Kliknij ten link, aby przejść do panelu logowania.
Teraz do wszystkich płatnych Serwisów internetowych
Wydawnictwa Podatkowego GOFIN loguj się w jednym
miejscu.


Po zalogowaniu znajdziesz menu z linkiem do swojego
konta abonenta i dodatkowych opcji.

Jak szukać?»

logo
Aktualnie jesteś:
Prawo pracy - zasoby bezpłatne
Elektronizacja dokumentacji pracowniczej
Dodatek nr 19 do Ubezpieczeń i Prawa Pracy
nr 20 (566) z dnia 10.10.2022
otwórz artykuł w nowym oknie drukuj artykuł Dodatkowe zbiory dokumentów Kontynuowanie e-teczek i nowe e-teczki

Podział części B akt osobowych na podczęści

Od 1 stycznia 2019 r., zgodnie z § 4 ust. 2 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, oświadczenia lub dokumenty znajdujące się w części A, B i C akt osobowych pracownika, powiązane ze sobą tematycznie można przechowywać w wydzielonych częściach, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery A1, B1, C1 i kolejne. W takim przypadku przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu oświadczeń lub dokumentów dotyczy każdej z wydzielonych części, a nie całej części akt osobowych, np. części B. Ilość części i ich zawartość zależy tylko i wyłącznie od pracodawcy. Co ważne, z formalnego punktu widzenia nie ma także przeciwwskazań, aby wprowadzić w e-teczce podział na podczęści mimo, że nie był on stosowany w aktach tradycyjnych przed digitalizacją dokumentacji pracowniczej. Nie ma bowiem w przepisach prawa pracy wymogu, zgodnie z którym e-teczka ma być wiernym odwzorowaniem układu tradycyjnych akt danego pracownika. Pośrednio za takim rozumowaniem przemawia również brzmienie przepisu § 17 ust. 1 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, zgodnie z którym wydawaną dokumentację pracowniczą przekazuje się w formie, w jakiej była przechowywana przez pracodawcę, co może sugerować, że wprowadzane zmiany nie powinny wpłynąć na wygląd poprzedniej postaci dokumentacji. Działanie takie z pewnością ułatwi późniejsze korzystanie z e-teczki, która będzie bardziej przejrzysta.

W praktyce najwięcej dokumentów jest przechowywanych w części B akt osobowych, a więc wdrażając elektroniczną dokumentację pracowniczą warto pomyśleć nad podziałem tej części na podczęści, co nie obliguje jednak pracodawcy do podziału pozostałych części.

Przykład

Przykładowy podział części B akt osobowych na podczęści może wyglądać następująco:

  • B1 - dokumenty związane z nawiązaniem stosunku pracy,
  • B2 - dokumenty z obszaru BHP,
  • B3 - dokumenty związane z RODO,
  • B4 - umowy o pracę i zmiany warunków zatrudnienia,
  • B5 - dokumenty związane z rodzicielstwem,
  • B6 - dokumenty związane z płacami,
  • B7 - dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji,
  • B8 - dokumenty związane z pracą zdalną,
  • B9 - pozostała dokumentacja pracownicza.


Dzięki takiemu podziałowi możliwe będzie szybkie zweryfikowanie dokumentów na dany temat, czy prześledzenie historii zmian w jakimś konkretnym temacie, np. zaszeregowania pracownika, bez konieczności wyszukiwania dokumentów po ich rodzaju czy dacie stworzenia, co z pewnością będzie ułatwieniem w pracy dla działów HR.

otwórz artykuł w nowym oknie drukuj artykuł Dodatkowe zbiory dokumentów Kontynuowanie e-teczek i nowe e-teczki
 
PRZYDATNE LINKI
 
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • niezbędnego zapewnienia prawidłowego działania Serwisów (utrzymania sesji),
  • realizacji funkcjonalności ułatwiających obsługę Serwisu,
  • dopasowania reklam w serwisach społecznościowych,
  • analizy statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
  • zbierania i przetwarzania danych w celu wyświetlenia reklam produktów własnych i klientów reklamowych oraz do śledzenia użytkowników, kliknięć i konwersji wyświetlanych reklam.
Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z Serwisu, w celu administrowania Serwisem, dostosowania treści Serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika Serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z Serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o. Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam są partnerzy Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Google Inc, Facebook Inc.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych
  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy.

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora.

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora.

  • Dobrowolna zgoda.

    Aby móc realizować cele:
    - zapamiętania Pani/Pana decyzji w Serwisach w zakresie korzystania z dostępnych opcjonalnie funkcjonalności,
    - analiz statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
    - dopasowania reklam w serwisach społecznościowych,
    - wyświetlania spersonalizowanych reklam produktów własnych i klientów reklamowych oraz do śledzenia użytkowników, kliknięć i konwersji wyświetlanych reklam w związku z odwiedzaniem niniejszego Serwisu internetowego partnerzy Wydawnictwa Podatkowego Gofin sp. z o.o. muszą mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych.

Potrzebna jest Nam Pani/Pana dobrowolna zgoda na zapisy w plikach cookies w celach realizacji powyższych celów.
W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na zapisywanie informacji w plikach cookies przez kliknięcie przycisku „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody. Istnieje możliwość skorzystania z „ustawień zaawansowanych” plików cookies w celu określenia indywidualnych zgód na zapis wybranych plików cookies realizujących wybrane cele.