Sposób wydania poprzedniej postaci dokumentacji także jest uregulowany częściowo w Kodeksie pracy, a częściowo w rozporządzeniu w sprawie dokumentacji pracowniczej. Z Kodeksu pracy wynika tylko ogólna regulacja, zgodnie z którą w przypadku nieodebrania poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej w terminie wynikającym z informacji/zawiadomienia pracodawca może zniszczyć poprzednią postać takiej dokumentacji (art. 9410 § 1 K.p.). Z kolei z § 16 rozporządzenia wynika po pierwsze, jakim osobom może być wydana poprzednia postać dokumentacji, a po drugie, że ma to nastąpić osobiście i za pokwitowaniem.
Poprzednią postać dokumentacji może odebrać:
- pracownik lub były pracownik,
- osoby uprawnione na mocy art. 949 § 3 K.p. w przypadku śmierci pracownika lub byłego pracownika,
- osoba upoważniona do odbioru przez jedną z ww. kategorii osób, przy czym w tym przypadku nie ma wymogu pełnomocnictwa notarialnego.
Jeśli chodzi o osoby uprawnione do odebrania poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej po śmierci pracownika, to ustawodawca przyjął katalog takich osób w przepisie art. 949 § 3 K.p., który należy uznać za katalog zamknięty i osoby te mają uprawnienie do odebrania poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej z mocy prawa, bez względu na to czy są spadkobiercami zmarłego pracownika i nie muszą także mieć uprawnienia do renty rodzinnej po zmarłym pracowniku. Do osób tych należą:
1) dzieci własne, dzieci drugiego małżonka oraz dzieci przysposobione,
2) przyjęte na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletności wnuki, rodzeństwo i inne dzieci, z wyłączeniem jednak dotyczącym dzieci przyjętych na wychowanie i utrzymanie w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka,
3) małżonek (wdowa i wdowiec),
4) rodzice, w tym ojczym i macocha oraz osoby przysposabiające.
Pracodawca zdecydował się na elektronizację akt osobowych pracowników i proces objął także byłych pracowników. W terminie wskazanym w zawiadomieniu o możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji zgłosił się po odbiór akt jednego z byłych pracowników jego brat, gdyż pracownik zmarł 6 miesięcy wcześniej. Pracodawca nie może wydać poprzedniej postaci akt osobowych bratu, gdyż nie jest on ujęty w zamkniętym katalogu osób ustawowo uprawnionych. Pracownik działu HR powinien w takim przypadku poinformować o kręgu osób uprawnionych, ale nie może wydać fizycznie papierowej teczki akt osobowych.
W przypadku osób innych niż pracownik lub były pracownik konieczne jest jeszcze udokumentowanie przez osobę ubiegającą się o wydanie poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej swojego uprawnienia do odbioru tej dokumentacji. Ustawodawca przyjął taki obowiązek wprost w § 16 ust. 2 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej ze względu na konieczność ochrony danych osobowych.
W procesie wydawania poprzedniej postaci akt osobowych zgłosił się do działu HR ojczym byłego pracownika, który zmarł 2 lata wcześniej. Dział HR ma prawo wydać poprzednią postać dokumentacji takiej osobie, gdyż jest ona ustawowo uprawniona do odbioru, ale musi zweryfikować uprawnienie, a więc pracownik działu HR powinien poprosić o przedłożenie do wglądu: aktu zgonu byłego pracownika oraz aktu małżeństwa z matką pracownika, ewentualnie aktu urodzenia pracownika, aby ustalić z całkowitą pewnością dane matki. Ponadto dział HR może wylegitymować taką osobę i zweryfikować z dowodem osobistym dane znajdujące się na przedłożonych aktach stanu cywilnego. Pracownik działu HR nie ma uprawnienia do kopiowania ani dowodu osobistego, ani przedłożonych aktów stanu cywilnego, jednak ze względu na zasadę rozliczalności wynikającą z przepisów RODO warto, aby na pokwitowaniu odbioru zrobił odpowiednie adnotacje, np. "Dokumentację wydano ojczymowi zmarłego pracownika, którego tożsamość zweryfikowano z dowodem osobistym, a uprawnienie do odebrania poprzedniej postaci dokumentacji potwierdzono na podstawie przedłożonych kopii aktów stanu cywilnego o numerach......".
W praktyce pojawiło się także pytanie, czy można przekształcić postać papierową dokumentacji byłych pracowników w elektroniczną, w sytuacji gdy zawiadomienia o zmianie postaci przechowywania dokumentacji zostaną zwrócone przez pocztę (np. z powodu tego, że pracownik już pod danym adresem nie mieszka), a zatem nie zostaną oni faktycznie poinformowani o tym fakcie? Czy realne wykonanie obowiązku informacyjnego jest warunkiem niezbędnym do zmiany postaci dokumentacji? Odpowiedzi na to pytanie udzieliło Ministerstwo Rozwoju, Pracy i Technologii w stanowisku z 1 kwietnia 2021 r. w sprawie wdrażania elektronicznej dokumentacji pracowniczej. Resort pracy stwierdził, że kwestię skuteczności doręczenia m.in. zawiadomienia o możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej reguluje przepis § 15 ust. 5 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej. Ministerstwo podkreśliło również, że pracownik, który chciałby skorzystać z uprawnień przewidzianych przepisami Kodeksu pracy, dotyczących odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej, ma interes w tym, aby uaktualniać informacje dotyczące jego adresu. Można zatem bezpiecznie przyjąć, że nawet w sytuacji, gdy wróci jako niedoręczone większość wysłanych zawiadomień, to i tak nie blokuje to procesu elektronizacji dokumentacji pracowniczej byłych pracowników. Stanowisko to jest słuszne, gdyż pracownicy nie tracą w ten sposób niczego, a jedynie w przyszłości, gdyby zgłosili się do byłego pracodawcy po kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej na podstawie art. 9412 K.p., to otrzymają kopię dokumentacji elektronicznej, a nie papierowej.
W § 17 ust. 1 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej uregulowano ponadto, że wydawaną dokumentację pracowniczą prowadzoną w postaci papierowej przekazuje się w formie, w jakiej była przechowywana przez pracodawcę. Oznacza to, że przed wydaniem nie powinny być z dokumentacji usuwane żadne dokumenty, które się w niej znajdowały, a ponadto nie powinna być ona zmieniana, np. specjalnie układana na nowo przed wydaniem pracownikom.
