Zasady postępowania w razie zmiany postaci dokumentacji

Ustawodawca przyjął, że pracownicy powinni mieć wiedzę na temat postaci, w jakiej jest prowadzona ich dokumentacja pracownicza, gdyż wpływa to także na ich uprawnienia, np. możliwość wysłania wniosku elektronicznie np. mailem zamiast składania go papierowo, jeśli przepisy Kodeksu pracy nie wymagają formy pisemnej. Dlatego procesowi elektronizacji towarzyszy obowiązek informacyjny względem załogi, który należy uznać za część obligatoryjną procesu elektronizacji dokumentacji pracowniczej.

Obowiązek informacyjny nie obejmuje sytuacji, gdy e-dokumentacja jest prowadzona dla danego pracownika od początku jego zatrudnienia, co dotyczyć może nowo powstających pracodawców, którzy od razu podejmą taką decyzję oraz wszystkich pozostałych pracodawców, którzy zaczną dla nowo przyjmowanych do pracy pracowników prowadzić e-dokumentację od początku ich zatrudnienia. W takich przypadkach nie dochodzi bowiem do zmiany postaci prowadzonej dokumentacji pracowniczej, a więc również nie ma obowiązku informacyjnego względem załogi. O fakcie prowadzenia elektronicznej dokumentacji pracownik powinien jednak zostać poinformowany choćby w procesie onboardingu (czyli szeregu działań, których celem jest adaptacja nowo zatrudnionej osoby w firmie).

Zakres obowiązku informacyjnego jest różny w zależności od tego, czy elektronizacja dotyczy dokumentacji byłych czy aktualnych pracowników, a ponadto z wyjaśnień MRPiT wynika, że może on być 1-etapowy lub 2-etapowy. Jednak bez względu na przebieg obowiązku informacyjnego kolejny etap działań pracodawcy jest zawsze taki sam, gdyż jest to wydanie poprzedniej postaci dokumentacji pracownikom, a jedynie, gdy się oni nie zgłoszą po jej odebranie, pracodawca ma możliwość jej zniszczenia. Niestety wątpliwości budzi możliwość, a nie obowiązek zniszczenia poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej, ale biorąc pod uwagę taką treść przepisu należy uznać, że dalsze przechowywanie papierowej dokumentacji jest prawnie dopuszczalne. Podejmując taką decyzję należy mieć jednak na uwadze, że będzie to dodatkowy zbiór danych osobowych, który powinien być odpowiednio zabezpieczony, a ponadto, że to już nie są akta, które są nadal prowadzone, a więc nie można już dokładać kolejnych dokumentów do takiego zbioru. Od momentu wdrożenia elektronizacji wszystkie kolejne dokumenty dokładamy już tylko do e-dokumentacji.

W Kodeksie pracy obowiązku informacyjnego dotyczą dwa przepisy - art. 94⁹ § 1 oraz § 2, przy czym pierwszy dotyczy pracowników, a drugi byłych pracowników. Ponadto kwestie te reguluje jeszcze w sposób szczegółowy § 15 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, który co więcej narzuca wymagania co do sposobu wykonania obowiązku informacyjnego, podczas gdy w przypadku pracowników Kodeks pracy wskazuje, że wykonanie obowiązku informacyjnego może nastąpić w sposób zwyczajowo przyjęty u danego pracodawcy. Dlatego pojawiły się w praktyce wątpliwości o korelację tych dwóch przepisów i pojawiło się wręcz pytanie, czy to jest jeden i ten sam obowiązek pracodawcy, czy może są to dwa kolejne etapy tego samego obowiązku.

Ministerstwo Rozwoju, Pracy i Technologii w stanowisku z 1 kwietnia 2021 r. w sprawie wdrażania elektronicznej dokumentacji pracowniczej przyjęło, że:

1) poinformowanie pracowników o zmianie postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej może nastąpić w sposób przyjęty u danego pracodawcy, bez konieczności uzyskania pokwitowania/potwierdzenia doręczenia (np. przez wywieszenie ogłoszenia w siedzibie pracodawcy na tablicy ogłoszeń czy za pośrednictwem sieci intranet),

2) techniczne aspekty informowania pracowników/zawiadamiania byłych pracowników o możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej określają przepisy § 15 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, które dopełniają (uszczegółowiają) treść powołanych przepisów Kodeksu pracy.

Dopuszczalne sposoby realizacji wspomnianego doręczenia określa § 15 ust. 1 rozporządzenia. W myśl tego przepisu, konkretny pracodawca ma możliwość wyboru (przyjęcia) sposobu realizacji takiego doręczenia między doręczeniem osobistym albo doręczeniem za pośrednictwem: operatora pocztowego, osoby upoważnionej przez pracodawcę, czy wreszcie środków komunikacji elektronicznej (pod warunkiem uzyskania potwierdzenia doręczenia).

