Kliknij ten link, aby przejść do panelu logowania.
Teraz do wszystkich płatnych Serwisów internetowych
Wydawnictwa Podatkowego GOFIN loguj się w jednym
miejscu.


Po zalogowaniu znajdziesz menu z linkiem do swojego
konta abonenta i dodatkowych opcji.

Jak szukać?»

logo
Aktualnie jesteś:
GOFIN podpowiada (strona główna) » Prawo pracy » Stosowanie RODO w kadrach i płacach » Powierzenie przetwarzania danych osobowych w stosunkach zatrudnienia
Prawo pracy - zasoby bezpłatne
Stosowanie RODO w kadrach i płacach
Dodatek nr 19 do Ubezpieczeń i Prawa Pracy
nr 20 (590) z dnia 10.10.2023
otwórz artykuł w nowym oknie drukuj artykuł Miejsce przechowywania dokumentów związanych z ochroną danych osobowych PROCES ZATRUDNIENIA PRACOWNIKA

Powierzenie przetwarzania danych osobowych w stosunkach zatrudnienia

W stosunkach zatrudnienia wiele procesów podlega outsourcingowi na zewnątrz organizacji i wtedy w aspekcie ochrony danych osobowych pojawia się zasadnicze pytanie, czy powinno dojść do zawarcia umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, uregulowanej w art. 28 RODO. W tym zakresie niestety często mylone jest udostępnienie danych osobowych pomiędzy dwoma administratorami i powierzenie ich przetwarzania "podmiotowi przetwarzającemu" (procesorowi).

Definicję podmiotu przetwarzającego zawiera art. 4 pkt 8 RODO i jest to osoba fizyczna lub prawna, organ publiczny, jednostka lub inny podmiot, który przetwarza dane osobowe w imieniu administratora. Powierzenie przetwarzania danych osobowych to określony stan faktyczny, w którym kluczowym elementem jest przetwarzanie danych osobowych w imieniu administratora, czyli w stosunkach pracy w imieniu pracodawcy. Podmiot przetwarzający realizuje nie własne cele, a cele administratora i korzysta z danych osobowych nie w imieniu własnym, a w imieniu administratora.

W stosunkach zatrudnienia powierzenie przetwarzania danych osobowych jest konsekwencją zawarcia umowy z dostawcą pewnych rodzajów usług, w ramach której będą przetwarzane dane osobowe pracowników, ale w celach narzuconych przez pracodawcę.

Uwaga! Powierzenie przetwarzania danych osobowych w relacjach zatrudnienia występuje w przypadkach usług:

  • kadrowo-płacowych (także w ramach centrów usług wspólnych), czy rekrutacyjnych,
  • bhp,
  • przechowywania dokumentacji pracowniczej, czy archiwizacji,
  • przechowywania danych elektronicznych w chmurze, czy usługi hostingu,
  • usuwania dokumentacji pracowniczej i nośników informacji,
  • produkcji legitymacji pracowniczych,
  • monitoringu, w tym monitorowania pojazdów służbowych,
  • wydzierżawiania urządzeń biurowych (drukarki, urządzenia wielofunkcyjne).

W praktyce występują przypadki zawierania nieprawidłowo umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, gdyż podmiot, któremu są udostępniane dane osobowe zatrudnionych jest odrębnym administratorem danych osobowych mającym własne cele przetwarzania danych osobowych. Zaliczyć do nich można usługi w zakresie:

  • medycyny pracy,
  • obsługi prawnej przez kancelarie prawnicze,
  • szkoleń otwartych,
  • kurierskim.

W odniesieniu do staży z powiatowego urzędu pracy, dalej PUP czy praktyk studenckich wypowiedział się wprost UODO, stwierdzając, że w tych relacjach każdy z podmiotów jest niezależnym administratorem danych osobowych, tj.:

  • pracodawca jest administratorem danych osobowych stażysty w zakresie danych przetwarzanych w ramach umowy zawartej z PUP, a ponadto dodatkowo pracodawca może przetwarzać dane osobowe stażysty wykraczające poza zakres tych, które były udostępnione na podstawie umowy z PUP, a są niezbędne do prawidłowego odbycia stażu (https://archiwum.uodo.gov.pl/pl/225/1129),
  • w przypadku zawarcia przez uczelnię umowy w sprawie realizacji praktyki studenckiej, podmiot przyjmujący studenta realizuje w zakresie zawartej umowy swoje własne zadania, wynikające z postanowień tej umowy oraz z przepisów szczególnych (np. zawartych w Kodeksie pracy przepisów bhp), a także z regulacji wewnętrznych (np. ewidencja wejść i wyjść, ewidencja czasu odbywania praktyki, nadawanie upoważnień do przetwarzania danych osobowych). Tym samym podmiot, w którym student odbywa praktykę staje się administratorem jego danych w zakresie danych udostępnionych przez uczelnię oraz danych gromadzonych przez niego w celu realizacji umowy o praktykę. Każda ze stron tej umowy przetwarza dane studenta dla realizacji swoich celów i w tym zakresie jest administratorem tych danych (https://archiwum.uodo.gov.pl/pl/225/1454).
otwórz artykuł w nowym oknie drukuj artykuł Miejsce przechowywania dokumentów związanych z ochroną danych osobowych PROCES ZATRUDNIENIA PRACOWNIKA
 
PRZYDATNE LINKI
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
 
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • niezbędnego zapewnienia prawidłowego działania Serwisów (utrzymania sesji),
  • realizacji funkcjonalności ułatwiających obsługę Serwisu,
  • dopasowania reklam w serwisach społecznościowych,
  • analizy statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
  • zbierania i przetwarzania danych w celu wyświetlenia reklam produktów własnych i klientów reklamowych oraz do śledzenia użytkowników, kliknięć i konwersji wyświetlanych reklam.
Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z Serwisu, w celu administrowania Serwisem, dostosowania treści Serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika Serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z Serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o. Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam są partnerzy Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Google Inc, Facebook Inc.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych
  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy.

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora.

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora.

  • Dobrowolna zgoda.

    Aby móc realizować cele:
    - zapamiętania Pani/Pana decyzji w Serwisach w zakresie korzystania z dostępnych opcjonalnie funkcjonalności,
    - analiz statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
    - dopasowania reklam w serwisach społecznościowych,
    - wyświetlania spersonalizowanych reklam produktów własnych i klientów reklamowych oraz do śledzenia użytkowników, kliknięć i konwersji wyświetlanych reklam w związku z odwiedzaniem niniejszego Serwisu internetowego partnerzy Wydawnictwa Podatkowego Gofin sp. z o.o. muszą mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych.

Potrzebna jest Nam Pani/Pana dobrowolna zgoda na zapisy w plikach cookies w celach realizacji powyższych celów.
W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na zapisywanie informacji w plikach cookies przez kliknięcie przycisku „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody. Istnieje możliwość skorzystania z „ustawień zaawansowanych” plików cookies w celu określenia indywidualnych zgód na zapis wybranych plików cookies realizujących wybrane cele.