prawnie zasad postępowania, które dotyczą przeniesienia tylko prowadzonej e-dokumentacji, czyli np. e-teczki z jednego systemu kadrowego do nowego.

Przeniesienie dokumentacji pracowniczej prowadzonej elektronicznie do innego systemu teleinformatycznego wymaga utworzenia uporządkowanego zbioru dokumentów przeznaczonych do przekazania, wraz z kompletem metadanych odnoszących się do każdego dokumentu. Oznacza to więc, że na każdy dokument znajdujący się w e-dokumentacji pojawią się dwa pliki - z dokumentem oraz z metadanymi do danego dokumentu.

W § 13 ust. 2 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej uregulowano przy tym dopuszczalne formaty plików, które zależą od tego, jak były przechowywane dane w systemie teleinformatycznym i są inne dla:

• dokumentów zeskanowanych,
• dokumentów elektronicznych zapisanych w e-dokumentacji jako plik,
• dokumentów elektronicznych zapisanych w e-dokumentacji jako rekordy w bazach danych,
• dokumentów mailowych.

Nie ma jednak różnorodności, jeśli chodzi o pliki z metadanymi, gdyż w tym przypadku rozporządzenie narzuca jeden format pliku - XML, a jego nazwa powinna być taka sama, jak nazwa pliku, do którego się on odnosi, ale powinna posiadać rozszerzenie XML. Ponadto struktura techniczna pliku XML z metadanymi powinna być zgodna ze specyfikacją techniczną zamieszczoną na stronie podmiotowej Biuletynu Informacji Publicznej ministra właściwego do spraw pracy (https://www.gov.pl/ web/rodzina/ specyfikacja- techniczna- o-ktorej-mowa -w-13-ust-4- rozporzadzenia-mrpips -z-dnia-10-grudnia-2018-r- w-sprawie-dokumentacji- pracowniczej).

Do innego systemu przenoszonych jest ogółem 500 świadectw pracy, które były przechowywane jako skany w PDF, co oznacza, że będzie to w sumie 1.000 plików, gdyż każde świadectwo to będzie 1 plik PDF, a do niego będzie przyporządkowany 1 plik XML z metadanymi do tego świadectwa.

   Przykładowa para plików będzie wyglądała następująco:

   Świadectwo pracy PGK K.Kowalski.PDF

   Świadectwo pracy PGK K.Kowalski.XML

Eksporty dokumentów w zależności od rodzaju przechowywanych dokumentów

Zestaw plików gotowych do przeniesienia do nowego systemu teleinformatycznego powinien zostać następnie spakowany i taki skompresowany plik opatrzony podpisem kwalifikowanym (pieczęcią kwalifikowaną), co wynika wyraźnie z § 14 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej. Podpis lub pieczęć elektroniczna na takim skompresowanym pliku stanowić ma przy tym potwierdzenie zgodności całości przekazywanego zbioru dokumentów przeznaczonych do przekazania z dokumentacją pracowniczą posiadaną przez pracodawcę.

W rozporządzeniu w sprawie dokumentacji pracowniczej nie określono dopuszczalnych formatów plików do kompresji, ale określono, że formaty te mają być zgodne z określonymi w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2021 r. poz. 2070 z późn. zm.). Obecnie kwestie te będą uregulowane w rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 2247 ze zm.). Aktualnie więc są to 4 dopuszczalne formaty:

.zip - ZIP file format,

.tar - Tape Archiver,

.gz - GZIP file format,

.7Z, czyli 7-Zip file format.

W założeniu ustawodawcy pliki XML z metadanymi mają pozwolić na odpowiednie ułożenie e-dokumentacji w nowym systemie teleinformatycznym, co oznacza przyporządkowanie ich do odpowiednich kartotek pracowników oraz poszczególnych części dokumentacji, a także ułożenie ich chronologicznie. Dzięki temu zasilenie nowej e-dokumentacji nawet tysiącami dokumentów nie będzie już wymagało ręcznego ich uporządkowania przez pracowników działu HR. Ponadto podkreślenia wymaga, że jest to pierwszy w historii prawa pracy ujednolicony sposób przenoszenia dokumentów pomiędzy systemami teleinformatycznymi, co powinno ułatwić te procesy w praktyce, gdyż wszyscy dostawcy oprogramowania kadrowo-płacowego powinni przygotować oprogramowanie według jednego standardu.

Uwaga! Opisane powyżej zasady przenoszenia dokumentacji pomiędzy systemami stosuje się także odpowiednio do przypadków, gdy pracownik lub były pracownik wystąpi do pracodawcy z wnioskiem o kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej, co wynika z przepisu § 18 ust. 2 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Pracownik pracował w firmie X przez 10 lat i otrzymał w tym okresie 3 świadectwa pracy, co było zgodne ze stanem prawnym obowiązującym w tym czasie, gdyż prawo pracy przewidywało obowiązek wystawiania świadectw okresowo. Były pracownik zgłosił się do firmy X z prośbą o wydanie mu kopii świadectw pracy. Oznacza to, że musi on otrzymać w jednym pliku np. ZIP skompresowane w sumie 6 plików, 3 zawierające świadectwa pracy oraz 3 z metadanymi do świadectw pracy. Plik ZIP musi zostać opatrzony przez pracodawcę podpisem kwalifikowanym lub pieczęcią kwalifikowaną.