Zmiany ułatwiające elektronizację dokumentacji pracowniczej

W 2022 r. procedowanych jest kilka nowelizacji przepisów prawa pracy i prawa podatkowego, które ułatwią działom kadr i płac prowadzenie elektronicznej dokumentacji. Z całą pewnością należy zwrócić uwagę na trzy ustawy lub projekty ustaw:

• ustawę z dnia 9 czerwca 2022 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 1265), która wprowadza od dnia 1 stycznia 2023 r. zmiany w zasadach składania oświadczeń podatkowych przez pracowników,
• projekt ustawy o zmianie ustawy - Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (druk sejmowy nr 2335) - dotyczącej kontroli trzeźwości i pracy zdalnej, w którym przewidziano, że cały proces wdrożenia pracy zdalnej może być przeprowadzony elektronicznie,
• projekt ustawy o zmianie ustawy - Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (ostatnia wersja z dnia 15 lipca 2022 r.), wdrażający do polskiego prawa dyrektywy unijne nr 2019/1152 z dnia 20 czerwca 2019 r. w sprawie przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy w Unii Europejskiej (Dz. Urz. UE L 186 z 11.07.2019, str. 105) oraz nr 2019/1158 z dnia 20 czerwca 2019 r. w sprawie równowagi między życiem zawodowym a prywatnym rodziców i opiekunów oraz uchylającą dyrektywę Rady 2010/18/UE (Dz. Urz. UE L 188 z 12.07.2019, str. 79), dzięki któremu większość wniosków związanych z rodzicielstwem będzie mogła być składana przez pracowników elektronicznie.

Zgodnie z nowym art. 31a ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 1128 z późn. zm.) od 1 stycznia 2023 r. oświadczenia i wnioski podatnika mające wpływ na obliczenie zaliczki na podatek dochodowy (PIT) będą mogły być złożone na piśmie albo w inny sposób przyjęty u płatnika, czyli pracodawcy. Podatnik będzie obowiązany wycofać lub zmienić złożone uprzednio oświadczenie lub wniosek, jeżeli ulegną zmianie okoliczności mające wpływ na obliczenie zaliczki, co nastąpi przez złożenie nowego wniosku lub oświadczenia w tym przedmiocie, co również może nastąpić w przyjęty u pracodawcy sposób.

Nowelizacja Kodeksu pracy wdrażająca tzw. dyrektywę work-life balance wprowadzi możliwość złożenia większości wniosków w postaci elektronicznej, co będzie ogromnym przełomem, gdyż dotychczas wnioski o każdy urlop związany z rodzicielstwem musiały mieć formę pisemną.

Uwaga! Pisemność wniosku będzie dotyczyła jednak wniosku o zasiłek macierzyński, składanego na podstawie przepisów ustawy zasiłkowej, a nie Kodeksu pracy. Ponadto wniosek o zwolnienie od pracy z tytułu siły wyższej w pilnych sprawach rodzinnych nie będzie miał narzuconej żadnej formy, a więc będzie mógł być również złożony ustnie.

Zmiany wynikające z powyższej nowelizacji dostawcy oprogramowania kadrowo-płacowego wprowadzą z pewnością do pulpitów pracowniczych, co spowoduje ułatwienie obiegu i uproszczenie składania wniosków związanych z rodzicielstwem, które po ich elektronicznym złożeniu będą automatycznie się zapisywały w odpowiednich częściach e-teczki.

Pracownik - ojciec ze względu na posiadanie 6-miesięcznego dziecka chce złożyć wniosek o urlop ojcowski. Obecnie musi złożyć papierowy wniosek, który wraz z aktem urodzenia dziecka musi dostarczyć osobiście do działu kadr. Po zmianach w Kodeksie pracy pracownik złoży wniosek elektronicznie za pośrednictwem pulpitu pracowniczego lub wyśle go do działu kadr mailem. W obydwu przypadkach do wniosku powinien dołączyć skan aktu urodzenia dziecka. Taki sposób wnioskowania o urlop ojcowski będzie więc dużo wygodniejszy dla pracownika i działu HR niż dzisiejszy wniosek papierowy.

Cała nowelizacja wdrażająca elektroniczne wnioski związane z rodzicielstwem zostawia wybór pracownikowi co do postaci wniosku, a więc wnioski elektroniczne będą mogły być składane także w firmach, które nie zdecydują się na elektronizację dokumentacji pracowniczej.

