W przypadku stosunku pracy najczęstszą podstawą przetwarzania danych osobowych będzie niezbędność przetwarzania do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze, czyli w tej sytuacji pracodawcy (art. 6 ust. 1 lit. c RODO). Podstawy takie wynikają bowiem wprost z Kodeksu pracy, który określa dane, jakie można przetwarzać w odniesieniu do kandydatów do pracy i pracowników, ale także z wielu innych ustaw. Odrębne podstawy przetwarzania danych osobowych pracowników będą wynikały z ustaw: o systemie ubezpieczeń społecznych, o ubezpieczeniu zdrowotnym, o Pracowniczych Planach Kapitałowych, o podatku dochodowym od osób fizycznych, o Funduszu.
Poza powyższą podstawą przetwarzania danych osobowych w stosunkach pracy znajdą ponadto częste zastosowanie jeszcze 3 inne przesłanki, tj.:
- zgoda pracownika na przetwarzanie danych (art. 6 ust. 1 lit. a RODO),
- niezbędność do wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) oraz
- niezbędność do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora danych osobowych lub przez stronę trzecią (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
Zgodnie z art. 4 pkt 11 RODO, zgoda osoby, której dane dotyczą oznacza dobrowolne, konkretne, świadome i jednoznaczne okazanie woli, którym osoba, której dane dotyczą, w formie oświadczenia lub wyraźnego działania potwierdzającego, przyzwala na przetwarzanie dotyczących jej danych osobowych. Co ważne, zgodnie z art. 7 ust. 3 RODO, osoba, której dane dotyczą, ma prawo w dowolnym momencie wycofać złożoną zgodę, a działanie takie nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie tejże zgody przed jej wycofaniem. Osoba, której dane dotyczą, musi być jednak o takim swoim uprawnieniu poinformowana zanim wyrazi zgodę.
Powyższa przesłanka została jeszcze bardziej rozbudowana w Kodeksie pracy, gdyż zgodnie z art. 221a § 1 K.p. zgoda osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika może stanowić podstawę przetwarzania przez pracodawcę innych danych osobowych niż wymienione w art. 221 § 1 i 3 K.p., z wyjątkiem danych osobowych, o których mowa w art. 10 RODO, czyli w polskich realiach danych dotyczących niekaralności pracownika. Co więcej, brak zgody lub jej wycofanie, nie może być podstawą niekorzystnego traktowania osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika, a także nie może powodować wobec nich jakichkolwiek negatywnych konsekwencji, zwłaszcza nie może stanowić przyczyny uzasadniającej odmowę zatrudnienia, wypowiedzenie umowy o pracę lub jej rozwiązania bez wypowiedzenia przez pracodawcę. Zgoda może być przy tym podstawą prawną przetwarzania danych zarówno przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie, jak i pracownika i nie ma znaczenia fakt, czy dane są udostępniane z inicjatywy tych osób, czy na wniosek podmiotu zatrudniającego.
| Ważne: Zgoda osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika może stanowić podstawę przetwarzania przez pracodawcę danych osobowych szczególnych kategorii, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO, wyłącznie w przypadku, gdy przekazanie tych danych osobowych następuje z inicjatywy osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika.
|
Zgoda jako przesłanka przetwarzania danych osobowych w stosunku pracy może dotyczyć przykładowo:
- podania prywatnego numeru telefonu lub adresu mailowego w celu przesyłania informacji lub kontaktu z pracownikiem w określonych sytuacjach,
- wykorzystania danych pracownika w celach niezwiązanych ze stosunkiem pracy, np. kiedy organizowane są wydarzenia, konkursy czy zawody, w których pracownicy biorą udział, a udział w takich wydarzeniach nie jest częścią ich obowiązków zawodowych, wynikających z zawartej z nimi umowy,
- w przypadku benefitów, gdzie trzeba jeszcze pamiętać o tym, że dane pracownika są udostępniane podmiotom trzecim, czyli dostawcom usług benefitowych, na co również należy uzyskać zgodę.
Niezbędność do wykonania umowy została przyjęta przez UODO jako podstawa prawna przetwarzania adresu zamieszkania w przypadku osoby przyjmowanej do pracy, którą wyłoniono z prowadzonej rekrutacji. Szerzej na ten temat piszemy w dalszej części niniejszego dodatku.
Prawnie uzasadnionego interesu pracodawca może z kolei użyć jako podstawy przetwarzania danych osobowych tylko wtedy, kiedy brak jest możliwości wykorzystania innej podstawy prawnej przetwarzania danych, bądź kiedy jest to co prawda możliwe, jednak ocenia się, że to prawnie uzasadniony interes administratora będzie w danej sytuacji bardziej odpowiedni ze względu na kontekst, jak i cel przetwarzania danych osobowych. Rozważając wykorzystanie prawnego interesu administratora jako podstawy przetwarzania danych osobowych, pracodawca jest jednak zobowiązany do przeprowadzenia i udokumentowania tzw. testu prawnie uzasadnionego interesu.
W przypadku stosunków pracy prawnie uzasadniony interes administratora danych może być podstawą do przetwarzania danych osobowych w następujących sytuacjach:
- przeprowadzania testów wiedzy w procesach rekrutacyjnych,
- monitoringu pracowników,
- wywieszania list rankingowych związanych z konkursami, czy przyznanymi premiami, nagrodami,
- wywieszania list pracowników mających szczególne uprawnienia, np. do obsługi wózków widłowych w magazynie,
- używania danych zwolnionego pracownika do przygotowania komunikatu w jego mailu, który będzie wskazywał, że pracownik już nie jest zatrudniony i podawał aktualne dane do kontaktu z innymi pracownikami,
- dochodzenia, czy obrony przed roszczeniami pracowników.
