Kliknij ten link, aby przejść do panelu logowania.
Teraz do wszystkich płatnych Serwisów internetowych
Wydawnictwa Podatkowego GOFIN loguj się w jednym
miejscu.


Po zalogowaniu znajdziesz menu z linkiem do swojego
konta abonenta i dodatkowych opcji.

Jak szukać?»

logo
Aktualnie jesteś:
GOFIN podpowiada (strona główna) » Prawo pracy » Elektronizacja dokumentacji pracowniczej » Dokumenty zbiorowe przechowywane na innych zasadach
Prawo pracy - zasoby bezpłatne
Elektronizacja dokumentacji pracowniczej
Dodatek nr 19 do Ubezpieczeń i Prawa Pracy
nr 20 (566) z dnia 10.10.2022
otwórz artykuł w nowym oknie drukuj artykuł Zasady podziału dokumentacji pracowniczej dotyczącej czasu pracy na zbiory Obligatoryjna dokumentacja papierowa

Dokumenty zbiorowe przechowywane na innych zasadach

W ramach dokumentów związanych z czasem pracy nie wszystkie dokumenty mają charakter indywidualny, a więc nie wszystkie wchodzą w zakres pojęcia "dokumentacja pracownicza" w rozumieniu obowiązującym od dnia 1 stycznia 2019 r. W przypadku czasu pracy występują bowiem w praktyce dwa dokumenty o zbiorowym charakterze, a mianowicie harmonogramy czasu pracy oraz listy obecności.

Uwaga! Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w swoim stanowisku z 31 października 2019 r. w sprawie elektronicznych rozkładów czasu pracy przyjęło, że rozkłady czasu pracy (harmonogramy) nie stanowią części akt osobowych pracownika, jak również nie są zaliczane do pozostałej dokumentacji w sprawach związanych z jego stosunkiem pracy, która wynika z § 6 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej. Nie są one zatem częścią dokumentacji pracowniczej i jako takie nie muszą spełniać wymagań przewidzianych w Kodeksie pracy oraz rozporządzeniu w sprawie dokumentacji pracowniczej, w szczególności określonych w rozdziale 3 i 4 ww. rozporządzenia.

Powyższe stanowisko jest bardzo ważne dla praktyki, gdyż dzięki niemu harmonogramy czasu pracy są także przechowywane przez krótszy okres wynikający jedynie z okresu przedawnienia roszczeń z Kodeksu pracy, a więc tylko przez okres 3 lat, a nie przez okres przechowywania dokumentacji pracowniczej, który wynosi 10 lat dla ogółu dokumentacji, zgodnie z art. 94 pkt 9b K.p. W tym zakresie nie ma więc różnic w przechowywaniu harmonogramów czasu pracy dla pracowników zatrudnionych przed i począwszy od dnia 1 stycznia 2019 r.

Drugim i ważniejszym skutkiem powyższego stanowiska Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej jest jednak możliwość prowadzenia i przechowywania harmonogramów czasu pracy elektronicznie w systemie teleinformatycznym, który nie musi spełniać przesłanek technicznych opisanych w pierwszej części niniejszego dodatku.

Przykład

Pracodawca korzysta z systemu RCP, w którym są także tworzone harmonogramy czasu pracy i który służy do rejestracji czasu pracy pracowników. W systemie tym nie jest jednak archiwizowana ewidencja czasu pracy, która jest prowadzona w systemie kadrowo-płacowym, w którym również za pośrednictwem pulpitów pracowniczych są składane wnioski urlopowe. Z systemu RCP przekazywane są dane dotyczące rozpoczęcia i zakończenia pracy w poszczególnych dobach do systemu kadrowo-płacowego, który następnie dokonuje właściwej analizy danych o czasie pracy, rozlicza nadgodziny i generuje karty ewidencji czasu pracy. Oceniając zasady archiwizacji dokumentacji pracowniczej należy stwierdzić, że system RCP nie służy jako archiwum dla jakiejkolwiek części e-dokumentacji pracowniczej, która w całości jest przechowywana w systemie kadrowo-płacowym. Zatem system RCP, mimo że jest jedynym archiwum dla harmonogramów czasu pracy nie musi spełniać wymagań technicznych, wynikających z rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej.

otwórz artykuł w nowym oknie drukuj artykuł Zasady podziału dokumentacji pracowniczej dotyczącej czasu pracy na zbiory Obligatoryjna dokumentacja papierowa
 
PRZYDATNE LINKI
 
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • niezbędnego zapewnienia prawidłowego działania Serwisów (utrzymania sesji),
  • realizacji funkcjonalności ułatwiających obsługę Serwisu,
  • dopasowania reklam w serwisach społecznościowych,
  • analizy statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
  • zbierania i przetwarzania danych w celu wyświetlenia reklam produktów własnych i klientów reklamowych oraz do śledzenia użytkowników, kliknięć i konwersji wyświetlanych reklam.
Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z Serwisu, w celu administrowania Serwisem, dostosowania treści Serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika Serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z Serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o. Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam są partnerzy Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Google Inc, Facebook Inc.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych
  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy.

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora.

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora.

  • Dobrowolna zgoda.

    Aby móc realizować cele:
    - zapamiętania Pani/Pana decyzji w Serwisach w zakresie korzystania z dostępnych opcjonalnie funkcjonalności,
    - analiz statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
    - dopasowania reklam w serwisach społecznościowych,
    - wyświetlania spersonalizowanych reklam produktów własnych i klientów reklamowych oraz do śledzenia użytkowników, kliknięć i konwersji wyświetlanych reklam w związku z odwiedzaniem niniejszego Serwisu internetowego partnerzy Wydawnictwa Podatkowego Gofin sp. z o.o. muszą mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych.

Potrzebna jest Nam Pani/Pana dobrowolna zgoda na zapisy w plikach cookies w celach realizacji powyższych celów.
W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na zapisywanie informacji w plikach cookies przez kliknięcie przycisku „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody. Istnieje możliwość skorzystania z „ustawień zaawansowanych” plików cookies w celu określenia indywidualnych zgód na zapis wybranych plików cookies realizujących wybrane cele.