Elektronizacja akt osobowych

W ramach procesu elektronizacji dokumentacji pracowniczej z całą pewnością najbardziej skomplikowanym i czasochłonnym jej etapem będzie elektronizacja akt osobowych, która zresztą najczęściej następuje na końcu procesu przechodzenia na elektroniczną dokumentację, gdyż w praktyce w pierwszej kolejności elektronizacja obejmuje obieg wniosków urlopowych, czy czas pracy dzięki wprowadzeniu systemów RCP, a dopiero potem akta osobowe.

Przystąpienie do elektronizacji akt osobowych jest wyzwaniem ze względu na konieczność zeskanowania dotychczasowych akt i bardzo długi okres ich obowiązkowego przechowywania, który dla stosunków pracy nawiązanych przed 2019 r. wynosi aż 50 lat.

Przystępując do tego procesu warto stworzyć na wstępie zespół projektowy, w skład którego wejdą osoby z działów HR i IT oraz inspektor ochrony danych (IOD) lub osoba zajmująca się ochroną danych osobowych. W przypadku, gdy pracodawca powołał IOD, konieczne jest jego formalne powiadomienie w momencie rozpoczynania pracy nad takim projektem, co wynika wprost z art. 38 ust. 1 RODO. Z przepisu powyższego wynika bowiem, że administrator, czyli pracodawca ma obowiązek zapewnić, aby inspektor ochrony danych był właściwie i niezwłocznie włączany we wszystkie sprawy dotyczące ochrony danych osobowych.

Punktem wyjścia przy wdrażaniu elektronizacji w zakresie akt osobowych jest ponowne przyporządkowanie dokumentów do poszczególnych części e-teczki i jednoczesne przeprowadzenie audytu RODO w archiwalnych teczkach akt osobowych. Na tym etapie warto także zdecydować, czy poza częściami A-D będą stworzone dodatkowe zbiory w e-teczce, w których będziemy przechowywać dokumenty tematycznie, aby część B akt osobowych nie stała się ogromnym zbiorem, w którym będzie wielokrotnie więcej dokumentów niż w pozostałych częściach.

W przypadku akt osobowych należy dokonać ich ręcznego przeglądu, który będzie miał w praktyce jednocześnie 4 cele:

• stworzenie listy rodzajów dokumentów przechowywanych w poszczególnych częściach akt osobowych, co w przyszłości pozwoli na ich wyszukiwanie w systemie do przechowywania e-dokumentacji oraz łatwiejszy i szybszy dostęp do zasobów elektronicznych,
• weryfikację dokumentów, które ze względu na przepisy o ochronie danych osobowych nie powinny być w ogóle przechowywane w aktach osobowych, co pozwoli na ich usunięcie przed skanowaniem akt i ochroni przed potencjalnymi karami pieniężnymi z tytułu naruszenia przepisów RODO,
• analizę dokumentów pod kątem liczby dokumentów dotyczących poszczególnych zagadnień tematycznych, co pozwoli na decyzję co do optymalnej konstrukcji e-teczki przez stworzenie dodatkowych zbiorów poza częściami A-D oraz ewentualnie przez zaplanowanie podczęści w aktach osobowych,
• analizę dokumentów pod kątem tego, czy w przepisach prawa istnieje wymóg co do formy pisemnej takiego dokumentu, czy też po wdrożeniu e-dokumentacji można część z nich sporządzić od początku elektronicznie, co z jednej strony będzie ułatwieniem w bieżącej pracy dla działu HR, ale z drugiej strony może w dużej skali przynieść także oszczędności dla organizacji.

Odnosząc się do pierwszego celu takiego audytu akt osobowych należy stwierdzić, że w większości systemów teleinformatycznych, w których przechowywana jest e-dokumentacja konieczne jest przypisanie dokumentu do odpowiedniej kategorii, jeśli chodzi o rodzaj dokumentu, co następuje w trakcie zasilania systemu dokumentami. Systemy teleinformatyczne mają najczęściej listę dokumentów, z której należy wybrać odpowiedni rodzaj, a więc na początkowym etapie zadaniem zespołu projektowego wdrażającego e-teczkę byłoby stworzenie takiej listy, zgodnie z potrzebami pracodawcy.

