Jestem czynnym podatnikiem VAT. Współpracowałem z kontrahentem, który był czynnym podatnikiem VAT. Płatności dokonywałem na jego konto bankowe zgłoszone na białej liście. W dniu 31 stycznia 2023 r. kontrahent zlikwidował działalność gospodarczą i został wykreślony z VAT. W lutym br. otrzymałem od niego fakturę na kwotę 20.000 zł (faktura została wystawiona w styczniu 2023 r.). Na białej liście nie ma już jednak wskazanego jego konta bankowego. W jaki sposób powinienem dokonać płatności dla kontrahenta, aby uniknąć negatywnych konsekwencji z tytułu zapłaty poza białą listą (odpowiedzialności solidarnej czy braku prawa do ujęcia wydatku w kosztach podatkowych)?
| W sytuacji opisanej w pytaniu najlepszym rozwiązaniem będzie złożenie do naczelnika urzędu skarbowego zawiadomienia o zapłacie na rachunek spoza białej listy.
|
Biała lista podatników VAT
Szef KAS prowadzi w postaci elektronicznej wykaz podmiotów (tzw. białą listę):
- w odniesieniu do których naczelnik urzędu skarbowego nie dokonał rejestracji,
- które naczelnik urzędu skarbowego wykreślił z rejestru jako podatników VAT,
- zarejestrowanych jako podatnicy VAT, w tym podmiotów, których rejestracja jako podatników VAT została przywrócona.
Wykaz zawiera m.in. następujące dane ww. podmiotów:
1) firmę (nazwę) lub imię i nazwisko;
2) NIP, jeżeli taki numer został przyznany;
3) status podmiotu:
- w odniesieniu do którego nie dokonano rejestracji albo który wykreślono z rejestru jako podatnika VAT,
- zarejestrowanego jako "podatnik VAT czynny" albo "podatnik VAT zwolniony", w tym podmiotu, którego rejestracja została przywrócona;
4) daty rejestracji, odmowy rejestracji albo wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT;
5) podstawę prawną odpowiednio odmowy rejestracji, wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT;
6) numery rachunków rozliczeniowych, o których mowa w art. 49 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Prawo bankowe lub imiennych rachunków w SKOK, której podmiot jest członkiem, otwartych w związku z prowadzoną przez członka działalnością gospodarczą:
- wskazanych w zgłoszeniu identyfikacyjnym lub zgłoszeniu aktualizacyjnym oraz
- potwierdzonych przy wykorzystaniu STIR w rozumieniu art. 119zg pkt 6 Ordynacji podatkowej, z wyjątkiem rachunków prowadzonych przez NBP.
Należy jednak zaznaczyć, że informacja o numerach rachunków bankowych lub rachunków w SKOK (pkt 6) nie jest wskazywana w białej liście w przypadku podmiotów, które naczelnik urzędu skarbowego wykreślił z rejestru jako podatników VAT lub w odniesieniu do których nie dokonał rejestracji.
Biała lista umożliwia sprawdzenie, w tym automatycznie, czy podmiot znajduje się w wykazie na wybrany dzień, przypadający nie wcześniej niż w okresie 5 lat poprzedzających rok, w którym podmiot jest sprawdzany. Dane tego podmiotu są udostępniane według stanu na wybrany dzień z wyjątkiem danych, o których mowa w pkt 1-3, które są udostępniane według stanu na dzień sprawdzenia.
Powyższe kwestie uregulowano w art. 96b ustawy o VAT.
Zapłata poza białą listą - odpowiedzialność solidarna nabywcy
Co do zasady, w przypadku zapłaty należności za dostawę towarów lub świadczenie usług (potwierdzone fakturą) na rachunek inny niż rachunek dostawcy/usługodawcy (czynnego podatnika VAT) ujęty na dzień zlecenia przelewu w białej liście, nabywca ponosi odpowiedzialność solidarną wraz z dostawcą/usługodawcą za jego zaległości podatkowe. Dotyczy to transakcji pomiędzy przedsiębiorcami o wartości przekraczającej 15.000 zł lub równowartość tej kwoty. Odpowiedzialność ta ograniczona jest do wysokości kwoty podatku VAT, proporcjonalnie przypadającej na tę dostawę towarów lub to świadczenie usług.
