W Kodeksie pracy obowiązku informacyjnego dotyczą dwa przepisy - art. 949 § 1 oraz § 2, przy czym pierwszy dotyczy pracowników, a drugi byłych pracowników. Ponadto kwestie te reguluje jeszcze w sposób szczegółowy § 15 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, który co więcej narzuca wymagania co do sposobu wykonania obowiązku informacyjnego, podczas gdy w przypadku pracowników Kodeks pracy wskazuje, że wykonanie obowiązku informacyjnego może nastąpić w sposób zwyczajowo przyjęty u danego pracodawcy. Dlatego pojawiły się w praktyce wątpliwości o korelację tych dwóch przepisów i pojawiło się wręcz pytanie, czy to jest jeden i ten sam obowiązek pracodawcy, czy może są to dwa kolejne etapy tego samego obowiązku.
Ministerstwo Rozwoju, Pracy i Technologii w stanowisku z 1 kwietnia 2021 r. w sprawie wdrażania elektronicznej dokumentacji pracowniczej przyjęło, że:
1) poinformowanie pracowników o zmianie postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej może nastąpić w sposób przyjęty u danego pracodawcy, bez konieczności uzyskania pokwitowania/potwierdzenia doręczenia (np. przez wywieszenie ogłoszenia w siedzibie pracodawcy na tablicy ogłoszeń czy za pośrednictwem sieci intranet),
2) techniczne aspekty informowania pracowników/zawiadamiania byłych pracowników o możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej określają przepisy § 15 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, które dopełniają (uszczegółowiają) treść powołanych przepisów Kodeksu pracy.
Dopuszczalne sposoby realizacji wspomnianego doręczenia określa § 15 ust. 1 rozporządzenia. W myśl tego przepisu, konkretny pracodawca ma możliwość wyboru (przyjęcia) sposobu realizacji takiego doręczenia między doręczeniem osobistym albo doręczeniem za pośrednictwem: operatora pocztowego, osoby upoważnionej przez pracodawcę, czy wreszcie środków komunikacji elektronicznej (pod warunkiem uzyskania potwierdzenia doręczenia).
Na podstawie powołanego wcześniej stanowiska można przyjąć, że obowiązek informacyjny może być 1-etapowy lub 2-etapowy i w przypadku 2-etapowego, wymagania co do formy dotyczą jedynie drugiego etapu, a w pierwszym może to mieć miejsce w dowolny sposób przyjęty u pracodawcy.
Pracodawca powstał w 2020 r. i zatrudnia 50 pracowników oraz ma 5 byłych pracowników, którzy zakończyli pracę w firmie. W takim przypadku podział obowiązku informacyjnego na etapy nie ma sensu i pracodawca zdecydował się na to, aby pracownik działu kadr przeszedł się po pokojach w biurze i osobiście doręczył informacje o zmianie postaci prowadzenia dokumentacji pracowniczej. W stosunku do 5 byłych pracowników i tak nie ma żadnej opcji wyboru i trzeba wysłać pocztą za zwrotnym potwierdzeniem odbioru zawiadomienia o możliwości odebrania przez nich poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej.
Pracodawca jest firmą istniejącą na rynku 50 lat i obecnie zatrudnia 2.000 pracowników. Podjął on decyzję o stopniowym wprowadzaniu elektronizacji akt osobowych pracowników. W założeniu przyjęto, że w okresie 2 lat zostanie przeprowadzony proces elektronizacji, który będzie miał 4 etapy i w każdym z nich zostanie dokonana elektronizacja około 500 akt osobowych. W takim przypadku pracodawca zdecydował się na 2-etapowy obowiązek informacyjny, gdyż w pierwszym etapie przez intranet poinformował całą załogę o planowanych zmianach oraz o datach elektronizacji dokumentacji w poszczególnych obszarach. Następnie co pół roku pracodawca już w sposób imienny będzie informował konkretnych pracowników o możliwości odbioru przez nich poprzedniej postaci ich akt osobowych, wyznaczając jednocześnie terminy na odebranie jej z działu HR.
