Samodzielna obrona swoich interesów przez pracodawcę jest możliwa niezależnie od tego czy jest on powodem, czy pozwanym. Stawianie się w sądzie i tym bardziej przygotowywanie pism procesowych jest jednak czynnością absorbującą. Nie znając niuansów procedury można ponadto narazić się na błędy. O ile w prostych sprawach pracodawca może pokusić się o samodzielny udział w postępowaniu, to w sprawach bardziej skomplikowanych znacznie lepszym rozwiązaniem jest skorzystanie z pomocy pełnomocnika. Wachlarz możliwości w tym zakresie jest całkiem duży i szczególnie mniejsi pracodawcy nie są zmuszeni do korzystania z profesjonalnej obsługi prawnej, chociaż to rozwiązanie w sporej części przypadków jest optymalne.
Udzielając pełnomocnictwa wystarczy dochować zwykłej formy pisemnej. Można dostarczyć sądowi pełnomocnictwo udzielone u notariusza, przy czym jest to nie tylko zbyteczne, ale i kosztowne. Pełnomocnictwa można nawet udzielić ustnie podczas rozprawy, co zostanie odnotowane w protokole. Warto od razu odnotować w jego treści prawo do reprezentacji w drugiej instancji. W przypadku adwokatów lub radców prawnych, jeśli nie jest to wyłączone w treści pełnomocnictwa składanego, począwszy od 1 lipca 2023 r. uprawnia ono do złożenia skargi kasacyjnej i następnie występowania w postępowaniu dotyczącym tej skargi przed Sądem Najwyższym. Wcześniej, tj. przed 1 lipca 2023 r. wymagało to udzielenia dodatkowego pełnomocnictwa, o ile nie było takiego umocowania (przeciwnik osoby składającej skargę kasacyjną musi jednak wyraźnie umocować adwokata lub radcę prawnego do zastępowania go przed Sądem Najwyższym, jeżeli nie zrobił tego wcześniej). Warto też od razu odnotować, że w postępowaniu przed Sądem Najwyższym istnieje przymus adwokacko radcowski.
Jeżeli już w toku sprawy zachodzi nagła potrzeba ustanowienia pełnomocnika, a pracodawca nie ma możliwości podpisania pełnomocnictwa dla wybranej osoby, może ją upoważnić ustnie. W praktyce zwykle bez żadnych ograniczeń sąd dopuści takiego pełnomocnika tymczasowo do reprezentowania mocodawcy, wyznaczając równocześnie termin, w ciągu którego pełnomocnik powinien złożyć pełnomocnictwo albo przedstawić zatwierdzenie swej czynności przez pracodawcę. Dopiero gdy ten termin upłynie bezskutecznie, sąd pominie jego czynności procesowe.
Uwaga! Jeżeli pracodawca ustanowi pełnomocnika, będzie on uprawniony do podejmowania wszystkich czynności procesowych w jego imieniu, w tym dotyczących zabezpieczenia i egzekucji, ustanowienia dalszego pełnomocnictwa adwokatowi lub radcy prawnemu, zawarcia ugody, zrzeczenia się roszczenia albo uznania powództwa, jeżeli czynności te nie zostały wyłączone w danym pełnomocnictwie, odbioru kosztów procesu od strony przeciwnej. Wszystkie pisma procesowe oraz zawiadomienia o terminach rozprawy doręczane będą tylko pełnomocnikowi poza wezwaniem na rozprawę celem wysłuchania lub przesłuchania w charakterze strony. Mocodawca może jednak zawsze odwoływać oświadczenia pełnomocnika, ponieważ jego wola ma charakter decydujący.
Powierzenie prowadzenia sprawy radcy prawnemu lub adwokatowi to najczęstszy wybór pracodawców. W przypadku radcy prawnego może to być również osoba zatrudniona w firmie na etacie lub jego części. Adwokata natomiast na etacie zatrudnić nie można, chociaż nie ma oczywiście przeszkód aby prowadził obsługę prawną, w tym zastępstwo procesowe przed sądem, na podstawie umowy zlecenia. Powierzenie sprawy takim pełnomocnikom wymaga oczywiście zapłaty za ich pracę. Stawki opłat za czynności adwokackie i radcowskie są określone w drodze rozporządzeń Ministra Sprawiedliwości. Rzeczywiste wynagrodzenie wybranego pełnomocnika zależy natomiast od umowy z pracodawcą i zwykle odbiega od stawek minimalnych.
Druga najpopularniejsza opcja, tym razem bez ponoszenia dodatkowych kosztów, to wysłanie do sądu własnego pracownika. Uprawnienia pracownika przed sądem są identyczne jak adwokata czy radcy, niezależne od tego jakie stanowisko on zajmuje. Nie musi to być zatem pracownik działu prawnego, czy kadr. Pełnomocnictwa udzielić można ponadto pracownikowi organu nadrzędnego danej jednostki.
| Ważne: Nie ma możliwości udzielenia pełnomocnictwa pracownikowi tymczasowemu, chociażby była to osoba, która świetnie zna sprawę, ponieważ pracodawcą pracownika tymczasowego jest agencja pracy tymczasowej.
|
Pracodawcy - osoby fizyczne mogą upoważnić do reprezentowania ich w toku procesu małżonka, rodzeństwo lub zstępnego (dziecko lub wnuka), wstępnego (rodziców czy dziadków) oraz osoby pozostające z nim w stosunku przysposobienia. Wyliczenie to jest pełne. Pełnomocnictwa nie wolno udzielić dalszym członkom rodziny ani powinowatym.