Przepisy dotyczące pracy zdalnej będą pozwalały w zasadzie na całkowite pominięcie papierowych wniosków oraz oświadczeń i możliwe będzie wdrożenie w organizacji pracy zdalnej wyłącznie z zastosowaniem dokumentów elektronicznych. Ponadto, jeśli pracodawca zdecyduje, że nie będzie wdrażał pracy zdalnej i stosowana będzie u niego w firmie tylko praca zdalna okazjonalna, to także wnioski o jej zastosowanie będą mogły być składane przez pracowników elektronicznie (projektowany art. 67³³ § 2 K.p.).

Pracodawca nie zdecydował się na wdrażanie pracy zdalnej, gdyż przyjął, że pracownicy powinni pracować stacjonarnie, a mogą skorzystać z pracy zdalnej okazjonalnej w liczbie 24 dni w roku, która ma zostać zagwarantowana ustawowo. Jeden z pracowników działu IT złoży jednak mailowo wniosek o wprowadzenie dla niego pracy zdalnej całkowitej, gdyż ze względów rodzinnych wyprowadza się z miejscowości, w której siedzibę ma pracodawca i będzie go dzieliło 200 km od miejsca pracy. Dział HR po uzgodnieniu z managerem działu IT zaakceptuje wniosek i pracownik od kolejnego miesiąca będzie pracował zdalnie. Pracownik otrzyma mailową odpowiedź na swój wniosek. Takie działanie pracodawcy będzie prawidłowe, a mailowe uzgodnienia spełnią wymagania projektowanego przepisu art. 67¹⁹ § 2 K.p. Dział HR powinien jednak wydrukować wniosek mailowy pracownika i swoją odpowiedź oraz potwierdzić te dokumenty za zgodność z dokumentem elektronicznym i włożyć je do akt osobowych pracownika do części B, ewentualnie zapisać je elektronicznie w e-teczce. Zawarte uzgodnienie jest bowiem zmianą warunków zatrudnienia wynikających z umowy o pracę m.in. w zakresie miejsca pracy.

Podobnie elektroniczne mogą być polecenia pracy zdalnej wydane przez pracodawcę w przypadku podjęcia decyzji o zastosowaniu pracy zdalnej w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu wydane na podstawie projektowanego art. 67¹⁹ § 3 K.p., który będzie następcą prawnym dzisiejszej pracy zdalnej wynikającej z art. 3 tzw. specustawy. W takim przypadku pracownik bezpośrednio przed wydaniem polecenia będzie musiał złożyć oświadczenie, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej i również w tym przypadku z przepisu wynika wyraźnie postać papierowa lub elektroniczna takiego oświadczenia.

Uwaga! Jeśli pracodawca posiada e-teczkę i pulpity pracownicze lub korzysta z jakiegoś systemu do podpisywania dokumentów np. DocuSign lub Autenti, to jest możliwe wdrożenie pracy zdalnej w organizacji z całkowitym pominięciem papierowego obiegu dokumentów.

Pracodawca zdecydował się na wdrożenie pracy zdalnej częściowej dla wszystkich 500 pracowników i ze względu na liczbę dokumentów przygotowano w systemie DocuSign indywidualne uzgodnienia o wdrożeniu pracy zdalnej, które zostały podpisane przez prezesa zarządu spółki podpisem kwalifikowanym. Do systemu załączono także oświadczenia z zakresu RODO i BHP, a także ogólne oświadczenie o zapoznaniu się z nowym regulaminem pracy zdalnej. Pracownik podpisał za pośrednictwem aplikacji wszystkie dokumenty i następnie dział HR przeniósł całość dokumentów elektronicznych do e-teczki do części B akt osobowych. Takie działanie będzie w pełni zgodne z prawem pracy i znacząco usprawni proces wdrożenia pracy zdalnej w organizacji.

Projekt nowelizacji wprowadzający pracę zdalną na stałe do Kodeksu pracy zawiera jeszcze jeden ważny przepis, który będzie ułatwiał prowadzenie elektronicznej dokumentacji pracowniczej, a chodzi o projektowany art. 67³² K.p. Z przepisu tego wynika bowiem, że w przypadku wykonywania pracy zdalnej wnioski pracownika, dla których przepisy Kodeksu lub innych ustaw albo aktów wykonawczych, określających prawa i obowiązki z zakresu prawa pracy, wymagają formy pisemnej, mogą być złożone w postaci papierowej lub elektronicznej. Co będzie oznaczało, że w przypadku pracy zdalnej całkowitej pracownik nie będzie musiał się w żadnym przypadku pojawiać w biurze czy wysyłać wnioski pocztą, gdyż przepisy wymagają formy pisemnej, czy postaci papierowej. Taki pracownik będzie mógł złożyć wszystkie wnioski z obszaru prawa pracy elektronicznie.