Analizując zawartość części C akt osobowych byłych pracowników pracodawca stwierdził, że w tej części akt osobowych znajduje się 6 rodzajów dokumentów: rozwiązanie umowy o pracę za porozumieniem stron, wypowiedzenia umów o pracę, karty obiegowe, świadectwa pracy i kopie informacji o przechowywaniu dokumentacji pracowniczej oraz umowy o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy. Pracodawca biorąc pod uwagę różne możliwości wynikające z przepisów prawa pracy oraz docelowo brak konieczności dodawania nowych dokumentów, zdecydował się jednak na dużo dłuższą listę rodzajów dokumentów w tej części akt zawierającą aż 24 rodzaje dokumentów, gdyż podzielono bardzo dokładnie dokumenty związane z rozwiązaniem umowy, a ponadto ujęto dokumenty wynikające z trybu odwoławczego związanego ze sprostowaniem świadectwa pracy i dotyczące wydania kopii dokumentacji byłemu pracownikowi.

Lista rodzajów dokumentów, jakie mogą znaleźć się w części C akt osobowych wyglądała następująco:

• Rozwiązanie umowy za porozumieniem stron,
• Wypowiedzenie umowy o pracę - pracownik,
• Wypowiedzenie umowy o pracę - pracodawca,
• Rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia - art. 52 K.p.,
• Rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia - art. 53 K.p.,
• Rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia - art. 55 K.p.,
• Karta obiegowa,
• Wnioski pracowników o dni na poszukiwanie pracy w okresie wypowiedzenia,
• Pisma dotyczące zwolnienia z obowiązku świadczenia pracy,
• Porozumienia o wcześniejszym rozwiązaniu stosunku pracy (art. 36 § 6 K.p.),
• Świadectwo pracy,
• Potwierdzenie odbioru świadectwa pracy (zwrotka),
• Kopia informacji o okresie przechowywania i prawie odbioru dokumentacji pracowniczej,
• Dokument dotyczący niewypłacania ekwiwalentu za urlop,
• Dokument związany z zajęciem wynagrodzenia,
• Wnioski dotyczące wydawania/sprostowania świadectwa pracy,
• Stanowisko pracodawcy dotyczące sprostowania świadectwa pracy,
• Kopia wyroku sądu dotyczącego sprostowania świadectwa pracy,
• Kopia ugody skutkującej wydaniem nowego świadectwa pracy,
• Umowa o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy,
• Dokumenty związane ze zwolnieniem pracownika z przestrzegania zakazu konkurencji po ustaniu stosunku pracy,
• Skierowanie na badania okresowe wynikające z wykonywania pracy w warunkach narażenia na działanie substancji i czynników rakotwórczych lub pyłów zwłókniających,
• Wniosek o wydanie kopii dokumentacji pracowniczej przez byłego pracownika,
• Potwierdzenie odbioru kopii dokumentacji pracowniczej.

Analogiczna analiza powinna zostać dokonana także w odniesieniu do pozostałych części akt osobowych, gdyż dokładne listy rodzajów dokumentów zabezpieczą pracodawcę przed koniecznością wprowadzania zmian w tym zakresie w przyszłości, ale co najważniejsze pozwolą na bardzo precyzyjne wyszukiwanie dokumentów w e-dokumentacji, co będzie ważne zwłaszcza w dużych organizacjach z długą historią, w przypadku których e-dokumentacja będzie zawierała tysiące dokumentów.

