Rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej wprowadziło na grunt przepisów prawa pracy pojęcie metadanych, które jednak nie zostało zdefiniowane, a więc musimy odwołać się do jego ogólnego rozumienia. Najogólniejsza definicja metadanych jaką można przywołać to "Dane o danych" lub inaczej rzecz ujmując dane opisujące inne dane. W przepisach definicję metadanych znajdziemy w rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych (Dz. U. nr 206, poz. 1517). Metadanymi w rozumieniu ww. rozporządzenia jest zestaw logicznie powiązanych z dokumentem elektronicznym usystematyzowanych informacji opisujących ten dokument, ułatwiających jego wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie.
W § 13 ust. 3 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej przyjęto, że systemy do archiwizacji dokumentacji pracowniczej powinny przechowywać 9 rodzajów metadanych dotyczących poszczególnych dokumentów elektronicznych, a zaliczymy do nich:
- identyfikator dokumentu,
- identyfikator dokumentacji,
- rodzaj dokumentu,
- datę powstania dokumentu,
- datę opatrzenia skanu dokumentu podpisem/pieczęcią kwalifikowaną,
- numer PESEL pracownika,
- imię i nazwisko pracownika,
- nazwę pracodawcy,
- datę utworzenia uporządkowanego zbioru dokumentów przeznaczonych do przekazania.
Każdego dokumentu dotyczy jednak tylko 7 spośród powyższego katalogu metadanych, gdyż pieczęcią/podpisem kwalifikowanym są opatrywane jedynie skany dokumentów, a nie wszystkie dokumenty, natomiast ostatnia z metadanych pojawi się tylko w przypadku, gdyby pracodawca przenosił w przyszłości dane pomiędzy różnymi systemami teleinformatycznymi.
Uwaga! W trakcie zatrudnienia pracownika, dla którego prowadzona jest e-dokumentacja, system ma jedynie zapisywać ww. metadane, ale nie muszą one być archiwizowane w odrębnym pliku. Jedynie w przypadku przenoszenia danych pomiędzy systemami teleinformatycznymi lub wydawania na wniosek pracownika kopii dokumentów z e-dokumentacji, konieczne jest wygenerowanie odrębnych plików XML, w których zostaną zapisane wszystkie metadane.
Pracownik posiadający e-teczkę złożył do działu kadr wniosek mailowy, aby wydać mu kopie zaświadczeń o ukończonych w trakcie zatrudnienia szkoleniach i kursach językowych. Kadry zidentyfikowały 8 takich dokumentów w formacie PDF, czyli będących skanami otrzymanych zaświadczeń papierowych. W takim przypadku pracownik powinien otrzymać zestaw składający się w sumie z 16 plików: 8 plików PDF z dokumentami i 8 plików XML z metadanymi dotyczącymi każdego z plików. Przy czym pary plików powinny mieć identyczne nazwy i powinny różnić się jedynie rozszerzeniem - PDF i XML.
Plik XML, niezależnie od formatu pliku źródłowego, musi zawierać określony zestaw metadanych, a jego struktura techniczna musi być zgodna ze specyfikacją przygotowaną przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej oraz Ministerstwo Cyfryzacji. W specyfikacji tej zostały ustalone techniczne zasady oznaczania metadanych z konkretnymi przykładami. Specyfikacja ulegała już kilka razy zmianom, a jest ona ogólnie dostępna, gdyż zgodnie z rozporządzeniem w sprawie dokumentacji pracowniczej musiała być ona udostępniona w Biuletynie Informacji Publicznej ministra właściwego do spraw pracy i jest ona dostępna pod następującym adresem:
https://www.gov.pl/web/rodzina/ specyfikacja-techniczna -o-ktorej-mowa -w-13-ust-4- rozporzadzenia-mrpips- z-dnia -10-grudnia-2018-r- w-sprawie-dokumentacji -pracowniczej.
Specyfikacja techniczna jest tak naprawdę adresowana do dostawców oprogramowania kadrowo-płacowego, którzy powinni uwzględnić ją przy projektowaniu rozwiązań informatycznych dotyczących archiwizowania dokumentacji pracowniczej.
