Przepisy dotyczące pracy zdalnej będą pozwalały w zasadzie na całkowite pominięcie papierowych wniosków oraz oświadczeń i możliwe będzie wdrożenie w organizacji pracy zdalnej wyłącznie z zastosowaniem dokumentów elektronicznych. Ponadto, jeśli pracodawca zdecyduje, że nie będzie wdrażał pracy zdalnej i stosowana będzie u niego w firmie tylko praca zdalna okazjonalna, to także wnioski o jej zastosowanie będą mogły być składane przez pracowników elektronicznie (projektowany art. 6733 § 2 K.p.).
Pracodawca nie zdecydował się na wdrażanie pracy zdalnej, gdyż przyjął, że pracownicy powinni pracować stacjonarnie, a mogą skorzystać z pracy zdalnej okazjonalnej w liczbie 24 dni w roku, która ma zostać zagwarantowana ustawowo. Jeden z pracowników działu IT złoży jednak mailowo wniosek o wprowadzenie dla niego pracy zdalnej całkowitej, gdyż ze względów rodzinnych wyprowadza się z miejscowości, w której siedzibę ma pracodawca i będzie go dzieliło 200 km od miejsca pracy. Dział HR po uzgodnieniu z managerem działu IT zaakceptuje wniosek i pracownik od kolejnego miesiąca będzie pracował zdalnie. Pracownik otrzyma mailową odpowiedź na swój wniosek. Takie działanie pracodawcy będzie prawidłowe, a mailowe uzgodnienia spełnią wymagania projektowanego przepisu art. 6719 § 2 K.p. Dział HR powinien jednak wydrukować wniosek mailowy pracownika i swoją odpowiedź oraz potwierdzić te dokumenty za zgodność z dokumentem elektronicznym i włożyć je do akt osobowych pracownika do części B, ewentualnie zapisać je elektronicznie w e-teczce. Zawarte uzgodnienie jest bowiem zmianą warunków zatrudnienia wynikających z umowy o pracę m.in. w zakresie miejsca pracy.
Podobnie elektroniczne mogą być polecenia pracy zdalnej wydane przez pracodawcę w przypadku podjęcia decyzji o zastosowaniu pracy zdalnej w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu wydane na podstawie projektowanego art. 6719 § 3 K.p., który będzie następcą prawnym dzisiejszej pracy zdalnej wynikającej z art. 3 tzw. specustawy. W takim przypadku pracownik bezpośrednio przed wydaniem polecenia będzie musiał złożyć oświadczenie, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej i również w tym przypadku z przepisu wynika wyraźnie postać papierowa lub elektroniczna takiego oświadczenia.
Uwaga! Jeśli pracodawca posiada e-teczkę i pulpity pracownicze lub korzysta z jakiegoś systemu do podpisywania dokumentów np. DocuSign lub Autenti, to jest możliwe wdrożenie pracy zdalnej w organizacji z całkowitym pominięciem papierowego obiegu dokumentów.
Pracodawca zdecydował się na wdrożenie pracy zdalnej częściowej dla wszystkich 500 pracowników i ze względu na liczbę dokumentów przygotowano w systemie DocuSign indywidualne uzgodnienia o wdrożeniu pracy zdalnej, które zostały podpisane przez prezesa zarządu spółki podpisem kwalifikowanym. Do systemu załączono także oświadczenia z zakresu RODO i BHP, a także ogólne oświadczenie o zapoznaniu się z nowym regulaminem pracy zdalnej. Pracownik podpisał za pośrednictwem aplikacji wszystkie dokumenty i następnie dział HR przeniósł całość dokumentów elektronicznych do e-teczki do części B akt osobowych. Takie działanie będzie w pełni zgodne z prawem pracy i znacząco usprawni proces wdrożenia pracy zdalnej w organizacji.
Projekt nowelizacji wprowadzający pracę zdalną na stałe do Kodeksu pracy zawiera jeszcze jeden ważny przepis, który będzie ułatwiał prowadzenie elektronicznej dokumentacji pracowniczej, a chodzi o projektowany art. 6732 K.p. Z przepisu tego wynika bowiem, że w przypadku wykonywania pracy zdalnej wnioski pracownika, dla których przepisy Kodeksu lub innych ustaw albo aktów wykonawczych, określających prawa i obowiązki z zakresu prawa pracy, wymagają formy pisemnej, mogą być złożone w postaci papierowej lub elektronicznej. Co będzie oznaczało, że w przypadku pracy zdalnej całkowitej pracownik nie będzie musiał się w żadnym przypadku pojawiać w biurze czy wysyłać wnioski pocztą, gdyż przepisy wymagają formy pisemnej, czy postaci papierowej. Taki pracownik będzie mógł złożyć wszystkie wnioski z obszaru prawa pracy elektronicznie.
Dział IT pracuje zdalnie i jest to praca zdalna całkowita, a pracownicy pojawiają się w siedzibie pracodawcy 2 lub 3 razy na rok kalendarzowy, głównie w związku z odbywanymi szkoleniami. Po zmianach przepisów pracownicy będą mogli składać wnioski, np. o urlop bezpłatny, wyjście prywatne czy odbiór czasu wolnego za nadgodziny elektronicznie mimo, że przepisy Kodeksu pracy dotyczące ww. instytucji nie ulegną zmianie i zasadą będzie nadal pisemny wniosek pracownika. Wyjątek dotyczy jednak tylko wniosków z obszaru prawa pracy, a więc jeśli nowy pracownik działu IT chciałby zrezygnować z udziału w PPK, to rezygnacja będzie musiała mieć postać tradycyjną, czyli papierową, gdyż jest ona oświadczeniem wynikającym z przepisów zabezpieczenia społecznego, a nie prawa pracy. W takim przypadku nadal będzie więc konieczne dostarczenie papierowej rezygnacji do działu kadr i płac.