Na podstawie powołanego wcześniej stanowiska można przyjąć, że obowiązek informacyjny może być 1-etapowy lub 2-etapowy i w przypadku 2-etapowego, wymagania co do formy dotyczą jedynie drugiego etapu, a w pierwszym może to mieć miejsce w dowolny sposób przyjęty u pracodawcy.

Pracodawca powstał w 2020 r. i zatrudnia 50 pracowników oraz ma 5 byłych pracowników, którzy zakończyli pracę w firmie. W takim przypadku podział obowiązku informacyjnego na etapy nie ma sensu i pracodawca zdecydował się na to, aby pracownik działu kadr przeszedł się po pokojach w biurze i osobiście doręczył informacje o zmianie postaci prowadzenia dokumentacji pracowniczej. W stosunku do 5 byłych pracowników i tak nie ma żadnej opcji wyboru i trzeba wysłać pocztą za zwrotnym potwierdzeniem odbioru zawiadomienia o możliwości odebrania przez nich poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej.

Pracodawca jest firmą istniejącą na rynku 50 lat i obecnie zatrudnia 2.000 pracowników. Podjął on decyzję o stopniowym wprowadzaniu elektronizacji akt osobowych pracowników. W założeniu przyjęto, że w okresie 2 lat zostanie przeprowadzony proces elektronizacji, który będzie miał 4 etapy i w każdym z nich zostanie dokonana elektronizacja około 500 akt osobowych. W takim przypadku pracodawca zdecydował się na 2-etapowy obowiązek informacyjny, gdyż w pierwszym etapie przez intranet poinformował całą załogę o planowanych zmianach oraz o datach elektronizacji dokumentacji w poszczególnych obszarach. Następnie co pół roku pracodawca już w sposób imienny będzie informował konkretnych pracowników o możliwości odbioru przez nich poprzedniej postaci ich akt osobowych, wyznaczając jednocześnie terminy na odebranie jej z działu HR.

Zakres obowiązku informacyjnego różni się przedmiotowo, jeśli chodzi o pracowników i byłych pracowników i co więcej również sama nazwa pisma przekazywanego tym dwóm grupom pracowników także powinna być różna. W przypadku pracowników, z art. 94⁹ § 1 K.p. wynika bowiem, że pracodawca informuje po pierwsze o zmianie postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej, a po drugie o możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji w terminie 30 dni od dnia przekazania ww. informacji. Z kolei w przypadku byłych pracowników, zgodnie z art. 94⁹ § 2 K.p., pracodawca zawiadamia w postaci papierowej lub elektronicznej byłego pracownika o możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od dnia zawiadomienia. Dla byłych pracowników akta już bowiem nie są dalej prowadzone, a tylko podlegają obowiązkowemu przechowywaniu przez odpowiedni okres.

Zatem pismo skierowane do pracowników to informacja, która w przypadku 1-etapowego obowiązku informacyjnego powinna zawierać dwa zagadnienia: wskazanie daty, od kiedy będzie prowadzona dokumentacja elektroniczna dla pracownika oraz poinformowanie go o możliwości i terminie odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej. I tutaj te dwa zagadnienia można podzielić na dwie informacje, decydując się na 2-etapowy obowiązek informacyjny, wtedy pierwsza z nich jest ogólną informacją dla załogi i może zostać przekazana w sposób przyjęty u danego pracodawcy, a druga już musi zostać przekazana w sposób określony w § 15 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej. W tym przypadku pracodawca ma do wyboru następujące możliwości doręczenia:

• osobiste,
• za pośrednictwem operatora pocztowego,
• za pośrednictwem osoby upoważnionej przez pracodawcę,
• za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, pod warunkiem uzyskania potwierdzenia doręczenia.

Wybór sposobu doręczenia informacji pracownikowi będzie zależny od wielkości i struktury firmy, a także liczby osób pracujących w ramach telepracy czy pracy zdalnej. Nie ma przy tym również przeciwwskazań, aby informacja była przekazywana pracownikom w różnej formie.

Pracodawca zatrudnia około 800 pracowników, którzy pracują w centrali i 3 innych lokalizacjach, a dział IT liczący 20 osób w ramach telepracy. Pracodawca zdecydował się na przejście na elektroniczne akta osobowe od stycznia 2023 r. W przypadku pracowników centrali i telepracowników informacja zostanie przekazana na maile służbowe za potwierdzeniem odbioru, a w przypadku pozostałych lokalizacji, czyli fabryki i magazynów informacja zostanie przekazana na piśmie za pośrednictwem upoważnionej osoby, jaką będzie sekretarka dyrektora odpowiednio fabryki lub magazynu.