Wracając do kategorii metadanych zapisywanych w systemie do archiwizacji dokumentacji pracowniczej należy stwierdzić, że muszą to być dwa różne identyfikatory - dokumentu oraz dokumentacji pracowniczej. Ten pierwszy musi być unikatowym w całym zbiorze dokumentacji pracowniczej identyfikatorem, który będzie wyróżniał jeden konkretny dokument od innych dokumentów, wchodzących w skład całego zbioru przechowywanej dokumentacji. Drugi identyfikator, czyli identyfikator dokumentacji po pierwsze wskazuje przynależność określonego dokumentu elektronicznego do całości dokumentacji elektronicznej konkretnego pracownika, a po drugie służy wyszukaniu dokumentacji pracowniczej jednego pracownika w systemie teleinformatycznym pracodawcy.
Uwaga! Zgodnie ze stanowiskiem Ministerstwa Cyfryzacji z 19 grudnia 2018 r. w sprawie pojęcia systemu teleinformatycznego oraz numeracji dokumentów elektronicznych przyjęto, że numery poszczególnych dokumentów nie muszą być nadawane według tego samego klucza i nie muszą być ciągłe w ramach całego zbioru, natomiast muszą być unikalne, czyli niepowtarzalne w ramach zbioru. Możliwe jest więc prowadzenie kilku sposobów numeracji dokumentacji w jednym programie do archiwizacji dokumentacji pracowniczej. Przykładowo: dokumenty tworzone elektronicznie będą rozpoczynały się literą E, następnie będzie kolejny numer dokumentu np. E001, E002, a dokumenty skanowane i wgrywane do tego samego programu w celu archiwizacji mogą być dla odróżnienia opatrzone literą S i kolejnym numerem np. S001, S002 itd.
Struktura identyfikatora dokumentu może być więc dowolna, może w sobie zawierać PESEL, czy inny odnośnik do pracownika, jego numer z systemu kadrowego, nazwisko, czy inne dane, ale ma być on tak stworzony, że gdy będziemy wyszukiwać w systemie dokumentów i wpiszemy dany identyfikator, to bezwzględnie ma się wyszukać zawsze tylko jeden dokument. Tylko bowiem wtedy identyfikator będzie miał cechę unikatowości w zbiorze dokumentów pracodawcy.
Identyfikatorem dokumentacji może być natomiast numer ewidencyjny pracownika z systemu kadrowo-płacowego, co potwierdziło Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w swoim stanowisku z 18 stycznia 2019 r. w sprawie metadanych w dokumentacji elektronicznej: "Identyfikator nie tylko może, ale powinien być jednolity dla akt osobowych oraz dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Przepisy nie wskazują konkretnego sposobu oznaczenia identyfikatora dokumentacji, co oznacza że wybór w tym zakresie należy do pracodawcy, co znaczy, że może być też numerem ewidencyjnym pracownika nadanym w systemie.".
Inną możliwością jest działanie polegające na tym, że system do przechowywania e-dokumentacji może mieć odrębnie nadany identyfikator dla każdego pracownika, który w niektórych systemach określany jest także mianem numeru e-teczki. Konstruując zasady tworzenia identyfikatorów dokumentacji należy jednak pamiętać, że są sytuacje, gdy dla jednego pracownika będą musiały być przechowywane dwie e-teczki (jedna przechowywana 50 lat, a druga przechowywana 10 lat), a więc w systemie musi być zapewniona taka możliwość od strony technicznej. Zagadnienie to zostanie jednak szerzej omówione w części dotyczącej e-akt osobowych.
Trzecia metadana to rodzaj dokumentu, którego celem jest jednoznaczne przyporządkowanie dokumentu do jednej z części akt osobowych pracownika albo do jednego z rodzajów dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, wynikającej z § 6 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej. Precyzyjne określenie rodzajów dokumentów będzie ponadto w praktyce ułatwiało wyszukiwanie ich w e-dokumentacji, gdyż należy pamiętać, że systemy mają umożliwiać wyszukiwanie na podstawie wszystkich kategorii metadanych.
