Celem inwentaryzacji jest ustalenie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów, porównanie z zapisami w księgach rachunkowych, zidentyfikowanie różnic inwentaryzacyjnych, przyczyn ich powstania oraz ich odpowiednie rozliczenie.
Podstawowym terminem inwentaryzacji, wynikającym z art. 26 ust. 1 ustawy o rachunkowości jest ostatni dzień każdego roku obrotowego. W jednostkach, których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, inwentaryzację należy więc przeprowadzić na 31 grudnia każdego roku obrotowego. Z treści art. 26 ust. 3 ww. ustawy wynika, iż nie narusza obowiązku przeprowadzenia inwentaryzacji na ostatni dzień roku obrotowego przeprowadzenie jej w odniesieniu do:
1) składników aktywów inwentaryzowanych drogą spisu z natury lub potwierdzenia salda - z wyłączeniem aktywów pieniężnych, papierów wartościowych, produktów w toku produkcji oraz materiałów, towarów i produktów gotowych, określonych w art. 17 ust. 2 pkt 4 ww. ustawy - w dopuszczalnym ustawowo przedziale czasu, tj. na 3 miesiące przed i 15 dni po ostatnim dniu roku obrotowego,
2) zapasów materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów znajdujących się w strzeżonych składowiskach i objętych ewidencją ilościowo-wartościową - raz w ciągu 2 lat,
3) nieruchomości zaliczonych do środków trwałych oraz inwestycji, jak też znajdujących się na terenie strzeżonym innych środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie - raz w ciągu 4 lat,
4) zapasów towarów i materiałów (opakowań) objętych ewidencją wartościową w punktach obrotu detalicznego jednostki - raz w roku,
5) zapasów drewna w jednostkach prowadzących gospodarkę leśną - raz w roku.
Ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji.
Spośród ww. terminów jednostki mogą wybierać rozwiązania dostosowane do indywidualnych potrzeb oraz cech prowadzonej działalności, rodzaju składników, warunków składowania lub zasad ewidencji. Przykładowo, jednostka może przyjąć następujące rozwiązania:
1) wszystkie składniki jednostka inwentaryzuje na ostatni dzień roku obrotowego, z tym zastrzeżeniem, że w odniesieniu do niektórych składników rozpoczęcie inwentaryzacji następuje nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a jej zakończenie - do 15 dnia następnego roku obrotowego,
2) materiały, towary, produkty i półprodukty znajdujące się w strzeżonych składowiskach i objęte ewidencją ilościowo-wartościową jednostka inwentaryzuje raz w ciągu 2 lat, natomiast pozostałe składniki inwentaryzuje co roku,
3) nieruchomości zaliczone do środków trwałych oraz inwestycji, jak też znajdujące się na terenie strzeżonym inne środki trwałe oraz maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie jednostka inwentaryzuje raz w ciągu 4 lat, natomiast pozostałe składniki inwentaryzuje co roku.
Uwaga: Decyzję w sprawie terminów inwentaryzacji poszczególnych składników podejmuje kierownik jednostki i zapisuje w polityce rachunkowości lub instrukcji inwentaryzacyjnej stanowiącej element polityki rachunkowości.
