Dokumentacja urlopowa jest bardzo jednolita, gdyż składa się tak naprawdę z jednego rodzaju wniosku dotyczącego urlopu wypoczynkowego oraz ewentualnie z dokumentów związanych z przesuwaniem czy odwołaniem pracownika z urlopu. Biorąc pod uwagę treść przepisu § 6 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej przyjęto, że zbiory pozostałej dokumentacji mają charakter zamknięty, a otwartym zbiorem są akta osobowe. Pogląd ten potwierdziło także Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w swoim stanowisku z 7 lutego 2019 r. w sprawie przechowywania dokumentacji pracowniczej, wskazując, że z konstrukcji przepisu § 6 rozporządzenia wynika, iż zawarte w nim wyliczenie dokumentów dotyczących stosunku pracy ma charakter katalogu zamkniętego (numerus clausus).
Uwaga! W pulpitach pracowniczych, czy innych aplikacjach służących do elektronicznego składania wniosków pracowniczych składane są różne wnioski, a nie tylko wnioski dotyczące urlopu wypoczynkowego, a więc nie można przyjąć, że całość wniosków dotyczących absencji złożonych przez pracownika w takiej aplikacji będzie następnie przechowywana w jednym miejscu w dokumentacji urlopowej. Wdrażając zatem elektroniczny obieg wniosków pracowniczych, należy odpowiednio zaplanować miejsce przechowywania poszczególnych wniosków w e-dokumentacji.
Pracownik w pulpicie pracowniczym może złożyć wniosek o urlop wypoczynkowy, o urlop okolicznościowy oraz o opiekę nad dzieckiem do lat 14, wynikającą z art. 188 K.p. Konstruując właściwe zasady archiwizacji tych wniosków pracodawca powinien zadbać, aby:
- wniosek urlopowy był przechowywany w dokumentacji dotyczącej urlopów wypoczynkowych,
- wniosek o urlop okolicznościowy był przechowywany w aktach osobowych w części B,
- wniosek o opiekę nad dzieckiem był przechowywany w dokumentacji związanej z ewidencjonowaniem czasu pracy w jej odpowiedniej części.
W tym zbiorze dokumentów są więc przechowywane jedynie wnioski dotyczące urlopu wypoczynkowego, których w systemie teleinformatycznym może być także kilka rodzajów ze względu na szczególne uprawnienia niektórych pracowników, przepisy wewnętrzne pracodawcy, czy też limity absencji wynikające z przepisów powszechnie obowiązujących, np. 4 dni urlopu na żądanie. W aplikacji do obiegu wniosków urlopowych możemy spotkać odrębne wnioski dotyczące:
- urlopu wypoczynkowego (bieżącego lub zaległego),
- urlopu na żądanie,
- urlopu dodatkowego wynikającego z przepisów powszechnie obowiązujących np. dla pracowników niepełnosprawnych,
- urlopu dodatkowego wynikającego z przepisów wewnętrznych, np. układu zbiorowego pracy.
Urlopy dodatkowe i urlop na żądanie mają limity w dniach, a więc istnieje konieczność weryfikacji ich udzielania, co często przejawia się właśnie dlatego odrębnym wnioskiem.
Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w swoim stanowisku z 15 kwietnia 2019 r. w sprawie postaci elektronicznej dokumentacji pracowniczej wskazało ponadto, że w przypadku, w którym pracodawca prowadzi dokumentację urlopową w postaci elektronicznej, zaś złożenie wniosku o udzielenie urlopu wypoczynkowego nastąpiło na piśmie, należy zastosować § 11 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej. Nakłada on na pracodawcę obowiązek sporządzenia odwzorowania cyfrowego takiego dokumentu, opatrzenia go kwalifikowanym podpisem (lub kwalifikowaną pieczęcią) pracodawcy lub osoby upoważnionej przez pracodawcę oraz umieszczenia w dokumentacji pracowniczej w sposób zapewniający czytelność, dostęp i spójność tej dokumentacji.
Pracownica powracająca do pracy po urlopie rodzicielskim chce przed powrotem wykorzystać przysługujący jej urlop zaległy w całości. U pracodawcy stosowany jest elektroniczny obieg wniosków urlopowych, ale po 3 miesiącach absencji pracownika dział IT odbiera uprawnienia do pulpitu pracowniczego ze względów bezpieczeństwa. Zatem pracownica powracająca do pracy po urlopie rodzicielskim nie jest w stanie złożyć wniosku urlopowego w pulpicie pracowniczym i wysyła go do pracodawcy w postaci papierowej klasyczną pocztą. Taki wniosek nie może być przez pracodawcę przechowywany papierowo, gdyż zbiór dotyczący urlopów wypoczynkowych ma postać elektroniczną, dlatego pracownik działu kadr ma obowiązek zeskanowania wniosku urlopowego do formatu PDF i następnie umieszczenia go w e-dokumentacji w części dotyczącej urlopów wypoczynkowych. Pracownik kadr powinien następnie uzgodnić z pracownicą, czy chce otrzymać ponownie papierowy wniosek, czy też może on zostać zniszczony.
W przypadku urlopów wypoczynkowych częstą praktyką jest również akceptowanie przez pracodawców wniosków mailowych, akceptowanych również w tej formie przez przełożonych pracowników. Takie działanie jest oczywiście zgodne z prawem, ale w sytuacji gdy pracodawca prowadzi e-dokumentację, to także takie wnioski powinny zostać w niej zarchiwizowane. Zatem i wniosek pracownika i odpowiedź managera, z której wynika akceptacja urlopu powinny być przesłane do działu kadr celem ich odpowiedniej archiwizacji w e-dokumentacji. Z wyjaśnień Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej wynika przy tym, że wnioski mailowe mogą być archiwizowane w oryginalnym formacie, w jakim zostały wysłane lub w formacie PDF, a taki plik nie musi być opatrzony podpisem/pieczęcią kwalifikowaną pracodawcy, gdyż ten wymóg dotyczy jedynie skanów dokumentów, a e-mail jest dokumentem w postaci elektronicznej.
W trakcie stanu epidemii przyjęto u pracodawcy, że pracownicy pracując zdalnie mogą składać wnioski urlopowe za pośrednictwem maila, ale musi on zostać wysłany do wiadomości także na ogólną skrzynkę działu HR, co dotyczy również akceptacji przez kierownika złożonego wniosku. Dzięki temu raz w tygodniu dedykowany pracownik działu HR archiwizuje wszystkie złożone wnioski urlopowe w plikach PDF w systemie do przechowywania e-dokumentacji i wprowadza wykorzystany urlop do programu kadrowo-płacowego, aby system weryfikował przysługujący pracownikowi wymiar urlopu.