Dokumentację pracowniczą papierową skanowało trzech pracowników działu HR i każdy z nich opisywał odrębnie swoją część skanów. Pracownik A jako rodzaj dokumentu przyjął aneks do umowy o pracę, pracownik B przyjął porozumienie zmieniające warunki zatrudnienia, a pracownik C porozumienie stron zmieniające warunki pracy i płacy. W praktyce wszystkie trzy rodzaje dokumentu w języku kadrowym dotyczą tego samego dokumentu, na podstawie którego strony stosunku pracy w uzgodnieniu zmieniają warunki zatrudnienia wynikające z umowy o pracę. Jednak dla systemu teleinformatycznego będą to 3 różne rodzaje dokumentów i w zależności od tego, którą nazwę wybierzemy w czasie wyszukiwania, zostaną znalezione dokumenty dotyczące części pracowników, a nie ogółu zatrudnionych. Takie działanie pracowników działu HR jest więc nieprawidłowe i na wstępie procesu digitalizacji powinien być uzgodniony katalog rodzajów dokumentów, jakie będą znajdowały się w systemie do przechowywania e-dokumentacji.
Mając powyższe na uwadze należy stwierdzić, że ustalając rodzaje dokumentów na etapie przygotowywania procesu elektronizacji, warto z góry ułożyć katalog rodzajów dokumentów, jakie znajdą się w e-dokumentacji i potem przyporządkowywać do niego skanowane dokumenty. W niektórych systemach takie postępowanie użytkowników wymusza przyjęta struktura systemu teleinformatycznego, który wymusza wybór rodzaju dokumentu z dostępnej w systemie listy dokumentów. Na szczęście takie listy mogą być tworzone, czy modyfikowane z poziomu administratora lokalnego systemu, jakim najczęściej jest pracownik działu IT lub HR pracodawcy, a więc dodawanie nowych rodzajów dokumentów jest możliwe bez konieczności podjęcia działań przez dostawcę oprogramowania.
Kolejną metadaną jest data powstania dokumentu, która nie budzi wątpliwości w przypadku dokumentów papierowych, które zostały zeskanowane, ale znacznie trudniej jest określić datę powstania dokumentu elektronicznego. W tym zakresie jednak Ministerstwo Cyfryzacji w stanowisku z 18 stycznia 2019 r. w sprawie metadanych w dokumentacji elektronicznej wyjaśniło, że metadana w postaci daty powstania dokumentu to data w cyklu życia dokumentu, która odnosi się do zdarzenia, w którym dokument został ostatecznie utworzony, to znaczy, że jego treść nie ulegała już dalszym zmianom. Ministerstwo podkreśliło, że jako datę powstania dokumentu należy wskazywać datę zawartą w treści samego dokumentu lub, w przypadku gdy nie zawiera on daty w treści, tylko w metadanych - datę utworzenia dokumentu. Celem archiwizacji powyższej metadanej jest umożliwienie w przypadku przekształcenia dokumentacji do postaci papierowej, aby wydruk dokumentów nastąpił w porządku chronologicznym, co ma umożliwić z kolei ich właściwe ułożenie np. w papierowych aktach osobowych pracownika.
Wśród metadanych są następnie dwie metadane określające pracownika, które nie wymagają tłumaczenia, a są to imię i nazwisko pracownika oraz jego PESEL, a w przypadku jego braku - rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość, co może dotyczyć zatrudnianych cudzoziemców.
Ze względu na przewidzianą w art. 231 K.p. możliwość przejścia zakładu pracy na innego pracodawcę, w metadanych ujęto również nazwę pracodawcy, która może się zmieniać w związku z przekształcaniem spółek kapitałowych, czy też przejmowaniem innych firm lub ich części. Wtedy z metadanych będzie łatwo wyczytać, na jakim etapie zatrudnienia został stworzony dany dokument.
Ostatnie 2 metadane nie będą powszechne i będą to daty:
- opatrzenia skanu dokumentu w PDF podpisem/pieczęcią kwalifikowaną pracodawcy lub osoby go reprezentującej,
- utworzenia uporządkowanego zbioru dokumentów przeznaczonych do przekazania do innego systemu teleinformatycznego.
