Zasady podziału dokumentacji pracowniczej dotyczącej czasu pracy na zbiory

Dokumentacja indywidualna z zakresu czasu pracy nie stanowi jednego zbioru w ramach dokumentacji pracowniczej, gdyż ostatecznie w stanowisku Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 15 kwietnia 2019 r. przyjęto, że dzieli się ona na 4 części, gdyż w przepisie § 6 pkt 1 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej wyodrębniono cztery litery - od A do D. Powyższy podział ma znaczenie zwłaszcza ze względu na to, że dzięki temu całość dokumentacji czasu pracy nie musi być prowadzona w jednej postaci - papierowej albo elektronicznej. Z faktu, że dokumenty związane z czasem pracy podzielono na 4 odrębne zbiory wynika możliwość prowadzenia niektórych z nich w postaci elektronicznej, a niektórych w postaci papierowej. Przyjęto bowiem, że jednakowa postać dokumentów dotyczy jednego zbioru dokumentacji pracowniczej, a nie całej dokumentacji danego pracownika.

Zbiory dokumentacji dotyczącej czasu pracy są zatem następujące:

1) ewidencja czasu pracy - zbiór składający się z 1 dokumentu, czyli karty ewidencji czasu pracy, która w większości firm jest prowadzona elektronicznie w systemach kadrowo-płacowych lub w systemach do zarządzania czasem pracy lub RCP,

2) wnioski dotyczące czasu pracy, do których zaliczymy wnioski o:

udzielenie zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych (art. 151 § 2¹ K.p.),
ubieganie się i korzystanie ze zwolnienia od pracy w przypadku wychowywania przynajmniej jednego dziecka w wieku do 14 lat (art. 188 K.p.),
ustalenie indywidualnego rozkładu czasu pracy (art. 142 K.p.),
zastosowanie systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 K.p.),
zastosowanie systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta, tzw. systemu weekendowego czasu pracy (art. 144 K.p.),
zastosowanie rozkładu czasu pracy przewidującego różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracownika dniami pracy (art. 140¹ § 1 K.p.),
zastosowanie rozkładu czasu pracy przewidującego przedział czasu, w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniu, który zgodnie z tym rozkładem jest dla pracownika dniem pracy (art. 140¹ § 2 K.p.),

3) dokumentacja związana z zadaniowym czasem pracy, nadgodzinami i dyżurami obejmująca dokumenty związane:

ze stosowaniem systemu zadaniowego czasu pracy (art. 140 K.p.),
z uzgodnieniem z pracownikiem terminu udzielenia innego dnia wolnego od pracy w zamian za wykonywanie pracy w dniu wolnym od pracy wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy (art. 151³ K.p.),
z wykonywaniem pracy w godzinach nadliczbowych lub pozostawaniem poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania pracy,

4) zgody pracowników wyłączające ograniczenia wynikające z przepisów prawa pracy dotyczące:

pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4. roku życia na wykonywanie pracy w systemach czasu pracy przewidujących przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy na zatrudnianie w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy i delegowanie poza stałe miejsce pracy (art. 148 pkt 3 K.p. i art. 178 § 2 K.p.),
pracownicy w ciąży na delegowanie poza stałe miejsce pracy i zatrudnianie w systemie przerywanego czasu pracy (art. 178 § 1 K.p.).

Uwaga! W przypadku zgód pracowników nie ma w Kodeksie pracy wymogu pisemnego oświadczenia pracownika, a więc można je złożyć elektronicznie, co w praktyce nie jest często spotykane. W tym zakresie pisemne oświadczenie wywodzi się bowiem tylko z jego historycznego ujęcia w aktach osobowych, zgodnie ze stanem prawnym obowiązującym do końca 2018 r.

PRZYDATNE LINKI


Portal Podatkowo-Księgowy
GOFIN.pl	Gofin.pl/PIT	Gofin.pl/Prawnik-Radzi	Gofin.pl/Rachunkowosc
Gofin.pl/Bilans	Gofin.pl/Podatki	Gofin.pl/Prawo-Pracy	Gofin.pl/Skladki-Zasilki

POMOCNIKI Księgowego
Aplikacja GOFIN NEWS	Interpretacje Urzędowe	Polski Ład	Schematy opodatkowania
Aplikacja GOFIN SGK	Kalkulatory	Przepisy Prawne	Terminy
Asystent Gofin	Klasyfikacje	Przewodnik Kadrowego	Wideopomocniki
Druki Gofin	Newslettery	Przewodnik Księgowego	Wskaźniki
Forum	Orzecznictwo dla firm	Przewodnik VAT	Wszystko dla Księgowych
Indeks Księgowań BUDŻET	Serwis Plan Kont	Pytania Czytelników
Indeks Księgowań FIRMA	Podcasty	Tarcza Antykryzysowa

Serwisy specjalistyczne
Czas Pracy	Podatek Dochodowy	Rozliczenie Delegacji	Vademecum Księgowego
Kalkulatory Podatkowe	Podatek VAT	Rozliczenia Podatkowe	Vademecum Podatnika
Kasa Fiskalna	Poradnik Księgowego	Rozliczenie Wynagrodzenia	Zakładamy Firmę
Kodeks Pracy	Porady Podatkowe	Vademecum Kadrowego	Zasiłki
więcej serwisów specjalistycznych
Serwisy specjalistyczne
Auto w firmie	Ordynacja Podatkowa	Przepisy Prawne	Urlopy Wychowawcze
Czas Pracy	Plan Kont	Reprezentacja i reklama	Vademecum BHP
Emerytury i renty	Podatek Akcyzowy	Rozliczenia Podatkowe	Vademecum Kadrowego
Kalkulatory Podatkowe	Podatek Dochodowy	Rozliczenie Delegacji	Vademecum Księgowego
Kasa Fiskalna	Podatek od nieruchomości	Rozliczenie Wynagrodzenia	Vademecum Podatnika
Kodeks Cywilny	Podatek PCC	Składka ZUS	Zakładamy Firmę
Kodeks Pracy	Podatek VAT	Środki Trwałe	Zasiłek Chorobowy
Kodeks Spółek	Podatki Lokalne	Stawki VAT	Zasiłek Macierzyński
Leasing Finansowy	Poradnik Księgowego	Umowy Cywilnoprawne	Zasiłki
Leasing Operacyjny	Porady Podatkowe	Umowy o pracę	ZFŚS
Odliczenia VAT	Prawnik Rodzinny	Urlopy Pracownicze
zwiń