Punktem wyjścia przy wdrażaniu elektronizacji w zakresie akt osobowych jest ponowne przyporządkowanie dokumentów do poszczególnych części e-teczki i jednoczesne przeprowadzenie audytu RODO w archiwalnych teczkach akt osobowych. Na tym etapie warto także zdecydować, czy poza częściami A-D będą stworzone dodatkowe zbiory w e-teczce, w których będziemy przechowywać dokumenty tematycznie, aby część B akt osobowych nie stała się ogromnym zbiorem, w którym będzie wielokrotnie więcej dokumentów niż w pozostałych częściach.
W przypadku akt osobowych należy dokonać ich ręcznego przeglądu, który będzie miał w praktyce jednocześnie 4 cele:
- stworzenie listy rodzajów dokumentów przechowywanych w poszczególnych częściach akt osobowych, co w przyszłości pozwoli na ich wyszukiwanie w systemie do przechowywania e-dokumentacji oraz łatwiejszy i szybszy dostęp do zasobów elektronicznych,
- weryfikację dokumentów, które ze względu na przepisy o ochronie danych osobowych nie powinny być w ogóle przechowywane w aktach osobowych, co pozwoli na ich usunięcie przed skanowaniem akt i ochroni przed potencjalnymi karami pieniężnymi z tytułu naruszenia przepisów RODO,
- analizę dokumentów pod kątem liczby dokumentów dotyczących poszczególnych zagadnień tematycznych, co pozwoli na decyzję co do optymalnej konstrukcji e-teczki przez stworzenie dodatkowych zbiorów poza częściami A-D oraz ewentualnie przez zaplanowanie podczęści w aktach osobowych,
- analizę dokumentów pod kątem tego, czy w przepisach prawa istnieje wymóg co do formy pisemnej takiego dokumentu, czy też po wdrożeniu e-dokumentacji można część z nich sporządzić od początku elektronicznie, co z jednej strony będzie ułatwieniem w bieżącej pracy dla działu HR, ale z drugiej strony może w dużej skali przynieść także oszczędności dla organizacji.
Odnosząc się do pierwszego celu takiego audytu akt osobowych należy stwierdzić, że w większości systemów teleinformatycznych, w których przechowywana jest e-dokumentacja konieczne jest przypisanie dokumentu do odpowiedniej kategorii, jeśli chodzi o rodzaj dokumentu, co następuje w trakcie zasilania systemu dokumentami. Systemy teleinformatyczne mają najczęściej listę dokumentów, z której należy wybrać odpowiedni rodzaj, a więc na początkowym etapie zadaniem zespołu projektowego wdrażającego e-teczkę byłoby stworzenie takiej listy, zgodnie z potrzebami pracodawcy.
Analizując zawartość części C akt osobowych byłych pracowników pracodawca stwierdził, że w tej części akt osobowych znajduje się 6 rodzajów dokumentów: rozwiązanie umowy o pracę za porozumieniem stron, wypowiedzenia umów o pracę, karty obiegowe, świadectwa pracy i kopie informacji o przechowywaniu dokumentacji pracowniczej oraz umowy o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy. Pracodawca biorąc pod uwagę różne możliwości wynikające z przepisów prawa pracy oraz docelowo brak konieczności dodawania nowych dokumentów, zdecydował się jednak na dużo dłuższą listę rodzajów dokumentów w tej części akt zawierającą aż 24 rodzaje dokumentów, gdyż podzielono bardzo dokładnie dokumenty związane z rozwiązaniem umowy, a ponadto ujęto dokumenty wynikające z trybu odwoławczego związanego ze sprostowaniem świadectwa pracy i dotyczące wydania kopii dokumentacji byłemu pracownikowi.
Lista rodzajów dokumentów, jakie mogą znaleźć się w części C akt osobowych wyglądała następująco:
- Rozwiązanie umowy za porozumieniem stron,
- Wypowiedzenie umowy o pracę - pracownik,
- Wypowiedzenie umowy o pracę - pracodawca,
- Rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia - art. 52 K.p.,
- Rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia - art. 53 K.p.,
- Rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia - art. 55 K.p.,
- Karta obiegowa,
- Wnioski pracowników o dni na poszukiwanie pracy w okresie wypowiedzenia,
- Pisma dotyczące zwolnienia z obowiązku świadczenia pracy,
- Porozumienia o wcześniejszym rozwiązaniu stosunku pracy (art. 36 § 6 K.p.),
- Świadectwo pracy,
- Potwierdzenie odbioru świadectwa pracy (zwrotka),
- Kopia informacji o okresie przechowywania i prawie odbioru dokumentacji pracowniczej,
- Dokument dotyczący niewypłacania ekwiwalentu za urlop,
- Dokument związany z zajęciem wynagrodzenia,
- Wnioski dotyczące wydawania/sprostowania świadectwa pracy,
- Stanowisko pracodawcy dotyczące sprostowania świadectwa pracy,
- Kopia wyroku sądu dotyczącego sprostowania świadectwa pracy,
- Kopia ugody skutkującej wydaniem nowego świadectwa pracy,
- Umowa o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy,
- Dokumenty związane ze zwolnieniem pracownika z przestrzegania zakazu konkurencji po ustaniu stosunku pracy,
- Skierowanie na badania okresowe wynikające z wykonywania pracy w warunkach narażenia na działanie substancji i czynników rakotwórczych lub pyłów zwłókniających,
- Wniosek o wydanie kopii dokumentacji pracowniczej przez byłego pracownika,
- Potwierdzenie odbioru kopii dokumentacji pracowniczej.
