Planując elektronizację akt osobowych trzeba zastanowić się nad tym, czy poza klasycznym podziałem akt osobowych na części A-D nie warto wprowadzić dodatkowych części e-dokumentacji, które w przyszłości ułatwią korzystanie z takich dokumentów. Często dostawcy oprogramowania do przechowywania e-dokumentacji sami podpowiadają takie rozwiązania, gdyż tworząc moduły do e-dokumentacji zaprojektowali dodatkowe zbiory dokumentów.
W tym zakresie warto rozważyć stworzenie zbiorów takich jak:
- Dokumentacja związana z rekrutacją,
- Dokumentacja ZUS,
- Dokumentacja PIT,
- Dokumentacja ZFŚS,
- Pozostała dokumentacja.
Argumenty przemawiające za takimi rozwiązaniami związane są przede wszystkim z retencją danych w rozumieniu RODO, która jest różna dla różnych kategorii dokumentów, a więc łatwiejsze może być ich przechowywanie poza aktami osobowymi, aby usuwać te dokumenty w prosty sposób bez konieczności przeszukiwania e-teczek po datach i rodzajach dokumentów.
Dokumentacja ZUS i PIT jest często przez pracodawców przechowywana w aktach osobowych, w których w części B znajdziemy PIT-2, oświadczenia o stosowaniu podwyższonych kosztów uzyskania przychodu, czy ZUS ZUA. Działanie takie nie jest sprzeczne z RODO, gdyż przepisy o ochronie danych mają na celu zabezpieczenie danych i przechowywanie ich przez określony czas, ale nie rozstrzygają o miejscu przechowywania. Z punktu widzenia prawa pracy dokumenty te nie wchodzą w skład dokumentacji pracowniczej w rozumieniu art. 94 pkt 9a K.p., a więc okres ich przechowywania jest inny i wynosi 5 lat, a nie 10 czy 50 lat, które dotyczą przechowywania akt osobowych. Konstruując układ e-teczki słusznym działaniem jest więc wydzielenie tych dokumentów z części B do innych części e-dokumentacji, gdyż wtedy łatwiej będzie pilnować okresów retencji i usuwać te dokumenty w odpowiednim czasie. Za takim działaniem przemawiają także stanowiska Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, z których wynika, że w aktach osobowych nie powinny być przechowywane dokumenty, które wynikają z innych dziedzin prawa niż prawo pracy.
W przypadku dokumentacji związanej z rekrutacjami czy ZFŚS argumentem przemawiającym za ujęciem ich w e-dokumentacji będzie utrzymywanie jednego elektronicznego archiwum przez pracodawcę, co może być lepszym rozwiązaniem z punktu widzenia ryzyk i kosztów obsługi IT i kwestii związanych z RODO.
Uwaga! WSA w Warszawie w wyroku z 4 sierpnia 2022 r. (sygn. akt II SA/Wa 542/22 - nieprawomocny) uchylił decyzję Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych o upomnieniu pracodawcy za nieusunięcie danych osobowych kandydata do pracy po zakończeniu rekrutacji, co podważa forsowane przez UODO zdanie, że pracodawca jest zobowiązany usuwać dane osobowe kandydatów zaraz po zakończeniu rekrutacji. WSA podważył tę wykładnię, uzasadniając, że pracodawca może przetwarzać dane osobowe kandydatów do pracy po zakończonym procesie rekrutacji z uwagi na możliwe roszczenia z tytułu dyskryminacji. Po zakończonym procesie naboru przechowywane mogą być one do porównania sytuacji kandydatów i zweryfikowania, czy doszło do naruszenia zasady równego traktowania w zatrudnieniu (na przykład z uwagi na płeć lub wiek).
Mając na uwadze powyższy wyrok, z pewnością wielu pracodawców zdecyduje się na dłuższe przechowywanie CV byłych kandydatów do pracy, co jest możliwe maksymalnie przez okres przedawnienia roszczeń wynikający z art. 291 K.p., a więc 3-letni. Tutaj pojawia się pytanie, czy pracodawca posiada profesjonalny system teleinformatyczny do rekrutacji, który zapewnia również odpowiedni standard przechowywania takich danych, czy też nie łatwiej oraz bezpieczniej będzie przechowywać te dane w e-dokumentacji.
Częstym w praktyce rozwiązaniem jest stworzenie w e-dokumentacji części "Pozostała dokumentacja" czy "Inne dokumenty", w której mogą być gromadzone dokumenty związane z funkcjonowaniem pracodawcy, które nie są powszechnie stosowane, a wynikają z wewnętrznych procedur firmy, np. wnioski o wystawienie delegacji, wnioski o dzień wolny na urodziny, jeśli pracodawca przyznał w regulaminie pracy takie uprawnienie, wnioski związane z wolontariatem, które rozpowszechniły się po wybuchu wojny na Ukrainie. Dzięki istnieniu takiej sekcji w e-dokumentacji "nie zaśmiecamy" bowiem akt osobowych, które są bardziej przejrzyste, a ponadto nie przechowujemy żadnych dodatkowych dokumentów papierowo. Z drugiej strony oczywiście należy pamiętać, że katalog dokumentów przechowywanych w części B akt osobowych jest katalogiem otwartym i wszystkie specyficzne dla danego pracodawcy dokumenty mogłyby być przechowywane po prostu w aktach osobowych i decyzja w tym zakresie zależy od pracodawcy.
