(interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 14 lipca 2023 r., nr 0112-KDIL1-2.4012.194.2023.2.ID)
"(...) Z opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca jest spółką z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Polsce. Spółka prowadzi działalność m.in. opodatkowaną podatkiem od towarów i usług oraz spełnia wszystkie warunki wynikające z ustawy VAT niezbędne do celów dokonywania odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z faktur. Obecnie do Spółki wpływają faktury zakupowe w formie papierowej i w tej samej formie dokumenty te są archiwizowane. (...) Spółka w stosunku do wybranych transakcji zamierza wprowadzić rozwiązanie polegające na digitalizacji faktur zakupowych. Faktury te, mimo że będą otrzymywane jako dokumenty papierowe, Wnioskodawca zamierza przechowywać wyłącznie w formie elektronicznej. Wnioskodawca cały proces zamierza przeprowadzać w sformalizowany sposób, w tym celu zostały wyodrębnione etapy obiegu faktur. Po otrzymaniu faktury przez Spółkę w formie papierowej, następuje jej wewnętrzna weryfikacja, czy dany rodzaj faktury powinien podlegać procesowi digitalizacji. Następnie faktura jest rejestrowana w dedykowanym systemie tzn. dokument jest skanowany, a w systemie oznaczona jest data wpływu dokumentu do Spółki. Dokonywana w ten sposób »rejestracja« faktury nie jest natomiast jeszcze tożsama z ujęciem faktury w księgach rachunkowych i w ewidencjach prowadzonych dla celów podatkowych (podatku VAT oraz podatku dochodowego). Stanowi wyłącznie wprowadzenie faktury do systemu sprzedażowego (jego części odpowiedzialnej za przeprocesowanie umowy z klientem), celem zainicjowania dalszego jej obiegu. Po zeskanowaniu faktura w formie papierowej zostaje trwale i nieodwracalnie niszczona. Skany są zapisywane w formacie nieedytowalnym (tj. PDF lecz może to być także format JPG lub BMP). Zdigitalizowane w ten sposób faktury są zabezpieczone przed możliwością dokonywania w nich zmian. Zdaniem Spółki, po zeskanowaniu faktury w formie papierowej, jej wersja elektroniczna będzie jej wiernym i czytelnym odzwierciedleniem. Faktura po digitalizacji weryfikowana jest pod względem merytorycznym i formalnym. Obejmuje ona w szczególności sprawdzenie, czy faktura jest wystawiona na Spółkę oraz czy zawiera poprawne dane Wnioskodawcy (nazwa, adres, NIP), a także sprawdzenie zgodnych z ustawą o VAT obowiązkowych elementów faktury. Weryfikowane jest w szczególności, czy faktura zakupowa odzwierciedla faktyczny przebieg transakcji (operacji gospodarczej), a więc między innymi czy tożsamość dostawcy towarów/usługodawcy oraz przedmiot transakcji są zgodne z rzeczywistością. Bez tak rozumianej akceptacji merytorycznej faktura nie jest poddawana dalszemu obiegowi. Wszelkie powstałe wątpliwości powinny zostać wyjaśnione na tym etapie. Warunkiem dalszego obiegu faktury jest zaakceptowanie faktury przez osobę dokonującą jej weryfikacji merytorycznej, jako faktura »poprawna«. W przypadku poprawnej weryfikacji osoba jej dokonująca, rozpoczyna procedurę dalszego przekazania faktury do działu finansowo-księgowego, gdzie jest weryfikowana pod względem podatkowym i bilansowym. W szczególności wyznaczona osoba sprawdza fakturę pod względem formalnym, tj. czy nie jest wadliwa, a więc m.in. czy posiada dane wymagane przepisami prawa podatkowego, czy może stanowić dowód księgowy dla celów bilansowych (rachunkowych) i podatku dochodowego oraz dokument będący podstawą do ujęcia w ewidencji prowadzonej dla celów podatku VAT. Etap ten obejmuje również zakwalifikowanie faktury do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie właściwego miesiąca oraz sposobu jej ujęcia w księgach rachunkowych dla celów bilansowych i podatkowych, a więc decyduje także o tym w jaki sposób dana faktura zostaje ujęta (rozliczona) dla celów podatku dochodowego oraz podatku VAT.
Dzięki zastosowaniu powyższych kroków, Wnioskodawca zapewni funkcjonowanie »kontroli biznesowych«. Wnioskodawca zamierza ewidencjonować faktury na dysku sieciowym, w podziale na właściwe dla podatku VAT okresy rozliczeniowe. Kopie zapasowe będą dokonywane automatycznie. Faktury w formie elektronicznej będą odpowiadały fakturom papierowym i po ich zeskanowaniu nie będzie możliwości modyfikowania ich treści oraz będą one przechowywane przez okres wymagany przez przepisy prawa. W razie kontroli, sposób przechowywania faktur w formie elektronicznej umożliwi bezzwłoczny dostęp do tych faktur. Faktury będą przechowywane w formie elektronicznej wyłącznie na terytorium kraju. (...) Należy zauważyć, że dla prawidłowości przechowywania dokumentów w formie elektronicznej nie bez znaczenia pozostaje moment niszczenia faktur otrzymanych w formie papierowej. Dla zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur niezbędne jest przeprowadzenie stosownych kontroli biznesowych, które to potwierdzą. W sytuacji gdy dokumenty źródłowe (faktury w formie papierowej) zostaną zniszczone przed poddaniem ich stosownym kontrolom biznesowym nie można uznać, że została zachowana autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur.
Wnioskodawca wskazał, że niszczeniu będą podlegały faktury, które zostaną zeskanowane i wprowadzone do systemu sprzedażowego celem zainicjowania dalszego obiegu. Dokonywana »rejestracja« faktury nie jest natomiast tożsama z ujęciem faktury w księgach rachunkowych i w ewidencjach prowadzonych dla celów podatkowych. Ponadto zostaną one zniszczone przed pozostałymi kontrolami biznesowymi, przed sprawdzaniem ich pod względem merytorycznym i formalnym tzn. przed sprawdzeniem ich poprawności, autentyczności pochodzenia oraz integralności treści faktury.
W analizowanej sprawie zapewniona zostanie czytelność faktur. Ponadto, mimo zniszczenia formy papierowej faktury, Wnioskodawca dokona kontroli w celu zweryfikowania autentyczności pochodzenia faktury, czyli pewności co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Nie można jednak uznać, iż zapewniona zostanie integralność treści faktury, gdyż po zniszczeniu formy papierowej Wnioskodawca nie będzie miał możliwości zweryfikowania czy w wersji elektronicznej faktury nie zostały zmienione dane zawarte w fakturze w formie papierowej.
Zatem warunki wynikające z art. 112a w zw. z art. 106m ustawy, dotyczące przechowywania faktur w formie elektronicznej, spełnione zostaną wyłącznie w sytuacji gdy Wnioskodawca zapewni kompleksowe realizowane przez niego procesy składające się na kontrole biznesowe, obejmujące kilkuetapowe działania dokonane przez różne osoby w ramach ścieżki obiegu faktury przed zniszczeniem formy papierowej faktury.
Podsumowując, nie będzie dopuszczalne przechowywanie przez Spółkę otrzymanych w formie papierowej faktur zakupowych, jako dających prawo do odliczenia podatku VAT, wyłącznie w formie elektronicznej i niszczenie ich papierowych oryginałów, ponieważ nie będą spełnione - wskazane w art. 112a w zw. z art. 106m ustawy - przesłanki dotyczące przechowywania faktur (...)".
