Zgodnie z art. 10 RODO, przetwarzanie danych osobowych dotyczących wyroków skazujących oraz czynów zabronionych lub powiązanych środków bezpieczeństwa na podstawie art. 6 ust. 1 RODO jest możliwe wyłącznie pod nadzorem władz publicznych lub jeżeli przetwarzanie jest dozwolone prawem Unii lub prawem państwa członkowskiego przewidującymi odpowiednie zabezpieczenia praw i wolności osób, których dane dotyczą. W Polsce dane o niekaralności należy z pewnością zaliczyć do kategorii danych osobowych dotyczących wyroków skazujących, a więc w tym zakresie znajdą zastosowanie ww. reguły. Dodatkowo należy pamiętać, że zgodnie z art. 221a § 1 K.p. w Polsce wyłączono wyraźnie przesłankę zgody jako podstawę przetwarzania takich danych, co oznacza w praktyce, że jest to możliwe jedynie w przypadku, gdy istnieje wyraźna podstawa prawna do żądania takich danych.
Pracodawca prowadzi firmę zapewniającą przewóz osób pojazdami samochodowymi przeznaczonymi konstrukcyjnie do przewozu powyżej 7 i nie więcej niż 9 osób łącznie z kierowcą, co wymaga uzyskania licencji, zgodnie z art. 5b ust. 1 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz. U. z 2022 r. poz. 2201 z późn. zm.). Do wniosku o jej uzyskanie należy dołączyć zaświadczenia o niekaralności dotyczące przedsiębiorcy, który osobiście wykonuje przewozy, zatrudnionych przez niego kierowców oraz osób niezatrudnionych przez przedsiębiorcę, lecz wykonujących osobiście przewóz na jego rzecz (art. 8 ust. 3 pkt 4 ustawy o transporcie drogowym). W takim przypadku pracodawca ma podstawę prawną do przetwarzania danych osobowych dotyczących niekaralności kierowców, ale nie może na podstawie zgody zebrać takich oświadczeń od pozostałych pracowników zatrudnionych na stanowiskach administracyjnych.
W Polsce najszersze regulacje co do przetwarzania danych osobowych o niekaralności dotyczą sektora finansowego, w przypadku którego istnieje specjalna ustawa regulująca te zagadnienia - ustawa z dnia 12 kwietnia 2018 r. o zasadach pozyskiwania informacji o niekaralności osób ubiegających się o zatrudnienie i osób zatrudnionych w podmiotach sektora finansowego (Dz. U. z 2022 r. poz. 2190). Jej przepisy dotyczą około 100 rodzajów podmiotów działających na rynku finansowym, w tym banków, SKOK-ów, domów maklerskich oraz zakładów ubezpieczeń. Co ważne w art. 1 ust. 3 tej ustawy zdefiniowano także pojęcie zatrudnienia na potrzeby jej przepisów, przez które rozumie się stosunek prawny, na podstawie którego osoba przebywająca na terytorium Polski wykonuje czynności na rzecz podmiotu sektora finansowego, na podstawie stosunku pracy, umowy o dzieło, umowy zlecenia, umowy o świadczenie usług (tzw. B2B), umowy agencyjnej lub innej umowy o podobnym charakterze.
Możliwość żądania informacji o niekaralności dotyczy w przypadku instytucji finansowych stanowisk, które są związane z:
- zarządzaniem mieniem tego podmiotu lub osób trzecich,
- dostępem do informacji prawnie chronionych,
- podejmowaniem decyzji obarczonych wysokim ryzykiem utraty mienia tego podmiotu lub osób trzecich albo wyrządzenia innej znacznej szkody temu podmiotowi lub osobom trzecim.
Jako zasadę w ustawie przyjęto, że przekazanie informacji o niekaralności następuje w formie oświadczenia osoby, której informacje te dotyczą, ale pracodawca może zażądać udokumentowania ich poprzez przedłożenie informacji wydanej przez Krajowy Rejestr Karny, dalej KRK, która nie może być wydana wcześniej niż 3 miesiące przed dniem jej złożenia podmiotowi zatrudniającemu. W tym drugim przypadku podmiot zatrudniający niezwłocznie zwraca równowartość poniesionej opłaty kandydatowi do pracy lub pracownikowi. W praktyce możliwe jest również przedłożenie kopii informacji z KRK, a przedstawienie jej oryginału jedynie do wglądu służbom kadrowym. W trakcie zatrudnienia osoba zatrudniona ma obowiązek udzielania takich informacji co do zasady w terminie 14 dni od żądania podmiotu finansowego. Co ciekawe w tej ustawie jest także wyraźna regulacja prawna, z której wynika, że nieprzedstawienie informacji o niekaralności w przypadku kandydata może stanowić przyczynę niezatrudnienia takiej osoby, a w przypadku pracownika może stanowić przyczynę wypowiedzenia umowy o pracę, a z kolei przy innych formach zatrudnienia niż stosunek pracy, może być powodem rozwiązania umowy wiążącej strony.