Elektronizacja może obejmować także osoby nieobecne w pracy, czyli przebywające na długotrwałych absencjach, np. urlopach wychowawczych, urlopach macierzyńskich i rodzicielskich oraz długich zwolnieniach lekarskich. W tym przypadku jednak pracodawca powinien również wykonać obowiązek informacyjny, a najwłaściwszą formą wydaje się doręczenie informacji za pośrednictwem operatora pocztowego do domu tychże pracowników. Co ważne nie ma oczywiście także żadnych przeciwwskazań, aby termin odebrania poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej przypadał w trakcie nieobecności w pracy pracownika, gdyż jest to jedynie uprawnienie, a nie obowiązek pracownika.

W przepisach rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej uregulowano bardziej szczegółowo zasady dokonywania doręczenia informacji albo zawiadomienia o zmianie postaci prowadzenia dokumentacji za pośrednictwem operatora pocztowego. Zgodnie bowiem z § 15 ust. 3 ww. rozporządzenia, w przypadku braku możliwości doręczenia ww. pism, operator pocztowy pozostawia wiadomość o możliwości ich odbioru w terminie 7 dni, licząc od dnia pozostawienia tej wiadomości w oddawczej skrzynce pocztowej lub, gdy nie jest to możliwe, w drzwiach mieszkania pracownika albo byłego pracownika bądź w widocznym miejscu przy wejściu na posesję adresata. W przypadku nieodebrania pisma od operatora pocztowego w terminie 7 dni, powinno zostać dostarczone powtórne zawiadomienie o możliwości odbioru w terminie nie dłuższym niż 14 dni od dnia pozostawienia pierwszej wiadomości. Co ważne istnieje domniemanie odebrania informacji/zawiadomienia z upływem ww. terminu, a dokładniej rzecz ujmując z upływem ostatniego dnia tego okresu.

Bez względu na sposób doręczenia wybrany przez pracodawcę, informację przekazaną pracownikom włącza się do części B akt osobowych pracownika, a zawiadomienie wysłane do byłego pracownika włącza się do części C akt osobowych pracownika.

Uwaga! W przypadku doręczania papierowej informacji/zawiadomienia należy zeskanować taki dokument i włączyć do e-dokumentacji dokument w formacie PDF z podpisem kwalifikowanym. W takiej sytuacji będzie to często jednocześnie ostatni klasyczny dokument w aktach osobowych pracownika.

Sposób wydania poprzedniej postaci dokumentacji także jest uregulowany częściowo w Kodeksie pracy, a częściowo w rozporządzeniu w sprawie dokumentacji pracowniczej. Z Kodeksu pracy wynika tylko ogólna regulacja, zgodnie z którą w przypadku nieodebrania poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej w terminie wynikającym z informacji/zawiadomienia pracodawca może zniszczyć poprzednią postać takiej dokumentacji (art. 94¹⁰ § 1 K.p.). Z kolei z § 16 rozporządzenia wynika po pierwsze, jakim osobom może być wydana poprzednia postać dokumentacji, a po drugie, że ma to nastąpić osobiście i za pokwitowaniem.

Poprzednią postać dokumentacji może odebrać:

• pracownik lub były pracownik,
• osoby uprawnione na mocy art. 94⁹ § 3 K.p. w przypadku śmierci pracownika lub byłego pracownika,
• osoba upoważniona do odbioru przez jedną z ww. kategorii osób, przy czym w tym przypadku nie ma wymogu pełnomocnictwa notarialnego.

Jeśli chodzi o osoby uprawnione do odebrania poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej po śmierci pracownika, to ustawodawca przyjął katalog takich osób w przepisie art. 94⁹ § 3 K.p., który należy uznać za katalog zamknięty i osoby te mają uprawnienie do odebrania poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej z mocy prawa, bez względu na to czy są spadkobiercami zmarłego pracownika i nie muszą także mieć uprawnienia do renty rodzinnej po zmarłym pracowniku. Do osób tych należą:

1) dzieci własne, dzieci drugiego małżonka oraz dzieci przysposobione,

2) przyjęte na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletności wnuki, rodzeństwo i inne dzieci, z wyłączeniem jednak dotyczącym dzieci przyjętych na wychowanie i utrzymanie w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka,

3) małżonek (wdowa i wdowiec),

4) rodzice, w tym ojczym i macocha oraz osoby przysposabiające.

