Forma przechowywania faktur

Faktura stanowi podstawowy dokument umożliwiający rozliczanie podatku VAT. Sprzedawca za pomocą faktury dokumentuje dokonaną sprzedaż, natomiast dla nabywcy stanowi ona podstawę do odliczenia podatku naliczonego.

Ustawodawca w przepisach ustawy o VAT dopuszcza posługiwanie się fakturami zarówno w formie tradycyjnej, tj. papierowej, jak i w formie elektronicznej oraz w formie ustrukturyzowanej za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur. Zgodnie z art. 2 pkt 32 ustawy o VAT faktura elektroniczna to faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

W odniesieniu do faktur przesyłanych w formie papierowej, jak i elektronicznej należy zapewnić autentyczność ich pochodzenia, integralność treści i czytelność.

Jak wynika z art. 106m ustawy o VAT podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Z kolei przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Pod pojęciem "kontroli biznesowych" należy rozumieć proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu jej wystawienia, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Ponadto, kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Z kolei pojęcie "wiarygodna ścieżka audytu" oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.

Należy podkreślić, że w przypadku faktur ustrukturyzowanych otrzymanych przy użyciu KSeF przyjmuje się, że autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane.

Zgodnie z art. 112 ustawy o VAT, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Uwaga

Podatnicy zobowiązani są przechowywać otrzymane faktury w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Podatnicy muszą zapewnić naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do ww. faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Ponadto, w myśl art. 112a ust. 3 ustawy o VAT faktury przechowywane w formie elektronicznej poza terytorium kraju muszą być przechowywane w taki sposób, aby naczelnik urzędu skarbowego, naczelnik urzędu celno-skarbowego, dyrektor izby administracji skarbowej lub Szef Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, mieli dostęp on-line do tych faktur.

Podatnik stosujący dla udokumentowania wykonywanych czynności e-faktury nie ma obowiązku ich drukowania i przechowywania ich papierowej wersji. Jeśli podatnik zapewni autentyczność i integralność treści e-faktur w okresie do upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego, faktury te mogą być archiwizowane wyłącznie w sposób elektroniczny.

(interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 20 lipca 2023 r., nr 0114-KDIP1-3.4012.248.2023.1.MPA)

"(...) Spółka prowadzi księgi rachunkowe, a (...) także ewidencjonuje dokumenty księgowe w formie elektronicznej - zgodnie z odrębnymi przepisami (tj. ustawą z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości). W tym celu Spółka korzysta z systemu informatycznego z obszaru finansowo-księgowego oraz systemu do elektronicznego obiegu dokumentacji, dostarczane przez zewnętrznych dostawców. Elementami wykorzystywanych oprogramowań jest system obiegu dokumentów oraz księgi rachunkowe i ewidencje prowadzone dla celów podatkowych.

Zgodnie ze stosowanym sposobem postępowania, każdy dokument zakupowy oraz inny dokument księgowy trafiający do Spółki jest weryfikowany, opisywany, akceptowany i archiwizowany w systemie do elektronicznego obiegu dokumentacji, a następnie ewidencjonowany (księgowany) w systemie informatycznym z obszaru finansowo-księgowego. Jak wskazano, Spółka otrzymuje dokumenty kosztowe zarówno w formie elektronicznej, jak i papierowej. (...)

Spółka wprowadziła pełną digitalizację dokumentów zakupowych, dzięki czemu chciałaby odstąpić od ich fizycznej archiwizacji jako dokumentów papierowych. Dotyczy to także dokumentów otrzymywanych w formie papierowej. Zatem dokumenty kosztowe, choć otrzymywane jako dokumenty papierowe, będą archiwizowane wyłącznie w formie elektronicznej. W tym celu dokumenty zakupowe, otrzymane od kontrahentów jako tradycyjne dokumenty, będą skanowane lub będą im wykonywane zdjęcia - następnie zaś ich obrazem będzie zasilany system do elektronicznego obiegu dokumentacji i z wykorzystaniem tego systemu będą archiwizowane (w formie elektronicznej). Celem Spółki jest wyeliminowanie praktyki przechowywania ich w formie papierowej (pełna elektroniczna archiwizacja dokumentów zakupowych). Sposób postępowania z dokumentami kosztowymi, otrzymywanymi przez Spółkę w formie papierowej, a przechowywanymi (archiwizowanymi) w formie elektronicznej (po poddaniu ich digitalizacji), będzie przedstawiać się w sposób opisany poniżej (dla lepszego zobrazowania opisu wyodrębniono umowne etapy obiegu dokumentów jako kolejne »kroki«).