Analogiczna analiza powinna zostać dokonana także w odniesieniu do pozostałych części akt osobowych, gdyż dokładne listy rodzajów dokumentów zabezpieczą pracodawcę przed koniecznością wprowadzania zmian w tym zakresie w przyszłości, ale co najważniejsze pozwolą na bardzo precyzyjne wyszukiwanie dokumentów w e-dokumentacji, co będzie ważne zwłaszcza w dużych organizacjach z długą historią, w przypadku których e-dokumentacja będzie zawierała tysiące dokumentów.
W e-teczce można przewidzieć jako rodzaj dokumentu "Dokument związany z rozwiązaniem umowy o pracę", wtedy w tej kategorii będą mieściły się wszystkie dokumenty związane z zakończeniem pracy pracownika bez względu na tryb rozwiązania stosunku pracy, co utrudni w przyszłości szczegółową analizę danych pod kątem tego, czy częściej pracownicy sami się zwalniają z pracy, czy też są to decyzje pracodawcy. Zamiast takiej kategorii można przewidzieć 6 rodzajów dokumentów w zależności od trybu rozwiązania umowy, co zrobiono w szczegółowej liście zawartej w poprzednim przykładzie. Taka konstrukcja e-teczki da w przyszłości możliwość dokonania w łatwy i szybki sposób analizy, na jakiej podstawie najczęściej doszło do rozstania z pracownikami, gdyż każdy tryb rozwiązania stosunku pracy będzie stanowił jednocześnie odrębny rodzaj dokumentu.
Drugi cel audytu akt osobowych to audyt RODO, który jednocześnie skróci czas digitalizacji, gdyż zostaną wcześniej usunięte dokumenty, które nie powinny być w ogóle przechowywane w dokumentacji pracowniczej, a więc w rezultacie będzie mniej dokumentów do skanowania. W tym zakresie stanowisko UODO jest takie, że pracodawca przechowując dane w dokumentacji pracowniczej musi przetwarzać dane osobowe zgodnie z zasadami określonymi w art. 5 RODO, niezależnie od tego, w jakim okresie zostały one zebrane. W swoich wyjaśnieniach z 27 sierpnia 2020 r. UODO wskazuje wyraźnie, że jeśli istnieje ryzyko, że dane w teczkach pracowniczych są niezgodne z obowiązującymi przepisami prawa, pracodawca powinien dokonać przeglądu tych akt i usunąć te dane, które są niezgodne z ww. regulacjami. Pretekstem do takiego przeglądu może być więc także projekt wdrożenia elektronicznej dokumentacji pracowniczej.
Uwaga! Na podstawie interpretacji UODO można wskazać szereg dokumentów, które czasem znajdują się w aktach osobowych, a nie powinny i zaliczymy do tego katalogu:
- kopie dowodów osobistych,
- kopie książeczek wojskowych,
- kopie legitymacji weterana,
- kopie aktów stanu cywilnego w przypadku urlopów okolicznościowych,
- kopie aktu małżeństwa w przypadku zmiany nazwiska przez pracownika,
- zaświadczenia ze stacji krwiodawstwa,
- potwierdzenia stawienia się lub wezwania do sądu, prokuratury, czy innych organów administracji.
Trzeci cel audytu to analiza dokumentów pod kątem liczbowym dotyczących poszczególnych zagadnień, co pozwoli na podjęcie decyzji co do układu i liczby poszczególnych zbiorów w e-dokumentacji. Taka analiza może skutkować decyzją co do wydzielenia dodatkowych części poza obligatoryjnymi A-D, jak np. "Dokumentacji PIT", gdyż w aktach jest bardzo dużo oświadczeń podatkowych dotyczących danego roku podatkowego, których liczba będzie jeszcze rosła, czy też podziału części np. B akt osobowych na podczęści. Zagadnienia te zostaną szerzej omówione w dalszej części niniejszego dodatku.