W e-teczce można przewidzieć jako rodzaj dokumentu "Dokument związany z rozwiązaniem umowy o pracę", wtedy w tej kategorii będą mieściły się wszystkie dokumenty związane z zakończeniem pracy pracownika bez względu na tryb rozwiązania stosunku pracy, co utrudni w przyszłości szczegółową analizę danych pod kątem tego, czy częściej pracownicy sami się zwalniają z pracy, czy też są to decyzje pracodawcy. Zamiast takiej kategorii można przewidzieć 6 rodzajów dokumentów w zależności od trybu rozwiązania umowy, co zrobiono w szczegółowej liście zawartej w poprzednim przykładzie. Taka konstrukcja e-teczki da w przyszłości możliwość dokonania w łatwy i szybki sposób analizy, na jakiej podstawie najczęściej doszło do rozstania z pracownikami, gdyż każdy tryb rozwiązania stosunku pracy będzie stanowił jednocześnie odrębny rodzaj dokumentu.

Drugi cel audytu akt osobowych to audyt RODO, który jednocześnie skróci czas digitalizacji, gdyż zostaną wcześniej usunięte dokumenty, które nie powinny być w ogóle przechowywane w dokumentacji pracowniczej, a więc w rezultacie będzie mniej dokumentów do skanowania. W tym zakresie stanowisko UODO jest takie, że pracodawca przechowując dane w dokumentacji pracowniczej musi przetwarzać dane osobowe zgodnie z zasadami określonymi w art. 5 RODO, niezależnie od tego, w jakim okresie zostały one zebrane. W swoich wyjaśnieniach z 27 sierpnia 2020 r. UODO wskazuje wyraźnie, że jeśli istnieje ryzyko, że dane w teczkach pracowniczych są niezgodne z obowiązującymi przepisami prawa, pracodawca powinien dokonać przeglądu tych akt i usunąć te dane, które są niezgodne z ww. regulacjami. Pretekstem do takiego przeglądu może być więc także projekt wdrożenia elektronicznej dokumentacji pracowniczej.

Uwaga! Na podstawie interpretacji UODO można wskazać szereg dokumentów, które czasem znajdują się w aktach osobowych, a nie powinny i zaliczymy do tego katalogu:

• kopie dowodów osobistych,
• kopie książeczek wojskowych,
• kopie legitymacji weterana,
• kopie aktów stanu cywilnego w przypadku urlopów okolicznościowych,
• kopie aktu małżeństwa w przypadku zmiany nazwiska przez pracownika,
• zaświadczenia ze stacji krwiodawstwa,
• potwierdzenia stawienia się lub wezwania do sądu, prokuratury, czy innych organów administracji.

Trzeci cel audytu to analiza dokumentów pod kątem liczbowym dotyczących poszczególnych zagadnień, co pozwoli na podjęcie decyzji co do układu i liczby poszczególnych zbiorów w e-dokumentacji. Taka analiza może skutkować decyzją co do wydzielenia dodatkowych części poza obligatoryjnymi A-D, jak np. "Dokumentacji PIT", gdyż w aktach jest bardzo dużo oświadczeń podatkowych dotyczących danego roku podatkowego, których liczba będzie jeszcze rosła, czy też podziału części np. B akt osobowych na podczęści. Zagadnienia te zostaną szerzej omówione w dalszej części niniejszego dodatku.

Ostatni cel audytu akt osobowych dokonywanego przed elektronizacją to ustalenie, które z dokumentów znajdujących się w aktach osobowych muszą mieć formę pisemną, gdyż taki jest wymóg prawny, a które można sporządzić elektronicznie, co w przyszłości przyspieszy obieg dokumentacji w organizacji. W tym zakresie należy także śledzić planowane zmiany w prawie pracy, gdyż w projektach nowelizacji Kodeksu pracy jest proponowanych wiele zmian w tej materii, które umożliwią złożenie szeregu wniosków przez pracowników w postaci elektronicznej. Ze względu na wagę tego zagadnienia i skalę planowanych zmian, zagadnienie to zostało przedstawione odrębnie w ostatnim punkcie niniejszego dodatku.

Analiza dokonana w tym zakresie umożliwia opracowanie schematu postępowania, który pozwoli na całkowite wyeliminowanie dokumentów papierowych w procesie zatrudnienia pracownika, umożliwiając sporządzenie wszystkich dokumentów elektronicznie.

