Kliknij ten link, aby przejść do panelu logowania.
Teraz do wszystkich płatnych Serwisów internetowych
Wydawnictwa Podatkowego GOFIN loguj się w jednym
miejscu.


Po zalogowaniu znajdziesz menu z linkiem do swojego
konta abonenta i dodatkowych opcji.

Jak szukać?»

logo
Aktualnie jesteś:
GOFIN podpowiada (strona główna) » Prawo pracy » Stosowanie RODO w kadrach i płacach » Dokumenty, których nie powinno przechowywać się w aktach ...
Prawo pracy - zasoby bezpłatne
Stosowanie RODO w kadrach i płacach
Dodatek nr 19 do Ubezpieczeń i Prawa Pracy
nr 20 (590) z dnia 10.10.2023
otwórz artykuł w nowym oknie drukuj artykuł Informacje dotyczące służby wojskowej Usuwanie i aktualizacja danych w aktach osobowych

Dokumenty, których nie powinno przechowywać się w aktach osobowych

W aktach osobowych nie powinny być przechowywane dokumenty niewynikające z prawa pracy, a więc niestanowiące dokumentacji pracowniczej, a będące elementem dokumentacji ubezpieczeniowej czy podatkowej. W odniesieniu do tego problemu UODO stwierdził jednak w stanowisku z 26 września 2019 r., że pojęcie "przetwarzania danych osobowych" odnosi się zawsze do danych osobowych, nie zaś do zawierających je dokumentów, gdyż RODO nie reguluje zasad posługiwania się dokumentami, lecz jedynie zasady przetwarzania danych osobowych. Zatem nie jest istotne, w jakim miejscu w dokumentacji pracodawcy przechowywany będzie konkretny dokument zawierający dane osobowe, czy też na jakiego rodzaju nośniku danych będą takie dane przetwarzane. Ważne jest jednak, aby dane te przetwarzane były legalnie, w konkretnym, zgodnym z prawem celu, oraz zabezpieczone odpowiednio do ryzyka wystąpienia naruszenia praw i wolności osoby, której dotyczą. Kluczowe jest więc także przetwarzanie danych przez odpowiedni czas, a okresy retencji dla danych podatkowych i ubezpieczeniowych są inne niż okres przechowywania dokumentacji pracowniczej.

Podobne stanowisko w tej kwestii zajmuje również resort pracy, który w stanowisku z 12 lipca 2019 r. wskazał, że pomijając oświadczenia i dokumenty literalnie wyszczególnione w § 3 pkt 2 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, w części B akt osobowych pracownika należy gromadzić także inne niewymienione w tym przepisie oświadczenia i dokumenty, dotyczące "przebiegu zatrudnienia", których źródłem powstania są przepisy Kodeksu pracy (np. zgoda pracownika na dobrowolne potrącenie z wynagrodzenia, udzielona na podstawie art. 91 K.p.). Nieuzasadnionym w ocenie MRPiPS jest natomiast gromadzenie w tej części dokumentów, które powstają na mocy innych przepisów niż prawo pracy (np. PIT-y). Zwłaszcza, iż takie dokumenty mają zazwyczaj inny niż określony przepisami Kodeksu pracy okres niezbędny do ich przechowywania (np. dla celów dochodzenia ewentualnych praw lub roszczeń).

Przykład

Pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika zatrudnionego w 2018 r., w ich części B, kwestionariusz osobowy z danymi z Kodeksu pracy, druk ZUS ZUA podpisany przez pracownika oraz wypełniony PIT-2. Działanie takie nie naraża pracodawcy na karę, jeśli dane ubezpieczeniowe oraz podatkowe nie będą przechowywane przez okres 50 lat jak całość akt osobowych, gdyż byłoby to niezgodne z okresami retencji danych ubezpieczeniowych i podatkowych. Jeśli więc pracodawca będzie dokonywał okresowych przeglądów akt osobowych i usuwał z nich w odpowiednich okresach dane podatkowe, czy ubezpieczeniowe, to nie grozi mu żadna odpowiedzialność. W praktyce jednak lepszym rozwiązaniem wydaje się przechowywanie dokumentów dotyczących ubezpieczeń społecznych czy podatkowych w oddzielnych segregatorach, gdyż wtedy łatwiejsze będzie ich okresowe usuwanie i nie trzeba będzie przeglądać odrębnie każdych akt osobowych.


Z dotychczasowych stanowisk i podejścia UODO oraz MRiPS wynika, że w aktach osobowych nie powinny być przechowywane dokumenty takie jak:

  • kopie dowodu osobistego,
  • oświadczenia o niekaralności składane dobrowolnie przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie, jeśli na danym stanowisku nie ma wymogu niekaralności,
  • dokumenty związane tylko z rekrutacją, z których strony stosunku pracy nie będą już korzystały w procesie zatrudnienia, np. listy motywacyjne, listy intencyjne,
  • akty stanu cywilnego potwierdzające zmianę danych osobowych np. nazwiska,
  • akty urodzenia dziecka jako potwierdzenie uprawnienia do skorzystania przez ojca z tzw. urlopu okolicznościowego,
  • zaświadczenia ze stacji krwiodawstwa,
  • wezwania do stawienia się do sądów, czy urzędów.
otwórz artykuł w nowym oknie drukuj artykuł Informacje dotyczące służby wojskowej Usuwanie i aktualizacja danych w aktach osobowych
 
PRZYDATNE LINKI
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
 
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • niezbędnego zapewnienia prawidłowego działania Serwisów (utrzymania sesji),
  • realizacji funkcjonalności ułatwiających obsługę Serwisu,
  • dopasowania reklam w serwisach społecznościowych,
  • analizy statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
  • zbierania i przetwarzania danych w celu wyświetlenia reklam produktów własnych i klientów reklamowych oraz do śledzenia użytkowników, kliknięć i konwersji wyświetlanych reklam.
Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z Serwisu, w celu administrowania Serwisem, dostosowania treści Serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika Serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z Serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o. Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam są partnerzy Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Google Inc, Facebook Inc.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych
  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy.

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora.

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora.

  • Dobrowolna zgoda.

    Aby móc realizować cele:
    - zapamiętania Pani/Pana decyzji w Serwisach w zakresie korzystania z dostępnych opcjonalnie funkcjonalności,
    - analiz statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
    - dopasowania reklam w serwisach społecznościowych,
    - wyświetlania spersonalizowanych reklam produktów własnych i klientów reklamowych oraz do śledzenia użytkowników, kliknięć i konwersji wyświetlanych reklam w związku z odwiedzaniem niniejszego Serwisu internetowego partnerzy Wydawnictwa Podatkowego Gofin sp. z o.o. muszą mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych.

Potrzebna jest Nam Pani/Pana dobrowolna zgoda na zapisy w plikach cookies w celach realizacji powyższych celów.
W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na zapisywanie informacji w plikach cookies przez kliknięcie przycisku „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody. Istnieje możliwość skorzystania z „ustawień zaawansowanych” plików cookies w celu określenia indywidualnych zgód na zapis wybranych plików cookies realizujących wybrane cele.