Krok 1:

Dokument papierowy, jako oryginalny dokument, otrzymywany jest przez Spółkę pocztą bądź otrzymuje ją do rąk własnych pracownik Spółki.

Krok 2:

Dokument jest »rejestrowany« w systemie. W tym celu dokument zakupu otrzymany pocztą jest skanowany, a dane z dokumentu są przenoszone do systemu. (...)

Krok 3:

Dokument zakupowy (jego elektroniczny obraz; ponadto system od tego momentu umożliwia w dowolnym momencie prezentację danych z dokumentu) kierowany jest do osoby, która odpowiedzialna jest za weryfikację merytoryczną danego dokumentu. (...)

Krok 4:

Dokument zakupowy (jako dokument w systemie odpowiedzialnym za obieg dokumentów) trafia do działu księgowości. Na tym etapie następuje jego weryfikacja pod względem podatkowym i bilansowym. (...)

Krok 5:

Po zakończeniu weryfikacji i dekretacji przez dział księgowości, dokument kierowany jest do dyrektora lub/oraz wyznaczonego członka zarządu Spółki. Dokumenty zakupowe, które należą do grupy kosztów wyznaczonych, jako ryzykowne dla Spółki przed skierowaniem ich do dyrektora lub/oraz wyznaczonego członka zarządu Spółki trafiają do działu kontrolingu, w celu ich dodatkowej weryfikacji. (...)

Krok 6:

Po zrealizowaniu wszystkich omówionych wcześniej kroków, dokument księgowy (jako dowód księgowy) »zaciągany« jest ostatecznie do systemu z obszaru finansowo-księgowego, w celu ujęcia jego w księgach rachunkowych Spółki oraz ewidencjach prowadzonych dla celów podatkowych. (...)

W niektórych przypadkach opisany powyżej sposób postępowania może podlegać nieznacznej modyfikacji, co do przebiegu (kolejności) opisanych powyżej »kroków«. W przypadkach, gdy dokument podlega dodatkowej weryfikacji po stronie członków zespołów projektowych lub jego wartość jest nieznaczna, wyżej opisana ścieżka może ulec skróceniu przez co nie występują w niej wszystkie opisane kroki.

(...) należy stwierdzić, że archiwizowanie i przechowywanie faktur w formie elektronicznej w sposób opisany przez Państwa, czyli przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu - jest zgodny z (...) przepisami. Jak Państwo wskazali, przechowywanie dokumentów będzie odbywać się w sposób umożliwiający bezzwłoczne wygenerowanie zamieszczonych w systemie dokumentów i udostępnienie na żądanie uprawnionego organu administracji skarbowej. W sposób opisany we wniosku będą Państwo dokonywali kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu dokumentów kosztowych od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, sprawdzenie ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności. Ponadto, dokumenty źródłowe będą dopiero niszczone po zastosowaniu kontroli biznesowych i ich zaewidencjonowaniu.

(...) skoro elektroniczna forma przechowywania dokumentów zakupowych, zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność, a także umożliwi dostęp do tych dokumentów, na żądanie, odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 3 i 4 ustawy, to opisany sposób archiwizowania będzie zgodny z powołanymi przepisami. Tym samym spełnione zostaną warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy. (...)