Pracodawca, wdrażając elektronizację akt osobowych, zdecydował się na jednoczesne wdrożenie platformy do podpisywania dokumentów, gdyż duża część pracowników będzie pracowała zdalnie i przyszłe rekrutacje będą obejmowały teren całego kraju, mimo że firma ma siedzibę w Krakowie i nie ma żadnych oddziałów w innych miastach Polski. Pracodawca podzielił dokumenty związane z zatrudnieniem pracownika na 2 części: wymagające formy pisemnej oraz możliwe do podpisania elektronicznie. Następnie podpisał umowę z dostawcą podpisów kwalifikowanych czasowych, które są dostępne w chmurze. Dzięki temu w pierwszym dniu zatrudnienia pracownik za pośrednictwem wykupionego dla niego podpisu kwalifikowanego z certyfikatem ważnym 24 godziny podpisze umowę o pracę i inne dokumenty wymagające formy pisemnej, a pozostałe dokumenty podpisze w platformie podpisem elektronicznym niekwalifikowanym. Całość dokumentów trafi następnie do działu HR, który zarchiwizuje je w e-teczce pracownika. Dzięki temu proces zatrudnienia odbędzie się bez wykorzystania papierowych dokumentów.

Jeśli pracodawca nie ma możliwości skorzystania z tak zaawansowanych rozwiązań informatycznych, to podział dokumentów na 2 części, z których jedna wymaga formy pisemnej, spowoduje ograniczenie liczby dokumentów papierowych, jakie będą w obiegu, gdyż część dokumentów można ująć w pulpitach pracowniczych, czy w aplikacjach do elektronicznego obiegu wniosków pracowniczych. Ponadto w takich przypadkach warto zaplanować we właściwy sposób proces zatrudnienia, w którym pracownik będzie podpisywał umowę jako drugi i składał oświadczenia pisemne w obecności pracownika działu HR, a ten od razu zeskanuje potrzebne dokumenty i odda oryginały pracownikowi, co spowoduje oszczędność papieru, gdyż większość dokumentów będzie dzięki temu drukowana tylko w 1 egzemplarzu.

Pracownicy pełniący funkcję HR BP w organizacji zostali upoważnieni przez pracodawcę do podpisywania umów o pracę z pracownikami, z wyjątkiem kadry kierowniczej, w przypadku której umowy podpisuje dyrektor personalny lub członek zarządu. Proces zatrudnienia został zorganizowany w ten sposób, że pracownik w pierwszym dniu pracy przychodzi do właściwego HR BP i przynosi ze sobą świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy oraz świadectwa/dyplomy potwierdzające ukończenie szkoły. Na miejscu pracownik podpisuje umowę o pracę papierowo i składa szereg oświadczeń w klasycznej papierowej postaci, ale wszystkie dokumenty łącznie z umową są wydrukowane tylko w 1 egzemplarzu. Pracownik pełniący rolę HR BP skanuje wszystkie dokumenty zarówno przyniesione przez pracownika, jak i podpisane przez niego oświadczenia i umowę. Skany w PDF zostają następnie opatrzone pieczęcią kwalifikowaną pracodawcy, a umowa zostaje podpisana podpisem kwalifikowanym przez HR BP i wszystkie dokumenty zostają elektronicznie umieszczone w e-teczce. Pracownik otrzymuje oryginały papierowe złożonych przez siebie oświadczeń. Zostają mu zwrócone także dokumenty, które przyniósł ze sobą, czyli głównie świadectwa pracy, a ostateczną umowę o pracę z podpisem kwalifikowanym osoby reprezentującej pracodawcę otrzymuje na utworzony przez dział IT służbowy adres mailowy. Dzięki temu ograniczony został obieg dokumentów papierowych, a proces zatrudnienia jest prosty i szybki.

