Zgodnie z wyjaśnieniami UODO z 27 sierpnia 2020 r., pracodawca przechowując dane w dokumentacji pracowniczej musi przetwarzać dane osobowe zgodnie z zasadami określonymi w art. 5 RODO, niezależnie od tego w jakim okresie zostały zebrane. Przechowywanie dokumentacji pracowniczej, tj. zakres, sposób i warunki prowadzenia i przechowywania zostały określone w rozporządzeniu w sprawie dokumentacji pracowniczej. W ocenie UODO, jeśli istnieje ryzyko, że dane w teczkach pracowniczych są niezgodne z obowiązującymi przepisami prawa, pracodawca powinien dokonać przeglądu tych akt i usunąć te dane, które są niezgodne z ww. regulacjami.
W takim przypadku w aktach osobowych pojawią się braki i nie będzie się zgadzała numeracja dokumentów, dlatego należy wykreślić te dokumenty na wykazach, ale pracownicy kadr powinni zaznaczyć to adnotacją np. "Usunięto zgodnie z RODO". Działanie takie nie powinno być kwestionowane przez PIP, gdyż jest ono zgodne z wytycznymi UODO i ma na celu uchronienie pracodawcy jako administratora danych przed znacznie większą odpowiedzialnością finansową z tytułu naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych.
Jeśli więc u pracodawcy w aktach znajdują się dokumenty wymienione w poprzednim punkcie, których nie powinno się przechowywać w dokumentacji pracowniczej, wręcz wskazanym działaniem byłoby przeprowadzenie audytu akt osobowych pod kątem prawidłowego przechowywania danych osobowych. Ponadto w aktach osobowych mogą znajdować się także dokumenty, dla których już minął okres przechowywania. Takie dokumenty także należałoby usunąć, aby nie przetwarzać danych nadmiarowych. Ten drugi przypadek dotyczy zwłaszcza pracodawców, którzy przechowywali w aktach oświadczenia podatkowe, gdyż przed 2023 r. wiele spośród składanych oświadczeń dotyczyło tylko jednego roku podatkowego, a wtedy zgodnie z art. 70 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 z późn. zm.) powinny być one usuwane z akt po upływie 5 lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku dochodowego od osób fizycznych, którego dotyczyło złożone oświadczenie.
Pracownik w 2021 r. i 2022 r. złożył wnioski o pobór zaliczek bez stosowania ulgi dla młodych oraz o niestosowanie podstawowych kosztów uzyskania przychodu. Każdy z tych wniosków dotyczy tylko jednego roku kalendarzowego, a więc nie ma podstaw prawnych do przechowywania takich dokumentów przez cały okres zatrudnienia pracownika u pracodawcy. Mając powyższe na uwadze, wnioski pracownika powinny być niszczone przez pracodawcę po przedawnieniu się zobowiązań podatkowych za ten rok, a nie powinny być przechowywane jak dokumentacja pracownicza, czyli przez 10 lub 50 lat. Jeśli więc pracodawca przechowuje takie dokumenty w części B akt osobowych, to powinien dokonywać corocznie przeglądu akt osobowych w celu usunięcia części oświadczeń podatkowych, dla których minął już ustawowy okres przechowywania. Znacząco w lepszym położeniu są więc pod tym kątem pracodawcy, którzy przechowują oświadczenia podatkowe poza aktami osobowymi, gdyż wtedy mogą po prostu niszczyć je rocznikami bez konieczności przeglądania wszystkich teczek personalnych.
W trakcie zatrudnienia pracownika dochodzi często do zmian danych osobowych, z których najczęściej zmiany dotyczą adresu zamieszkania pracownika, jego numeru rachunku bankowego, czy nazwiska w związku z jego małżeństwem lub rozwodem. W takim przypadku przyjmuje się, że aktualizacja danych następuje w postaci oświadczenia pracownika, a ponadto możliwe jest udokumentowane potwierdzenie danych np. z aktu stanu cywilnego. Pracodawca nie powinien jednak kopiować takich dokumentów do akt osobowych.
| Ważne: Zmiana danych osobowych pracownika nie oznacza obowiązku aktualizacji wypełnionego przez pracownika wcześniej kwestionariusza osobowego, którego także nie można usunąć z akt, gdyż jest on częścią dokumentacji pracowniczej i powinien być przechowywany zgodnie z przepisami o dokumentacji, tj. odpowiednio przez 50 lub 10 lat po ustaniu zatrudnienia pracownika.
|
MRPiPS podkreśla przy tym, że usuwanie/zaczernianie danych zawartych w treści sporządzonego wcześniej kwestionariusza osobowego dla pracownika mogłoby zostać zakwalifikowane jako próba fałszowania tego dokumentu (por. stanowiska MRPiPS z 29 stycznia 2020 r. i z 11 lutego 2020 r.).
Od czasu złożenia wniosku o zmianę danych, pracodawca nie powinien już wykorzystywać starej danej sprzed zmiany, ale jej posiadanie w aktach osobowych nie grozi mu żadną odpowiedzialnością. W momencie wypełniania np. kwestionariusza osobowego była bowiem to dana prawidłowa, a w kwestionariuszu jest szereg innych danych niezbędnych pracodawcy, a więc nie może on zostać usunięty z dokumentacji pracowniczej.
