Zakres obowiązku informacyjnego różni się przedmiotowo, jeśli chodzi o pracowników i byłych pracowników i co więcej również sama nazwa pisma przekazywanego tym dwóm grupom pracowników także powinna być różna. W przypadku pracowników, z art. 949 § 1 K.p. wynika bowiem, że pracodawca informuje po pierwsze o zmianie postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej, a po drugie o możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji w terminie 30 dni od dnia przekazania ww. informacji. Z kolei w przypadku byłych pracowników, zgodnie z art. 949 § 2 K.p., pracodawca zawiadamia w postaci papierowej lub elektronicznej byłego pracownika o możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od dnia zawiadomienia. Dla byłych pracowników akta już bowiem nie są dalej prowadzone, a tylko podlegają obowiązkowemu przechowywaniu przez odpowiedni okres.
Zatem pismo skierowane do pracowników to informacja, która w przypadku 1-etapowego obowiązku informacyjnego powinna zawierać dwa zagadnienia: wskazanie daty, od kiedy będzie prowadzona dokumentacja elektroniczna dla pracownika oraz poinformowanie go o możliwości i terminie odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej. I tutaj te dwa zagadnienia można podzielić na dwie informacje, decydując się na 2-etapowy obowiązek informacyjny, wtedy pierwsza z nich jest ogólną informacją dla załogi i może zostać przekazana w sposób przyjęty u danego pracodawcy, a druga już musi zostać przekazana w sposób określony w § 15 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej. W tym przypadku pracodawca ma do wyboru następujące możliwości doręczenia:
- osobiste,
- za pośrednictwem operatora pocztowego,
- za pośrednictwem osoby upoważnionej przez pracodawcę,
- za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, pod warunkiem uzyskania potwierdzenia doręczenia.
Wybór sposobu doręczenia informacji pracownikowi będzie zależny od wielkości i struktury firmy, a także liczby osób pracujących w ramach telepracy czy pracy zdalnej. Nie ma przy tym również przeciwwskazań, aby informacja była przekazywana pracownikom w różnej formie.
Pracodawca zatrudnia około 800 pracowników, którzy pracują w centrali i 3 innych lokalizacjach, a dział IT liczący 20 osób w ramach telepracy. Pracodawca zdecydował się na przejście na elektroniczne akta osobowe od stycznia 2023 r. W przypadku pracowników centrali i telepracowników informacja zostanie przekazana na maile służbowe za potwierdzeniem odbioru, a w przypadku pozostałych lokalizacji, czyli fabryki i magazynów informacja zostanie przekazana na piśmie za pośrednictwem upoważnionej osoby, jaką będzie sekretarka dyrektora odpowiednio fabryki lub magazynu.
Elektronizacja może obejmować także osoby nieobecne w pracy, czyli przebywające na długotrwałych absencjach, np. urlopach wychowawczych, urlopach macierzyńskich i rodzicielskich oraz długich zwolnieniach lekarskich. W tym przypadku jednak pracodawca powinien również wykonać obowiązek informacyjny, a najwłaściwszą formą wydaje się doręczenie informacji za pośrednictwem operatora pocztowego do domu tychże pracowników. Co ważne nie ma oczywiście także żadnych przeciwwskazań, aby termin odebrania poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej przypadał w trakcie nieobecności w pracy pracownika, gdyż jest to jedynie uprawnienie, a nie obowiązek pracownika.
W przepisach rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej uregulowano bardziej szczegółowo zasady dokonywania doręczenia informacji albo zawiadomienia o zmianie postaci prowadzenia dokumentacji za pośrednictwem operatora pocztowego. Zgodnie bowiem z § 15 ust. 3 ww. rozporządzenia, w przypadku braku możliwości doręczenia ww. pism, operator pocztowy pozostawia wiadomość o możliwości ich odbioru w terminie 7 dni, licząc od dnia pozostawienia tej wiadomości w oddawczej skrzynce pocztowej lub, gdy nie jest to możliwe, w drzwiach mieszkania pracownika albo byłego pracownika bądź w widocznym miejscu przy wejściu na posesję adresata. W przypadku nieodebrania pisma od operatora pocztowego w terminie 7 dni, powinno zostać dostarczone powtórne zawiadomienie o możliwości odbioru w terminie nie dłuższym niż 14 dni od dnia pozostawienia pierwszej wiadomości. Co ważne istnieje domniemanie odebrania informacji/zawiadomienia z upływem ww. terminu, a dokładniej rzecz ujmując z upływem ostatniego dnia tego okresu.
Bez względu na sposób doręczenia wybrany przez pracodawcę, informację przekazaną pracownikom włącza się do części B akt osobowych pracownika, a zawiadomienie wysłane do byłego pracownika włącza się do części C akt osobowych pracownika.
Uwaga! W przypadku doręczania papierowej informacji/zawiadomienia należy zeskanować taki dokument i włączyć do e-dokumentacji dokument w formacie PDF z podpisem kwalifikowanym. W takiej sytuacji będzie to często jednocześnie ostatni klasyczny dokument w aktach osobowych pracownika.