Planując elektronizację akt osobowych trzeba zastanowić się nad tym, czy poza klasycznym podziałem akt osobowych na części A-D nie warto wprowadzić dodatkowych części e-dokumentacji, które w przyszłości ułatwią korzystanie z takich dokumentów. Często dostawcy oprogramowania do przechowywania e-dokumentacji sami podpowiadają takie rozwiązania, gdyż tworząc moduły do e-dokumentacji zaprojektowali dodatkowe zbiory dokumentów.

W tym zakresie warto rozważyć stworzenie zbiorów takich jak:

• Dokumentacja związana z rekrutacją,
• Dokumentacja ZUS,
• Dokumentacja PIT,
• Dokumentacja ZFŚS,
•  Pozostała dokumentacja.

Argumenty przemawiające za takimi rozwiązaniami związane są przede wszystkim z retencją danych w rozumieniu RODO, która jest różna dla różnych kategorii dokumentów, a więc łatwiejsze może być ich przechowywanie poza aktami osobowymi, aby usuwać te dokumenty w prosty sposób bez konieczności przeszukiwania e-teczek po datach i rodzajach dokumentów.

Dokumentacja ZUS i PIT jest często przez pracodawców przechowywana w aktach osobowych, w których w części B znajdziemy PIT-2, oświadczenia o stosowaniu podwyższonych kosztów uzyskania przychodu, czy ZUS ZUA. Działanie takie nie jest sprzeczne z RODO, gdyż przepisy o ochronie danych mają na celu zabezpieczenie danych i przechowywanie ich przez określony czas, ale nie rozstrzygają o miejscu przechowywania. Z punktu widzenia prawa pracy dokumenty te nie wchodzą w skład dokumentacji pracowniczej w rozumieniu art. 94 pkt 9a K.p., a więc okres ich przechowywania jest inny i wynosi 5 lat, a nie 10 czy 50 lat, które dotyczą przechowywania akt osobowych. Konstruując układ e-teczki słusznym działaniem jest więc wydzielenie tych dokumentów z części B do innych części e-dokumentacji, gdyż wtedy łatwiej będzie pilnować okresów retencji i usuwać te dokumenty w odpowiednim czasie. Za takim działaniem przemawiają także stanowiska Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, z których wynika, że w aktach osobowych nie powinny być przechowywane dokumenty, które wynikają z innych dziedzin prawa niż prawo pracy.

W przypadku dokumentacji związanej z rekrutacjami czy ZFŚS argumentem przemawiającym za ujęciem ich w e-dokumentacji będzie utrzymywanie jednego elektronicznego archiwum przez pracodawcę, co może być lepszym rozwiązaniem z punktu widzenia ryzyk i kosztów obsługi IT i kwestii związanych z RODO.

Uwaga! WSA w Warszawie w wyroku z 4 sierpnia 2022 r. (sygn. akt II SA/Wa 542/22 - nieprawomocny) uchylił decyzję Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych o upomnieniu pracodawcy za nieusunięcie danych osobowych kandydata do pracy po zakończeniu rekrutacji, co podważa forsowane przez UODO zdanie, że pracodawca jest zobowiązany usuwać dane osobowe kandydatów zaraz po zakończeniu rekrutacji. WSA podważył tę wykładnię, uzasadniając, że pracodawca może przetwarzać dane osobowe kandydatów do pracy po zakończonym procesie rekrutacji z uwagi na możliwe roszczenia z tytułu dyskryminacji. Po zakończonym procesie naboru przechowywane mogą być one do porównania sytuacji kandydatów i zweryfikowania, czy doszło do naruszenia zasady równego traktowania w zatrudnieniu (na przykład z uwagi na płeć lub wiek).

Mając na uwadze powyższy wyrok, z pewnością wielu pracodawców zdecyduje się na dłuższe przechowywanie CV byłych kandydatów do pracy, co jest możliwe maksymalnie przez okres przedawnienia roszczeń wynikający z art. 291 K.p., a więc 3-letni. Tutaj pojawia się pytanie, czy pracodawca posiada profesjonalny system teleinformatyczny do rekrutacji, który zapewnia również odpowiedni standard przechowywania takich danych, czy też nie łatwiej oraz bezpieczniej będzie przechowywać te dane w e-dokumentacji.

