(interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 20 lipca 2023 r., nr 0114-KDIP1-3.4012.248.2023.1.MPA)
"(...) Spółka prowadzi księgi rachunkowe, a (...) także ewidencjonuje dokumenty księgowe w formie elektronicznej - zgodnie z odrębnymi przepisami (tj. ustawą z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości). W tym celu Spółka korzysta z systemu informatycznego z obszaru finansowo-księgowego oraz systemu do elektronicznego obiegu dokumentacji, dostarczane przez zewnętrznych dostawców. Elementami wykorzystywanych oprogramowań jest system obiegu dokumentów oraz księgi rachunkowe i ewidencje prowadzone dla celów podatkowych.
Zgodnie ze stosowanym sposobem postępowania, każdy dokument zakupowy oraz inny dokument księgowy trafiający do Spółki jest weryfikowany, opisywany, akceptowany i archiwizowany w systemie do elektronicznego obiegu dokumentacji, a następnie ewidencjonowany (księgowany) w systemie informatycznym z obszaru finansowo-księgowego. Jak wskazano, Spółka otrzymuje dokumenty kosztowe zarówno w formie elektronicznej, jak i papierowej. (...)
Spółka wprowadziła pełną digitalizację dokumentów zakupowych, dzięki czemu chciałaby odstąpić od ich fizycznej archiwizacji jako dokumentów papierowych. Dotyczy to także dokumentów otrzymywanych w formie papierowej. Zatem dokumenty kosztowe, choć otrzymywane jako dokumenty papierowe, będą archiwizowane wyłącznie w formie elektronicznej. W tym celu dokumenty zakupowe, otrzymane od kontrahentów jako tradycyjne dokumenty, będą skanowane lub będą im wykonywane zdjęcia - następnie zaś ich obrazem będzie zasilany system do elektronicznego obiegu dokumentacji i z wykorzystaniem tego systemu będą archiwizowane (w formie elektronicznej). Celem Spółki jest wyeliminowanie praktyki przechowywania ich w formie papierowej (pełna elektroniczna archiwizacja dokumentów zakupowych). Sposób postępowania z dokumentami kosztowymi, otrzymywanymi przez Spółkę w formie papierowej, a przechowywanymi (archiwizowanymi) w formie elektronicznej (po poddaniu ich digitalizacji), będzie przedstawiać się w sposób opisany poniżej (dla lepszego zobrazowania opisu wyodrębniono umowne etapy obiegu dokumentów jako kolejne »kroki«).
Krok 1:
Dokument papierowy, jako oryginalny dokument, otrzymywany jest przez Spółkę pocztą bądź otrzymuje ją do rąk własnych pracownik Spółki.
Krok 2:
Dokument jest »rejestrowany« w systemie. W tym celu dokument zakupu otrzymany pocztą jest skanowany, a dane z dokumentu są przenoszone do systemu. (...)
Krok 3:
Dokument zakupowy (jego elektroniczny obraz; ponadto system od tego momentu umożliwia w dowolnym momencie prezentację danych z dokumentu) kierowany jest do osoby, która odpowiedzialna jest za weryfikację merytoryczną danego dokumentu. (...)
Krok 4:
Dokument zakupowy (jako dokument w systemie odpowiedzialnym za obieg dokumentów) trafia do działu księgowości. Na tym etapie następuje jego weryfikacja pod względem podatkowym i bilansowym. (...)
Krok 5:
Po zakończeniu weryfikacji i dekretacji przez dział księgowości, dokument kierowany jest do dyrektora lub/oraz wyznaczonego członka zarządu Spółki. Dokumenty zakupowe, które należą do grupy kosztów wyznaczonych, jako ryzykowne dla Spółki przed skierowaniem ich do dyrektora lub/oraz wyznaczonego członka zarządu Spółki trafiają do działu kontrolingu, w celu ich dodatkowej weryfikacji. (...)
Krok 6:
Po zrealizowaniu wszystkich omówionych wcześniej kroków, dokument księgowy (jako dowód księgowy) »zaciągany« jest ostatecznie do systemu z obszaru finansowo-księgowego, w celu ujęcia jego w księgach rachunkowych Spółki oraz ewidencjach prowadzonych dla celów podatkowych. (...)
W niektórych przypadkach opisany powyżej sposób postępowania może podlegać nieznacznej modyfikacji, co do przebiegu (kolejności) opisanych powyżej »kroków«. W przypadkach, gdy dokument podlega dodatkowej weryfikacji po stronie członków zespołów projektowych lub jego wartość jest nieznaczna, wyżej opisana ścieżka może ulec skróceniu przez co nie występują w niej wszystkie opisane kroki.
(...) należy stwierdzić, że archiwizowanie i przechowywanie faktur w formie elektronicznej w sposób opisany przez Państwa, czyli przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu - jest zgodny z (...) przepisami. Jak Państwo wskazali, przechowywanie dokumentów będzie odbywać się w sposób umożliwiający bezzwłoczne wygenerowanie zamieszczonych w systemie dokumentów i udostępnienie na żądanie uprawnionego organu administracji skarbowej. W sposób opisany we wniosku będą Państwo dokonywali kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu dokumentów kosztowych od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, sprawdzenie ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności. Ponadto, dokumenty źródłowe będą dopiero niszczone po zastosowaniu kontroli biznesowych i ich zaewidencjonowaniu.
(...) skoro elektroniczna forma przechowywania dokumentów zakupowych, zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność, a także umożliwi dostęp do tych dokumentów, na żądanie, odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 3 i 4 ustawy, to opisany sposób archiwizowania będzie zgodny z powołanymi przepisami. Tym samym spełnione zostaną warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy. (...)
W konsekwencji, zachowacie/będzie zachowywać Państwo prawo do odliczenia podatku naliczonego w związku z przechowywanymi dokumentami zakupowymi dającymi prawo do odliczenia podatku naliczonego, jeżeli są/będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej zgodnie z opisaną procedurą. Bez względu na powyższe pozostaje okoliczność zniszczenia przez Państwa faktur otrzymanych w formie papierowej. Prawo to przysługuje pod warunkiem niezaistnienia przesłanek negatywnych z art. 88 ustawy (...)".