Podatnik może uniknąć solidarnej odpowiedzialności z wystawcą faktury, jeżeli:
- złoży zawiadomienie o zapłacie należności na ten rachunek (przy pierwszej zapłacie należności przelewem na ten rachunek) do właściwego dla niego naczelnika urzędu skarbowego, w terminie 7 dni od dnia zlecenia przelewu (uwaga! obecnie, tj. w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego ogłoszonego w związku z COVID-19, termin ten wynosi 14 dni) lub
- dokona zapłaty z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności (MPP).
W sytuacji opisanej w pytaniu, w momencie zapłaty należności kontrahent nie będzie już czynnym podatnikiem VAT (zlikwidował działalność i został wykreślony z rejestru VAT). Należy jednak mieć na uwadze, że zapłata będzie dotyczyła transakcji, dla której kontrahent miał status czynnego podatnika VAT. Podatnik (nabywca) może być więc narażony na poniesienie negatywnych konsekwencji (tj. odpowiedzialność solidarną z wystawcą faktury za jego zaległości podatkowe). Dokona on bowiem zapłaty na rachunek bankowy niewskazany na białej liście.
Aby nie narażać się na ww. negatywne konsekwencje, podatnik może złożyć zawiadomienie ZAW-NR o zapłacie za transakcję przelewem na rachunek kontrahenta niewidniejący w dniu zlecenia przelewu na białej liście. Może także dokonać zapłaty z zastosowaniem MPP. Powinien jednak upewnić się, że kontrahent nie zlikwidował konta firmowego i taka płatność jest możliwa. Zapłaty z zastosowaniem MPP można bowiem dokonać wyłącznie na rachunek rozliczeniowy kontrahenta lub rachunek imienny w SKOK, otwarty w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą - tylko do takich rachunków bank/SKOK prowadzi rachunek VAT. Zapłata w ramach MPP nie jest zatem możliwa na rachunek typu ROR. Potwierdziło to Ministerstwo Finansów w komunikacie z 2 lipca 2018 r. zamieszczonym na swojej stronie internetowej (www.gov.pl), w którym czytamy:
"(...) jeżeli nabywca towaru lub usługi dokonuje przelewu w podzielonej płatności na rachunek wskazany przez kontrahenta i ten rachunek jest rachunkiem typu ROR, wówczas taki przelew zostanie odrzucony, a płatność nie zostanie zrealizowana. (...)"
Zapłata na rachunek spoza białej listy a koszty podatkowe
Podatnicy nie zaliczają do kosztów uzyskania przychodów kosztu w tej części, w jakiej płatność (dotycząca transakcji o wartości przekraczającej 15.000 zł, zawartej pomiędzy przedsiębiorcami) została dokonana przelewem na rachunek nieznajdujący się na dzień zlecenia przelewu w wykazie podatników VAT (na białej liście) - w przypadku dostawy towarów/świadczenia usług potwierdzonych fakturą, dokonanych przez czynnego podatnika VAT.
W sytuacji, gdy przed dokonaniem zapłaty na rachunek spoza białej listy koszt został już zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, wówczas podatnicy w tej części zmniejszają koszty uzyskania przychodów albo zwiększają przychody (w przypadku braku możliwości zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów) - w miesiącu, w którym został zlecony przelew. Powyższe wynika z art. 15d ust. 1 pkt 2 i ust. 2 ustawy o PDOP (i art. 22p ust. 1 pkt 2 i ust. 2 ustawy o PDOF).
Należy wskazać, że podatnicy zachowują prawo do zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów, mimo zapłaty dokonanej przelewem na rachunek spoza białej listy, m.in. gdy spełnią analogiczne warunki jak w przypadku uniknięcia odpowiedzialności solidarnej, tj. gdy złożą zawiadomienie ZAW-NR (w ww. terminie) lub dokonają zapłaty z zastosowaniem MPP.
Jak już wspomnieliśmy, w omawianym przypadku dokonanie zapłaty z zastosowaniem MPP może nie być możliwe. W tym przypadku najbezpieczniejszym rozwiązaniem - w celu zachowania prawa do ujęcia wydatku w kosztach uzyskania przychodów - jest złożenie zawiadomienia o zapłacie na rachunek spoza białej listy do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla podatnika, który dokonał zapłaty należności zakładając, że wcześniej podatnik nie złożył tego zawiadomienia (takie zawiadomienie składa się bowiem przy pierwszej zapłacie należności przelewem na ten rachunek - zob. art. 15d ust. 4 pkt 1 ustawy o PDOP i art. 22p ust. 4 pkt 1 ustawy o PDOF).