Dział IT pracuje zdalnie i jest to praca zdalna całkowita, a pracownicy pojawiają się w siedzibie pracodawcy 2 lub 3 razy na rok kalendarzowy, głównie w związku z odbywanymi szkoleniami. Po zmianach przepisów pracownicy będą mogli składać wnioski, np. o urlop bezpłatny, wyjście prywatne czy odbiór czasu wolnego za nadgodziny elektronicznie mimo, że przepisy Kodeksu pracy dotyczące ww. instytucji nie ulegną zmianie i zasadą będzie nadal pisemny wniosek pracownika. Wyjątek dotyczy jednak tylko wniosków z obszaru prawa pracy, a więc jeśli nowy pracownik działu IT chciałby zrezygnować z udziału w PPK, to rezygnacja będzie musiała mieć postać tradycyjną, czyli papierową, gdyż jest ona oświadczeniem wynikającym z przepisów zabezpieczenia społecznego, a nie prawa pracy. W takim przypadku nadal będzie więc konieczne dostarczenie papierowej rezygnacji do działu kadr i płac.

Wdrożenie przez pracodawcę kontroli trzeźwości lub kontroli na obecność w organizmie pracownika innych środków działających podobnie do alkoholu będzie wymagało od pracodawcy przede wszystkim wprowadzenia zmian do regulaminu pracy i zapoznania z nim pracowników. W tym zakresie ani z Kodeksu pracy, ani z rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej nie wynika jednak wymóg pisemnego potwierdzenia zapoznania się z regulaminem pracy, a więc również w takim przypadku możliwe jest zapoznanie elektroniczne z wykorzystaniem jakiejś platformy elektronicznej.

W przypadku nowych pracowników, którzy zostaną zatrudnieni przez pracodawcę po wdrożeniu ww. procedur kontrolnych, ustawodawca przewidział dodatkowy obowiązek przekazywania nowym pracownikom, którzy mają być objęci kontrolą informacji w tym zakresie, co może także nastąpić w postaci elektronicznej (nowy art. 22^1c § 12 K.p.).

Tak więc również wdrożenie kontroli trzeźwości lub kontroli na obecność w organizmie innych środków działających podobnie do alkoholu możliwe będzie z pominięciem oświadczeń papierowych i jeśli pracodawca posiada e-teczki, to będzie mógł odebrać tylko oświadczenia elektronicznie i następnie zarchiwizować je w części B elektronicznych akt osobowych.

Również zmiany wdrażające dyrektywę w sprawie przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy w Unii Europejskiej przewidują możliwość, aby niektóre dokumenty, dla których dzisiaj jest jeszcze wymagana forma pisemna mogły być przekazane pracownikowi w postaci elektronicznej. Dotyczy to:

• informacji o warunkach zatrudnienia z art. 29 § 3 K.p. oraz jej aktualizacji,
• nowej informacji o zmianie adresu siedziby przez pracodawcę,
• informacji o warunkach zatrudnienia pracownika delegowanego oraz jej aktualizacji,
• wniosku pracownika o zmianę rodzaju umowy o pracę lub zmianę warunków pracy (art. 29³ K.p.) oraz odpowiedzi pracodawcy na ww. wniosek,
• wniosku pracownika o uzasadnienie wypowiedzenia umowy na okres próbny lub zastosowania działania mającego równoważny skutek do rozwiązania umowy o pracę (art. 29⁴ K.p.) oraz odpowiedzi pracodawcy na ww. wniosek.

Uwaga! W przypadku informacji o warunkach zatrudnienia i o zmianie adresu siedziby w Kodeksie pracy będzie zawarty dodatkowy warunek, zgodnie z którym informacje te pracodawca będzie mógł przekazać pracownikowi w postaci elektronicznej, jeżeli będą dostępne dla pracownika z możliwością ich wydrukowania oraz przechowywania, a pracodawca zachowa dowód ich przekazania lub otrzymania przez pracownika.