Odnosząc się do kwestii prowadzenia akt osobowych i aspektu ochrony danych osobowych, kluczowym zagadnieniem jest rozstrzygnięcie, jakie dokumenty mogą być przechowywane, a jakie nie w aktach osobowych. Znaczenie ma w tym zakresie przepis § 3 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, z którego wynikają katalogi dokumentów, które powinny być przechowywane w poszczególnych częściach akt osobowych. Katalogi te mają jednak charakter otwarty, a więc trzeba dodatkowo rozstrzygnąć, czy inne dokumenty powinny być przechowywane w aktach osobowych, czy też nie.
Wyjaśnieniu tej kwestii może służyć między innymi stanowisko UODO z 30 grudnia 2020 r., w którym Urząd wyjaśnia, czy w aktach należy przechowywać kopie dokumentów potwierdzających uprawnienia pracownika. Otóż UODO wskazuje, że dokumenty dotyczące posiadania określonych uprawnień pracownika, np. prawo jazdy w przypadku kierowcy zawodowego, są związane z posiadaniem odpowiednich kwalifikacji zawodowych uprawniających do wykonywania pracy określonego rodzaju. Pracodawca ma więc prawo żądać okazania tych dokumentów zarówno od osoby ubiegającej się o zatrudnienie, jak i osoby będącej już jego pracownikiem (art. 221 § 1 pkt 5 oraz § 4 K.p.), tym bardziej że w przypadku kierowców zawodowych to przepisy szczególne (ustawa o transporcie drogowym w art. 39a) wskazują warunki zatrudnienia kierowcy, m.in. dotyczące posiadania prawa jazdy. Urząd stwierdził następnie, że przedmiotową kwestię należy także rozstrzygać w oparciu o przepisy rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, w szczególności należy dokonać oceny, czy przepisy te dopuszczają włączanie do akt określonych dokumentów. Uznać zatem należy, że jeżeli pracodawca - dla realizacji określonych przepisów regulujących wykonywanie określonych zawodów - ma obowiązek zweryfikować posiadanie odpowiednich kwalifikacji, a przepisy szczególne oraz przepisy prawa pracy nie dają podstawy prawnej do przechowywania w aktach osobowych kopii ww. dokumentów stwierdzających posiadanie tych kwalifikacji, wówczas pracodawca powinien w aktach załączyć oświadczenie pracownika z informacją, że otrzymał określone dokumenty do wglądu.
| Ważne: Mając na uwadze zasadę minimalizacji wynikającą z art. 5 RODO, pracodawcy powinni ograniczyć przechowywanie różnych dyplomów, certyfikatów i zaświadczeń przedkładanych przez pracownika, do takich których posiadanie jest wymagane prawem lub jest niezbędne do wykonywania pracy na danym stanowisku.
|
Dobrą praktyką jest w takim przypadku potwierdzenie w kwestionariuszu osobowym, że pracownik posiada takie kwalifikacje i dostarczenie dokumentów do kadr jedynie do wglądu lub odebranie oświadczenia od pracownika w tym zakresie.
Inaczej sytuacja wygląda w przypadku zatrudniania cudzoziemców, którzy muszą w Polsce legalizować zarówno pobyt, jak i pracę. W tym zakresie UODO stoi na stanowisku, że przetwarzanie danych osobowych dotyczących pobytu na terenie Polski, wykraczających poza katalog wskazany w art. 221 K.p., będzie odbywało się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO, czyli obowiązku prawnego administratora, jakim jest pracodawca, w związku z przepisami dotyczącymi legalizacji pobytu i zatrudniania cudzoziemców (https://archiwum.uodo.gov.pl/pl/138/1609). Zatem należy ustalić status cudzoziemca i w zależności od tego, czy pochodzi on z UE, spoza UE, czy też jest obywatelem Ukrainy, ustalić od kiedy i na jakiej podstawie przebywa w Polsce i w zależności od sytuacji prawnej można przechowywać odpowiednie dokumenty w aktach osobowych.
Kolejną grupą dokumentów, których kopie mogą znaleźć się w części B akt osobowych będą dokumenty potwierdzające okresy nieświadczenia pracy, które są zaliczane do okresu zatrudnienia, od którego zależą uprawnienia pracownicze, np. zdaniem resortu pracy pracodawca może wykonać kserokopie zaświadczeń potwierdzających pracę w gospodarstwie rolnym (stanowisko z 1 grudnia 2021 r.).