W konsekwencji, zachowacie/będzie zachowywać Państwo prawo do odliczenia podatku naliczonego w związku z przechowywanymi dokumentami zakupowymi dającymi prawo do odliczenia podatku naliczonego, jeżeli są/będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej zgodnie z opisaną procedurą. Bez względu na powyższe pozostaje okoliczność zniszczenia przez Państwa faktur otrzymanych w formie papierowej. Prawo to przysługuje pod warunkiem niezaistnienia przesłanek negatywnych z art. 88 ustawy (...)".

(interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 14 lipca 2023 r., nr 0112-KDIL1-2.4012.194.2023.2.ID)

"(...) Z opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca jest spółką z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Polsce. Spółka prowadzi działalność m.in. opodatkowaną podatkiem od towarów i usług oraz spełnia wszystkie warunki wynikające z ustawy VAT niezbędne do celów dokonywania odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z faktur. Obecnie do Spółki wpływają faktury zakupowe w formie papierowej i w tej samej formie dokumenty te są archiwizowane. (...) Spółka w stosunku do wybranych transakcji zamierza wprowadzić rozwiązanie polegające na digitalizacji faktur zakupowych. Faktury te, mimo że będą otrzymywane jako dokumenty papierowe, Wnioskodawca zamierza przechowywać wyłącznie w formie elektronicznej. Wnioskodawca cały proces zamierza przeprowadzać w sformalizowany sposób, w tym celu zostały wyodrębnione etapy obiegu faktur. Po otrzymaniu faktury przez Spółkę w formie papierowej, następuje jej wewnętrzna weryfikacja, czy dany rodzaj faktury powinien podlegać procesowi digitalizacji. Następnie faktura jest rejestrowana w dedykowanym systemie tzn. dokument jest skanowany, a w systemie oznaczona jest data wpływu dokumentu do Spółki. Dokonywana w ten sposób »rejestracja« faktury nie jest natomiast jeszcze tożsama z ujęciem faktury w księgach rachunkowych i w ewidencjach prowadzonych dla celów podatkowych (podatku VAT oraz podatku dochodowego). Stanowi wyłącznie wprowadzenie faktury do systemu sprzedażowego (jego części odpowiedzialnej za przeprocesowanie umowy z klientem), celem zainicjowania dalszego jej obiegu. Po zeskanowaniu faktura w formie papierowej zostaje trwale i nieodwracalnie niszczona. Skany są zapisywane w formacie nieedytowalnym (tj. PDF lecz może to być także format JPG lub BMP). Zdigitalizowane w ten sposób faktury są zabezpieczone przed możliwością dokonywania w nich zmian. Zdaniem Spółki, po zeskanowaniu faktury w formie papierowej, jej wersja elektroniczna będzie jej wiernym i czytelnym odzwierciedleniem. Faktura po digitalizacji weryfikowana jest pod względem merytorycznym i formalnym. Obejmuje ona w szczególności sprawdzenie, czy faktura jest wystawiona na Spółkę oraz czy zawiera poprawne dane Wnioskodawcy (nazwa, adres, NIP), a także sprawdzenie zgodnych z ustawą o VAT obowiązkowych elementów faktury. Weryfikowane jest w szczególności, czy faktura zakupowa odzwierciedla faktyczny przebieg transakcji (operacji gospodarczej), a więc między innymi czy tożsamość dostawcy towarów/usługodawcy oraz przedmiot transakcji są zgodne z rzeczywistością. Bez tak rozumianej akceptacji merytorycznej faktura nie jest poddawana dalszemu obiegowi. Wszelkie powstałe wątpliwości powinny zostać wyjaśnione na tym etapie. Warunkiem dalszego obiegu faktury jest zaakceptowanie faktury przez osobę dokonującą jej weryfikacji merytorycznej, jako faktura »poprawna«. W przypadku poprawnej weryfikacji osoba jej dokonująca, rozpoczyna procedurę dalszego przekazania faktury do działu finansowo-księgowego, gdzie jest weryfikowana pod względem podatkowym i bilansowym. W szczególności wyznaczona osoba sprawdza fakturę pod względem formalnym, tj. czy nie jest wadliwa, a więc m.in. czy posiada dane wymagane przepisami prawa podatkowego, czy może stanowić dowód księgowy dla celów bilansowych (rachunkowych) i podatku dochodowego oraz dokument będący podstawą do ujęcia w ewidencji prowadzonej dla celów podatku VAT. Etap ten obejmuje również zakwalifikowanie faktury do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie właściwego miesiąca oraz sposobu jej ujęcia w księgach rachunkowych dla celów bilansowych i podatkowych, a więc decyduje także o tym w jaki sposób dana faktura zostaje ujęta (rozliczona) dla celów podatku dochodowego oraz podatku VAT.

