Kliknij ten link, aby przejść do panelu logowania.
Teraz do wszystkich płatnych Serwisów internetowych
Wydawnictwa Podatkowego GOFIN loguj się w jednym
miejscu.


Po zalogowaniu znajdziesz menu z linkiem do swojego
konta abonenta i dodatkowych opcji.

Jak szukać?»

logo
Aktualnie jesteś:
Prawo pracy - zasoby bezpłatne
Elektronizacja dokumentacji pracowniczej
Dodatek nr 19 do Ubezpieczeń i Prawa Pracy
nr 20 (566) z dnia 10.10.2022
otwórz artykuł w nowym oknie drukuj artykuł Podział części B akt osobowych na podczęści Elektronizacja w obszarze czasu pracy

Kontynuowanie e-teczek i nowe e-teczki

Zagadnienie kontynuowania e-teczki ma związek ze zdarzającymi się w praktyce sytuacjami, gdy pracownik wraca do pracodawcy ponownie do pracy po przerwie nawet kilkuletniej. W tym zakresie obowiązuje ogólna zasada dotycząca kontynuacji prowadzenia dokumentacji pracowniczej wynikająca z art. 945 K.p., która będzie identyczna w przypadku prowadzenia klasycznej, papierowej dokumentacji, jak i e-dokumentacji. Otóż, gdy ponowne nawiązanie stosunku pracy z tym samym pracownikiem nastąpi w okresie obowiązkowego 10-letniego przechowywania dokumentacji pracowniczej, to pracodawca będzie miał obowiązek kontynuowania prowadzenia dla tego pracownika dotychczasowej dokumentacji i nie może on założyć nowych akt osobowych. W takim przypadku okres przechowywania dokumentacji pracowniczej liczy się natomiast od końca roku kalendarzowego, w którym kończący się najpóźniej stosunek pracy zawarty z takim pracownikiem rozwiązał się lub wygasł.

Przykład

Pracownik pracował u pracodawcy w latach 2021-2022 i miał prowadzone elektroniczne akta osobowe. Pracownik wróci ponownie do pracy u tego pracodawcy w 2030 r., a więc w okresie obowiązkowego przechowywania jego dokumentacji pracowniczej, który trwa od dnia 31 grudnia 2022 r. do dnia 31 grudnia 2032 r. W takim przypadku pracodawca będzie musiał kontynuować prowadzenie dotychczasowej e-teczki i nie będzie mógł założyć nowej e-teczki dla takiego pracownika. Zakładając, że pracownik ponownie odejdzie z pracy w 2033 r., cała jego e-teczka (część dotycząca pierwszego i drugiego zatrudnienia) będzie przechowywana od dnia 31 grudnia 2033 r. do 31 grudnia 2043 r.


W praktyce więc założenie nowej e-teczki dla pracownika będzie możliwe w dwóch przypadkach:

  • gdy poprzedni stosunek pracy był nawiązany przed 1 stycznia 2019 r. i okres przechowywania dokumentacji pracowniczej wynosi dla niego 50 lat, w takim bowiem przypadku nie ma możliwości połączenia starych i nowych akt osobowych, nawet gdyby pracodawca przeszedł proces elektronizacji i poddał mu także teczki archiwalne (zwolnionych pracowników), różny okres retencji danych w takim przypadku wymusi konieczność przechowywania dwóch odrębnych teczek akt osobowych,
  • jeśli pomiędzy dwoma okresami zatrudnienia, które miały miejsce już po 2019 r. wystąpiła przerwa ponad 10-letnia, czyli dłuższa niż wynikający z aktualnych przepisów Kodeksu pracy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej.

W dwóch powyższych przypadkach założenie e-teczki będzie możliwe również, gdy poprzednie akta osobowe tego pracownika były prowadzone w postaci tradycyjnej i są nadal przechowywane jako dokumentacja papierowa. Nie ma to w praktyce żadnego znaczenia, gdyż w takim przypadku nie ma po prostu zastosowania art. 945 K.p., z którego wynika obowiązek kontynuacji prowadzenia dokumentacji pracowniczej.

Uwaga! Jeśli są różne okresy przechowywania akt osobowych dla dwóch okresów zatrudnienia tego samego pracownika, to nie ma przeciwwskazań prawnych, aby pierwsze akta osobowe przechowywane w archiwum zakładowym pozostały papierowe, a drugie były już prowadzone elektronicznie. Jeśli jednak zgodnie z art. 945 K.p. powinna nastąpić kontynuacja prowadzenia dokumentacji pracowniczej, to istnienie papierowych akt wymusi kontynuację ich w takiej postaci. Gdyby jednak pracodawca przy ponownym zatrudnieniu pracownika chciał założyć e-akta, to powinno to być najpierw poprzedzone digitalizacją poprzedniej teczki papierowej i kontynuacją jej prowadzenia w nowym stosunku pracy.

otwórz artykuł w nowym oknie drukuj artykuł Podział części B akt osobowych na podczęści Elektronizacja w obszarze czasu pracy
 
PRZYDATNE LINKI
 
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • niezbędnego zapewnienia prawidłowego działania Serwisów (utrzymania sesji),
  • realizacji funkcjonalności ułatwiających obsługę Serwisu,
  • dopasowania reklam w serwisach społecznościowych,
  • analizy statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
  • zbierania i przetwarzania danych w celu wyświetlenia reklam produktów własnych i klientów reklamowych oraz do śledzenia użytkowników, kliknięć i konwersji wyświetlanych reklam.
Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z Serwisu, w celu administrowania Serwisem, dostosowania treści Serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika Serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z Serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o. Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam są partnerzy Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Google Inc, Facebook Inc.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych
  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy.

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora.

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora.

  • Dobrowolna zgoda.

    Aby móc realizować cele:
    - zapamiętania Pani/Pana decyzji w Serwisach w zakresie korzystania z dostępnych opcjonalnie funkcjonalności,
    - analiz statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
    - dopasowania reklam w serwisach społecznościowych,
    - wyświetlania spersonalizowanych reklam produktów własnych i klientów reklamowych oraz do śledzenia użytkowników, kliknięć i konwersji wyświetlanych reklam w związku z odwiedzaniem niniejszego Serwisu internetowego partnerzy Wydawnictwa Podatkowego Gofin sp. z o.o. muszą mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych.

Potrzebna jest Nam Pani/Pana dobrowolna zgoda na zapisy w plikach cookies w celach realizacji powyższych celów.
W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na zapisywanie informacji w plikach cookies przez kliknięcie przycisku „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody. Istnieje możliwość skorzystania z „ustawień zaawansowanych” plików cookies w celu określenia indywidualnych zgód na zapis wybranych plików cookies realizujących wybrane cele.