Pracodawca zdecydował się na elektronizację akt osobowych pracowników i proces objął także byłych pracowników. W terminie wskazanym w zawiadomieniu o możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji zgłosił się po odbiór akt jednego z byłych pracowników jego brat, gdyż pracownik zmarł 6 miesięcy wcześniej. Pracodawca nie może wydać poprzedniej postaci akt osobowych bratu, gdyż nie jest on ujęty w zamkniętym katalogu osób ustawowo uprawnionych. Pracownik działu HR powinien w takim przypadku poinformować o kręgu osób uprawnionych, ale nie może wydać fizycznie papierowej teczki akt osobowych.

W przypadku osób innych niż pracownik lub były pracownik konieczne jest jeszcze udokumentowanie przez osobę ubiegającą się o wydanie poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej swojego uprawnienia do odbioru tej dokumentacji. Ustawodawca przyjął taki obowiązek wprost w § 16 ust. 2 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej ze względu na konieczność ochrony danych osobowych.

W procesie wydawania poprzedniej postaci akt osobowych zgłosił się do działu HR ojczym byłego pracownika, który zmarł 2 lata wcześniej. Dział HR ma prawo wydać poprzednią postać dokumentacji takiej osobie, gdyż jest ona ustawowo uprawniona do odbioru, ale musi zweryfikować uprawnienie, a więc pracownik działu HR powinien poprosić o przedłożenie do wglądu: aktu zgonu byłego pracownika oraz aktu małżeństwa z matką pracownika, ewentualnie aktu urodzenia pracownika, aby ustalić z całkowitą pewnością dane matki. Ponadto dział HR może wylegitymować taką osobę i zweryfikować z dowodem osobistym dane znajdujące się na przedłożonych aktach stanu cywilnego. Pracownik działu HR nie ma uprawnienia do kopiowania ani dowodu osobistego, ani przedłożonych aktów stanu cywilnego, jednak ze względu na zasadę rozliczalności wynikającą z przepisów RODO warto, aby na pokwitowaniu odbioru zrobił odpowiednie adnotacje, np. "Dokumentację wydano ojczymowi zmarłego pracownika, którego tożsamość zweryfikowano z dowodem osobistym, a uprawnienie do odebrania poprzedniej postaci dokumentacji potwierdzono na podstawie przedłożonych kopii aktów stanu cywilnego o numerach......".

W praktyce pojawiło się także pytanie, czy można przekształcić postać papierową dokumentacji byłych pracowników w elektroniczną, w sytuacji gdy zawiadomienia o zmianie postaci przechowywania dokumentacji zostaną zwrócone przez pocztę (np. z powodu tego, że pracownik już pod danym adresem nie mieszka), a zatem nie zostaną oni faktycznie poinformowani o tym fakcie? Czy realne wykonanie obowiązku informacyjnego jest warunkiem niezbędnym do zmiany postaci dokumentacji? Odpowiedzi na to pytanie udzieliło Ministerstwo Rozwoju, Pracy i Technologii w stanowisku z 1 kwietnia 2021 r. w sprawie wdrażania elektronicznej dokumentacji pracowniczej. Resort pracy stwierdził, że kwestię skuteczności doręczenia m.in. zawiadomienia o możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej reguluje przepis § 15 ust. 5 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej. Ministerstwo podkreśliło również, że pracownik, który chciałby skorzystać z uprawnień przewidzianych przepisami Kodeksu pracy, dotyczących odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej, ma interes w tym, aby uaktualniać informacje dotyczące jego adresu. Można zatem bezpiecznie przyjąć, że nawet w sytuacji, gdy wróci jako niedoręczone większość wysłanych zawiadomień, to i tak nie blokuje to procesu elektronizacji dokumentacji pracowniczej byłych pracowników. Stanowisko to jest słuszne, gdyż pracownicy nie tracą w ten sposób niczego, a jedynie w przyszłości, gdyby zgłosili się do byłego pracodawcy po kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej na podstawie art. 94¹² K.p., to otrzymają kopię dokumentacji elektronicznej, a nie papierowej.

W § 17 ust. 1 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej uregulowano ponadto, że wydawaną dokumentację pracowniczą prowadzoną w postaci papierowej przekazuje się w formie, w jakiej była przechowywana przez pracodawcę. Oznacza to, że przed wydaniem nie powinny być z dokumentacji usuwane żadne dokumenty, które się w niej znajdowały, a ponadto nie powinna być ona zmieniana, np. specjalnie układana na nowo przed wydaniem pracownikom.