Dzięki zastosowaniu powyższych kroków, Wnioskodawca zapewni funkcjonowanie »kontroli biznesowych«. Wnioskodawca zamierza ewidencjonować faktury na dysku sieciowym, w podziale na właściwe dla podatku VAT okresy rozliczeniowe. Kopie zapasowe będą dokonywane automatycznie. Faktury w formie elektronicznej będą odpowiadały fakturom papierowym i po ich zeskanowaniu nie będzie możliwości modyfikowania ich treści oraz będą one przechowywane przez okres wymagany przez przepisy prawa. W razie kontroli, sposób przechowywania faktur w formie elektronicznej umożliwi bezzwłoczny dostęp do tych faktur. Faktury będą przechowywane w formie elektronicznej wyłącznie na terytorium kraju. (...) Należy zauważyć, że dla prawidłowości przechowywania dokumentów w formie elektronicznej nie bez znaczenia pozostaje moment niszczenia faktur otrzymanych w formie papierowej. Dla zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur niezbędne jest przeprowadzenie stosownych kontroli biznesowych, które to potwierdzą. W sytuacji gdy dokumenty źródłowe (faktury w formie papierowej) zostaną zniszczone przed poddaniem ich stosownym kontrolom biznesowym nie można uznać, że została zachowana autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur.

Wnioskodawca wskazał, że niszczeniu będą podlegały faktury, które zostaną zeskanowane i wprowadzone do systemu sprzedażowego celem zainicjowania dalszego obiegu. Dokonywana »rejestracja« faktury nie jest natomiast tożsama z ujęciem faktury w księgach rachunkowych i w ewidencjach prowadzonych dla celów podatkowych. Ponadto zostaną one zniszczone przed pozostałymi kontrolami biznesowymi, przed sprawdzaniem ich pod względem merytorycznym i formalnym tzn. przed sprawdzeniem ich poprawności, autentyczności pochodzenia oraz integralności treści faktury.

W analizowanej sprawie zapewniona zostanie czytelność faktur. Ponadto, mimo zniszczenia formy papierowej faktury, Wnioskodawca dokona kontroli w celu zweryfikowania autentyczności pochodzenia faktury, czyli pewności co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Nie można jednak uznać, iż zapewniona zostanie integralność treści faktury, gdyż po zniszczeniu formy papierowej Wnioskodawca nie będzie miał możliwości zweryfikowania czy w wersji elektronicznej faktury nie zostały zmienione dane zawarte w fakturze w formie papierowej.

Zatem warunki wynikające z art. 112a w zw. z art. 106m ustawy, dotyczące przechowywania faktur w formie elektronicznej, spełnione zostaną wyłącznie w sytuacji gdy Wnioskodawca zapewni kompleksowe realizowane przez niego procesy składające się na kontrole biznesowe, obejmujące kilkuetapowe działania dokonane przez różne osoby w ramach ścieżki obiegu faktury przed zniszczeniem formy papierowej faktury.

Podsumowując, nie będzie dopuszczalne przechowywanie przez Spółkę otrzymanych w formie papierowej faktur zakupowych, jako dających prawo do odliczenia podatku VAT, wyłącznie w formie elektronicznej i niszczenie ich papierowych oryginałów, ponieważ nie będą spełnione - wskazane w art. 112a w zw. z art. 106m ustawy - przesłanki dotyczące przechowywania faktur (...)".