Nie mogą zostać pełnomocnikiem procesowym: teściowie, szwagrowie, synowa, zięć, kuzyni, dzieci lub wnuki rodzeństwa, pasierb, o ile nie został przysposobiony.
Ostatnia opcja, praktycznie niewystępująca w praktyce orzeczniczej, to udzielnie pełnomocnictwa osobie pozostającej z pracodawcą w stałym stosunku zlecenia lub sprawującej zarząd jego majątkiem lub interesami oraz współuczestnikowi sporu. Nie uprawnia jednak do reprezentowania stały stosunek zlecenia, obejmujący jedynie reprezentowanie interesów majątkowych zleceniodawcy przed sądami i organami administracji, czy okazjonalny zarząd majątkiem - szczególnie taki, który uprawnia tylko do dochodzenia roszczeń w imieniu pracodawcy. Takie wątpliwe umowy oferują czasem różnego typu biura doradztwa prawnego niebędące kancelariami adwokackimi czy radcowskimi. Próba omijania przepisów, powołując się na umowę z pracodawcą, uprawniająca go do zarządu majątkiem w zakresie dochodzenia jednego roszczenia, którego dotyczy sprawa sądowa może skończyć się, z tym że sąd zakwestionuje dopuszczalność występowania przed nim takiego pełnomocnika i nie dopuści go w ogóle do udziału w sprawie. Teoretycznie pełnomocnikiem pracodawcy może być współuczestnik sporu, ale w praktyce takie sytuacje, gdy w procesie występuje dwóch pracodawców nie zdarzają się lub występują zupełnie sporadycznie.
Pełnomocnictwo procesowe podpisać musi pracodawca będący osobą fizyczną. Jeśli pracodawcą jest osoba prawna, powinna udzielić go osoba wchodząca w skład jej organu wykonawczego (najczęściej zarządu) uprawniona do jej reprezentacji lub osoby uprawnione do wykonywania czynności z zakresu prawa pracy. Zdolność sądową przed sądami pracy posiadają także jednostki organizacyjne nieposiadające własnej zdolności prawnej i w tym przypadku zastępcę procesowego ustanowić powinien kierownik takiej jednostki. Osoba prawna prowadząca, na podstawie odrębnych przepisów, obsługę prawną przedsiębiorcy, osoby prawnej lub innej jednostki organizacyjnej może udzielić pełnomocnictwa procesowego - w imieniu podmiotu, którego obsługę prawną prowadzi - adwokatowi lub radcy prawnemu, jeżeli została do tego upoważniona przez ten podmiot (art. 87 § 2 K.p.c.).
Pełnomocnik ustanowiony przez pracodawcę może zawsze ustanowić substytuta, czyli dalszego pełnomocnika, jeżeli tylko treść pełnomocnictwa tego nie wyłącza. W przypadku adwokata lub radcy prawnego może być nim inny adwokat lub radca, ale także aplikant.
Wyboru osoby pełnomocnika warto dokonać rozważnie, ponieważ wszelkie błędy pełnomocnika, w tym przede wszystkim uchybienia ustawowych terminów do wnoszenia pism procesowych wywoływać będą niekorzystne skutki dla jego mocodawcy, zaś zawinione uchybienia pełnomocnika nie dają ponadto podstaw do przywrócenia terminu procesowego chociażby pracodawca nie ponosił żadnej winy.
Pełnomocnikowi teoretycznie można dać całkowitą swobodę przy prowadzeniu sprawy, zwykle jednak pracodawca chciałby zachować wpływ na to jak się ona zakończy, szczególnie jeśli są szanse na ugodowe zakończenie sporu. W przypadku gdy mocodawca nie planuje stawiać się na rozprawach wraz z pełnomocnikiem ani omawiać z nim kolejnych etapów postępowania, warto do razu uzgodnić warunki ewentualnej ugody, która mogłaby zakończyć spór, ponieważ przepisy kładą coraz większy nacisk na kończenie procesów w ten właśnie sposób i także nowela procedury, która weszła w życie 1 lipca 2023 r., zmierza w kierunku umożliwienia sędziom coraz dokładniejszego wskazywania stronom podczas proponowania ugody rozstrzygnięcia jakie może zapaść, jeśli do niej nie dojdzie. Warto pamiętać, że przy typowej treści pełnomocnictwa, pełnomocnik jest uprawniony do zawarcia ugody samodzielnie na każdych warunkach. Dlatego można też zobowiązać pełnomocnika, aby bezwzględnie warunki ewentualnej ugody skonsultował np. telefonicznie z mocodawcą.
Jeżeli pracodawca ma taką wolę, może ograniczyć zakres pełnomocnictwa np. zakazując ustanawiania dalszych pełnomocników, wyłączając możliwość uznania powództwa lub jego cofnięcia, wyłączając możliwość zawarcia ugody lub wpisując w samym pełnomocnictwie, że uprawnia ono do zawarcia ugody do określonej kwoty.
