Nasza spółka z o.o. kupuje usługi od kontrahenta spoza UE. Na poczet usług wpłacamy cyklicznie zaliczki w euro. Faktury za usługi są wystawiane miesięcznie w dolarach amerykańskich. Zapłacone zaliczki w euro są przewalutowane na dolary amerykańskie. Jak ująć w księgach rachunkowych takie operacje? Jak potwierdzić saldo z kontrahentem?
| W związku z przewalutowaniem zaliczki wpłaconej na poczet usługi w walucie obcej na inną walutę obcą, w ewidencji księgowej należy dokonać wyłącznie zmian w zakresie kont analitycznych kontrahenta dotyczących waluty.
|
Zaliczka jest traktowana jako częściowa zapłata ceny świadczenia wynikającego z umowy pomiędzy kontrahentami, zanim zostanie ono zrealizowane. W momencie realizacji umowy zaliczka zostaje zaliczona na poczet ceny dobra lub usługi. Natomiast w przypadku rozwiązania umowy podlega zwrotowi kontrahentowi, który ją wpłacił. Przekazanie zaliczki odbiorca (tu: nabywca usługi) ujmuje w księgach rachunkowych jako należność od sprzedawcy, równą kwocie środków pieniężnych faktycznie przekazanych sprzedawcy i obejmującą część wartości (ceny) świadczenia, które ma być wykonane przez sprzedawcę oraz kwotę obciążeń publicznoprawnych związanych ze świadczeniem bądź jedynie część wartości (ceny) przyszłego świadczenia. W momencie wykonania przez kontrahenta świadczenia (tu: usługi) i otrzymania faktury w księgach rachunkowych dokonuje się rozliczenia wpłaconej zaliczki.
Jak wynika z pytania, jednostka na poczet usług wpłaca zaliczki w walucie obcej. Przypomnijmy, iż stosownie do art. 30 ust. 2 ustawy o rachunkowości, wyrażone w walutach obcych operacje gospodarcze ujmuje się w księgach rachunkowych na dzień ich przeprowadzenia, odpowiednio po kursie:
1) faktycznie zastosowanym w tym dniu, wynikającym z charakteru operacji - w przypadku sprzedaży lub kupna walut oraz zapłaty należności lub zobowiązań,
2) średnim ogłoszonym dla danej waluty przez NBP z dnia poprzedzającego ten dzień - w przypadku zapłaty należności lub zobowiązań, jeżeli nie jest zasadne zastosowanie kursu, o którym mowa w pkt 1, a także w przypadku pozostałych operacji.
Do wyceny rozchodu walut z własnego rachunku walutowego można także zastosować kurs historyczny, tzn. kurs przeciętny, FIFO lub LIFO (por. art. 35 ust. 8 oraz art. 34 ust. 4 pkt 1-3 ww. ustawy). Zwracamy uwagę, iż zasady przyjęte przez jednostkę do wyceny rozchodu środków pieniężnych z rachunku walutowego powinny zostać opisane w zasadach (polityce) rachunkowości. Zatem w przypadku gdy zaliczka została przekazana z rachunku bankowego jednostki w walucie obcej, to należność od sprzedawcy z tytułu przekazanej mu zaliczki w walucie obcej, na dzień ujęcia w księgach odbiorca przelicza na walutę polską, odpowiednio po kursie:
1) historycznym, tj. ustalonym zgodnie z przyjętą przez jednostkę metodą wyceny rozchodu waluty z rachunku bankowego w walucie obcej (zgodnie z art. 35 ust. 8 w zw. z art. 34 ust. 4 pkt 1-3 ww. ustawy), lub
2) średnim NBP waluty obcej z dnia poprzedzającego dzień przekazania przedpłaty,
- w zależności od rozwiązań przyjętych przez odbiorcę w zasadach (polityce) rachunkowości.
|
Ewidencja księgowa wpłaty zaliczki na poczet usług, dokonanej z własnego rachunku walutowego
1. WB - wpłata zaliczki:
- Wn konto 21 "Rozrachunki z dostawcami",
- Ma konto 13-1 "Rachunek walutowy".
|
Jeżeli zgodnie z polityką rachunkowości jednostki do wyceny rozchodu środków pieniężnych stosuje się kurs średni NBP z dnia poprzedzającego dzień zapłaty i kurs ten różni się od kursu, jaki zastosowano do przeliczenia waluty w dniu jej wpływu na ten rachunek, to powstaną różnice kursowe od własnych środków pieniężnych. Przy czym kolejność rozchodu środków pieniężnych z własnego rachunku walutowego ustala się jedną z metod wymienionych w art. 34 ust. 4 pkt 1-3 ustawy o rachunkowości. Po wykonaniu przez kontrahenta usługi i otrzymaniu faktury należy rozliczyć wpłaconą zaliczkę. Fakturę dokumentującą zakup usługi od kontrahenta wystawioną w walucie obcej wycenia się według kursu średniego NBP z dnia poprzedzającego dzień jej wystawienia.
W przypadku opisanym w pytaniu zaliczki wpłacone w euro są przewalutowane na dolary amerykańskie. Dokonanie zmiany waluty obcej, w której pierwotnie została wyrażona należność z tytułu wpłaconej kontrahentowi zaliczki, odbywa się przy zastosowaniu odpowiednich kursów przeliczeniowych. Co ważne przewalutowania nie należy utożsamiać z wymianą walut. Zapisy, jakie wystąpią w związku z tym w księgach, będą dotyczyły jedynie przeksięgowań w ramach prowadzonej ewidencji analitycznej do konta służącego do ewidencji rozrachunków (tu: do konta 21).
|
Ewidencja księgowa przewalutowania zaliczki w walucie obcej na inną walutę obcą
1. PK - przewalutowanie wpłaconej zaliczki - kwota należności z tytułu wpłaconej w euro zaliczki przeliczona na dolary amerykańskie:
- Wn konto 21 "Rozrachunki z dostawcami" (w analityce: Konto imienne kontrahenta w USD),
- Ma konto 21 "Rozrachunki z dostawcami" (w analityce: Konto imienne kontrahenta w EUR).
|
|
Przykład
Należność z tytułu wpłaconej zagranicznemu kontrahentowi zaliczki w wysokości: 10.000 EUR podlegała wykazaniu w księgach rachunkowych w wartości: 47.200 zł. Po przeliczeniu na USD uzyskano wartość równą: 10.861 USD według wyliczenia: 10.000 EUR × 1,0861 (przykładowy kurs EUR do USD). W wyniku przewalutowania w księgach rachunkowych zostanie wykazana należność z tytułu zaliczki w USD, jednak w dotychczasowej wartości równej: 47.200 zł.
|
Zaznaczmy, że przy przewalutowaniu należności lub zobowiązania w walucie obcej na inną walutę obcą nie powstaną różnice kursowe. Jeżeli na dzień bilansowy usługa nie została wykonana, to należność z tytułu wpłaconej zaliczki - zgodnie z art. 26 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości - należy zinwentaryzować drogą uzyskania od kontrahenta potwierdzenia salda. W przypadku gdy przewalutowanie ma miejsce dopiero w momencie rozliczenia zaliczki (wykonania usługi), to potwierdzenia salda można dokonać w walucie, w której dokonano wpłaty zaliczki (tu: w walucie euro).