Częstym w praktyce rozwiązaniem jest stworzenie w e-dokumentacji części "Pozostała dokumentacja" czy "Inne dokumenty", w której mogą być gromadzone dokumenty związane z funkcjonowaniem pracodawcy, które nie są powszechnie stosowane, a wynikają z wewnętrznych procedur firmy, np. wnioski o wystawienie delegacji, wnioski o dzień wolny na urodziny, jeśli pracodawca przyznał w regulaminie pracy takie uprawnienie, wnioski związane z wolontariatem, które rozpowszechniły się po wybuchu wojny na Ukrainie. Dzięki istnieniu takiej sekcji w e-dokumentacji "nie zaśmiecamy" bowiem akt osobowych, które są bardziej przejrzyste, a ponadto nie przechowujemy żadnych dodatkowych dokumentów papierowo. Z drugiej strony oczywiście należy pamiętać, że katalog dokumentów przechowywanych w części B akt osobowych jest katalogiem otwartym i wszystkie specyficzne dla danego pracodawcy dokumenty mogłyby być przechowywane po prostu w aktach osobowych i decyzja w tym zakresie zależy od pracodawcy.

Od 1 stycznia 2019 r., zgodnie z § 4 ust. 2 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, oświadczenia lub dokumenty znajdujące się w części A, B i C akt osobowych pracownika, powiązane ze sobą tematycznie można przechowywać w wydzielonych częściach, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery A1, B1, C1 i kolejne. W takim przypadku przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu oświadczeń lub dokumentów dotyczy każdej z wydzielonych części, a nie całej części akt osobowych, np. części B. Ilość części i ich zawartość zależy tylko i wyłącznie od pracodawcy. Co ważne, z formalnego punktu widzenia nie ma także przeciwwskazań, aby wprowadzić w e-teczce podział na podczęści mimo, że nie był on stosowany w aktach tradycyjnych przed digitalizacją dokumentacji pracowniczej. Nie ma bowiem w przepisach prawa pracy wymogu, zgodnie z którym e-teczka ma być wiernym odwzorowaniem układu tradycyjnych akt danego pracownika. Pośrednio za takim rozumowaniem przemawia również brzmienie przepisu § 17 ust. 1 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, zgodnie z którym wydawaną dokumentację pracowniczą przekazuje się w formie, w jakiej była przechowywana przez pracodawcę, co może sugerować, że wprowadzane zmiany nie powinny wpłynąć na wygląd poprzedniej postaci dokumentacji. Działanie takie z pewnością ułatwi późniejsze korzystanie z e-teczki, która będzie bardziej przejrzysta.

W praktyce najwięcej dokumentów jest przechowywanych w części B akt osobowych, a więc wdrażając elektroniczną dokumentację pracowniczą warto pomyśleć nad podziałem tej części na podczęści, co nie obliguje jednak pracodawcy do podziału pozostałych części.

Przykładowy podział części B akt osobowych na podczęści może wyglądać następująco:

• B1 - dokumenty związane z nawiązaniem stosunku pracy,
• B2 - dokumenty z obszaru BHP,
• B3 - dokumenty związane z RODO,
• B4 - umowy o pracę i zmiany warunków zatrudnienia,
• B5 - dokumenty związane z rodzicielstwem,
• B6 - dokumenty związane z płacami,
• B7 - dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji,
• B8 - dokumenty związane z pracą zdalną,
• B9 - pozostała dokumentacja pracownicza.

Dzięki takiemu podziałowi możliwe będzie szybkie zweryfikowanie dokumentów na dany temat, czy prześledzenie historii zmian w jakimś konkretnym temacie, np. zaszeregowania pracownika, bez konieczności wyszukiwania dokumentów po ich rodzaju czy dacie stworzenia, co z pewnością będzie ułatwieniem w pracy dla działów HR.