Ostatni cel audytu akt osobowych dokonywanego przed elektronizacją to ustalenie, które z dokumentów znajdujących się w aktach osobowych muszą mieć formę pisemną, gdyż taki jest wymóg prawny, a które można sporządzić elektronicznie, co w przyszłości przyspieszy obieg dokumentacji w organizacji. W tym zakresie należy także śledzić planowane zmiany w prawie pracy, gdyż w projektach nowelizacji Kodeksu pracy jest proponowanych wiele zmian w tej materii, które umożliwią złożenie szeregu wniosków przez pracowników w postaci elektronicznej. Ze względu na wagę tego zagadnienia i skalę planowanych zmian, zagadnienie to zostało przedstawione odrębnie w ostatnim punkcie niniejszego dodatku.
Analiza dokonana w tym zakresie umożliwia opracowanie schematu postępowania, który pozwoli na całkowite wyeliminowanie dokumentów papierowych w procesie zatrudnienia pracownika, umożliwiając sporządzenie wszystkich dokumentów elektronicznie.
Pracodawca, wdrażając elektronizację akt osobowych, zdecydował się na jednoczesne wdrożenie platformy do podpisywania dokumentów, gdyż duża część pracowników będzie pracowała zdalnie i przyszłe rekrutacje będą obejmowały teren całego kraju, mimo że firma ma siedzibę w Krakowie i nie ma żadnych oddziałów w innych miastach Polski. Pracodawca podzielił dokumenty związane z zatrudnieniem pracownika na 2 części: wymagające formy pisemnej oraz możliwe do podpisania elektronicznie. Następnie podpisał umowę z dostawcą podpisów kwalifikowanych czasowych, które są dostępne w chmurze. Dzięki temu w pierwszym dniu zatrudnienia pracownik za pośrednictwem wykupionego dla niego podpisu kwalifikowanego z certyfikatem ważnym 24 godziny podpisze umowę o pracę i inne dokumenty wymagające formy pisemnej, a pozostałe dokumenty podpisze w platformie podpisem elektronicznym niekwalifikowanym. Całość dokumentów trafi następnie do działu HR, który zarchiwizuje je w e-teczce pracownika. Dzięki temu proces zatrudnienia odbędzie się bez wykorzystania papierowych dokumentów.
Jeśli pracodawca nie ma możliwości skorzystania z tak zaawansowanych rozwiązań informatycznych, to podział dokumentów na 2 części, z których jedna wymaga formy pisemnej, spowoduje ograniczenie liczby dokumentów papierowych, jakie będą w obiegu, gdyż część dokumentów można ująć w pulpitach pracowniczych, czy w aplikacjach do elektronicznego obiegu wniosków pracowniczych. Ponadto w takich przypadkach warto zaplanować we właściwy sposób proces zatrudnienia, w którym pracownik będzie podpisywał umowę jako drugi i składał oświadczenia pisemne w obecności pracownika działu HR, a ten od razu zeskanuje potrzebne dokumenty i odda oryginały pracownikowi, co spowoduje oszczędność papieru, gdyż większość dokumentów będzie dzięki temu drukowana tylko w 1 egzemplarzu.
Pracownicy pełniący funkcję HR BP w organizacji zostali upoważnieni przez pracodawcę do podpisywania umów o pracę z pracownikami, z wyjątkiem kadry kierowniczej, w przypadku której umowy podpisuje dyrektor personalny lub członek zarządu. Proces zatrudnienia został zorganizowany w ten sposób, że pracownik w pierwszym dniu pracy przychodzi do właściwego HR BP i przynosi ze sobą świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy oraz świadectwa/dyplomy potwierdzające ukończenie szkoły. Na miejscu pracownik podpisuje umowę o pracę papierowo i składa szereg oświadczeń w klasycznej papierowej postaci, ale wszystkie dokumenty łącznie z umową są wydrukowane tylko w 1 egzemplarzu. Pracownik pełniący rolę HR BP skanuje wszystkie dokumenty zarówno przyniesione przez pracownika, jak i podpisane przez niego oświadczenia i umowę. Skany w PDF zostają następnie opatrzone pieczęcią kwalifikowaną pracodawcy, a umowa zostaje podpisana podpisem kwalifikowanym przez HR BP i wszystkie dokumenty zostają elektronicznie umieszczone w e-teczce. Pracownik otrzymuje oryginały papierowe złożonych przez siebie oświadczeń. Zostają mu zwrócone także dokumenty, które przyniósł ze sobą, czyli głównie świadectwa pracy, a ostateczną umowę o pracę z podpisem kwalifikowanym osoby reprezentującej pracodawcę otrzymuje na utworzony przez dział IT służbowy adres mailowy. Dzięki temu ograniczony został obieg dokumentów papierowych, a proces zatrudnienia jest prosty i szybki.