Zagadnienie kontynuowania e-teczki ma związek ze zdarzającymi się w praktyce sytuacjami, gdy pracownik wraca do pracodawcy ponownie do pracy po przerwie nawet kilkuletniej. W tym zakresie obowiązuje ogólna zasada dotycząca kontynuacji prowadzenia dokumentacji pracowniczej wynikająca z art. 94⁵ K.p., która będzie identyczna w przypadku prowadzenia klasycznej, papierowej dokumentacji, jak i e-dokumentacji. Otóż, gdy ponowne nawiązanie stosunku pracy z tym samym pracownikiem nastąpi w okresie obowiązkowego 10-letniego przechowywania dokumentacji pracowniczej, to pracodawca będzie miał obowiązek kontynuowania prowadzenia dla tego pracownika dotychczasowej dokumentacji i nie może on założyć nowych akt osobowych. W takim przypadku okres przechowywania dokumentacji pracowniczej liczy się natomiast od końca roku kalendarzowego, w którym kończący się najpóźniej stosunek pracy zawarty z takim pracownikiem rozwiązał się lub wygasł.

Pracownik pracował u pracodawcy w latach 2021-2022 i miał prowadzone elektroniczne akta osobowe. Pracownik wróci ponownie do pracy u tego pracodawcy w 2030 r., a więc w okresie obowiązkowego przechowywania jego dokumentacji pracowniczej, który trwa od dnia 31 grudnia 2022 r. do dnia 31 grudnia 2032 r. W takim przypadku pracodawca będzie musiał kontynuować prowadzenie dotychczasowej e-teczki i nie będzie mógł założyć nowej e-teczki dla takiego pracownika. Zakładając, że pracownik ponownie odejdzie z pracy w 2033 r., cała jego e-teczka (część dotycząca pierwszego i drugiego zatrudnienia) będzie przechowywana od dnia 31 grudnia 2033 r. do 31 grudnia 2043 r.

W praktyce więc założenie nowej e-teczki dla pracownika będzie możliwe w dwóch przypadkach:

• gdy poprzedni stosunek pracy był nawiązany przed 1 stycznia 2019 r. i okres przechowywania dokumentacji pracowniczej wynosi dla niego 50 lat, w takim bowiem przypadku nie ma możliwości połączenia starych i nowych akt osobowych, nawet gdyby pracodawca przeszedł proces elektronizacji i poddał mu także teczki archiwalne (zwolnionych pracowników), różny okres retencji danych w takim przypadku wymusi konieczność przechowywania dwóch odrębnych teczek akt osobowych,
• jeśli pomiędzy dwoma okresami zatrudnienia, które miały miejsce już po 2019 r. wystąpiła przerwa ponad 10-letnia, czyli dłuższa niż wynikający z aktualnych przepisów Kodeksu pracy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej.

W dwóch powyższych przypadkach założenie e-teczki będzie możliwe również, gdy poprzednie akta osobowe tego pracownika były prowadzone w postaci tradycyjnej i są nadal przechowywane jako dokumentacja papierowa. Nie ma to w praktyce żadnego znaczenia, gdyż w takim przypadku nie ma po prostu zastosowania art. 94⁵ K.p., z którego wynika obowiązek kontynuacji prowadzenia dokumentacji pracowniczej.

Uwaga! Jeśli są różne okresy przechowywania akt osobowych dla dwóch okresów zatrudnienia tego samego pracownika, to nie ma przeciwwskazań prawnych, aby pierwsze akta osobowe przechowywane w archiwum zakładowym pozostały papierowe, a drugie były już prowadzone elektronicznie. Jeśli jednak zgodnie z art. 94⁵ K.p. powinna nastąpić kontynuacja prowadzenia dokumentacji pracowniczej, to istnienie papierowych akt wymusi kontynuację ich w takiej postaci. Gdyby jednak pracodawca przy ponownym zatrudnieniu pracownika chciał założyć e-akta, to powinno to być najpierw poprzedzone digitalizacją poprzedniej teczki papierowej i kontynuacją jej prowadzenia w nowym stosunku pracy.