CZAS PRACY I ABSENCJE PRACOWNIKÓW A KWESTIE OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH

W przypadku czasu pracy kluczowe ryzyka w zakresie ochrony danych osobowych wiążą się z dokumentami o charakterze zbiorowym, w których występują dane osobowe wielu pracowników, a chodzi tutaj przede wszystkim o trzy kategorie dokumentów: listy obecności, harmonogramy czasu pracy oraz plany urlopów. W tym rozdziale pomijamy kwestie dotyczące systemów rejestracji czasu pracy, systemów dostępu do pomieszczeń oraz tachografów cyfrowych, gdyż te uznawane są przy spełnieniu określonych warunków za inne formy monitoringu pracowników i zostały przedstawione w rozdziale VIII - "Monitoring pracowników".

W odniesieniu do list obecności oraz harmonogramów czasu pracy należy stwierdzić, że są to dokumenty, w których ujęta jest grupa pracowników i które często dostępne są dla ogółu pracowników zatrudnionych u pracodawcy lub ich dużych grup, a więc należy w ich przypadku ograniczyć zakres danych, jakie będą w nich ujawniane. Absolutnym maksimum jest w takich przypadkach imię i nazwisko pracownika, choć część firm już w tego rodzaju dokumentach posługuje się numerami identyfikacyjnymi pracowników nadanymi im w systemach kadrowo-płacowych. Najczęstsze ryzyko w przypadku tych dwóch dokumentów wiąże się jednak z ujawnianiem danych dotyczących absencji pracowników, gdyż te dotyczą prywatności i nie powinny być powszechnie znane całej załodze. Zatem, jeśli harmonogram lub lista obecności są dostępne dla szerszego grona pracowników, a nie mają charakteru indywidualnego, to albo nie powinno się na nich ujmować nieobecności, albo powinno się je wszystkie oznaczać w jednakowy sposób, aby nie dało się zidentyfikować przyczyny nieobecności pracownika. Cel przetwarzania danych osobowych jest w tym przypadku spełniony w związku z dowiedzeniem się przez innych pracowników, że danej osoby nie ma w pracy i np. trzeba ją zastąpić na spotkaniu lub wykonać za nią jakieś czynności. Zatem w tym zakresie ważne jest, że pracownik jest nieobecny i ważny jest jedynie okres tej nieobecności, a nie jej powód.

W magazynie na tablicy wiszącej w pomieszczeniu szatni pracodawca wywiesza harmonogram czasu pracy na bieżący miesiąc dla całego magazynu, na którym w trakcie miesiąca są nanoszone zmiany oraz są zaznaczane wszystkie absencje pracowników. Absencje są jednak zaznaczane zawsze symbolem A, dlatego inni pracownicy nie znają ich przyczyn. Takie działanie pracodawcy jest prawidłowe.

Odnosząc się do harmonogramów czasu pracy należy stwierdzić, że można w nich ujawnić planowane urlopy, jeśli u pracodawcy są tworzone plany urlopów. W tworzeniu planu urlopów biorą udział wszyscy pracownicy i jest on na koniec oficjalnie ogłaszany, a więc są to nieobecności znane innym, co jest zgodne z prawem, gdyż odpowiednie podstawy prawne w tym zakresie istnieją w Kodeksie pracy.

W przypadku list obecności również pojawia się w wielu firmach pomysł, aby ujmować w nich absencje pracowników, co ma docelowo ułatwić prowadzenie ewidencji czasu pracy. Niestety również w tym zakresie należy się negatywnie odnieść do ujmowania przyczyn absencji na listach obecności, gdyż cała załoga nie musi wiedzieć, że dany pracownik oddaje krew lub że ktoś mu umarł z rodziny, gdyż korzystał z jednego dnia urlopu okolicznościowego. Dlatego u mniejszych pracodawców, którzy nie mają profesjonalnych systemów do rejestracji czasu pracy, wprowadzono indywidualne listy obecności, na których są ujmowane dane tylko jednego pracownika i są szczegółowo rejestrowane wszystkie rodzaje absencji.

Ponadto należy zwrócić uwagę, że na rynku są dostępne aplikacje, które łączą dostęp do pomieszczeń służbowych i rejestrację czasu pracy pracowników z wykorzystaniem danych biometrycznych pracowników, a więc dane takie są wykorzystywane w celu prowadzenia ewidencji czasu pracy. W tym zakresie jednak w sposób jednoznaczny wypowiedział się UODO, stwierdzając, że przetwarzanie przez pracodawcę danych biometrycznych pracowników nie może służyć celowi, jakim jest ewidencja czasu pracy. W ocenie urzędu pracodawca legalnie przetwarza dane biometryczne swoich pracowników, jeżeli wynika to ze szczególnych przesłanek określonych w RODO oraz znajduje podstawę w obowiązujących przepisach prawa. UODO stwierdził jednoznacznie, że pracodawca wykorzystując dane biometryczne pracownika do rejestracji czasu pracy, naruszyłby zasady określone w RODO (art. 5 ust. 1 RODO). W szczególności przetwarzałby bowiem dane wbrew zasadzie legalności (lit. a), ograniczenia celu (lit. b) oraz minimalizacji danych (lit. c), ponieważ nie byłby w stanie wykazać dlaczego i na jakiej podstawie przetwarza dane biometryczne pracowników do celów związanych z weryfikowaniem ich obecności w pracy. Należy bowiem przyjąć, że pracodawca może rejestrować czas pracy za pomocą innych narzędzi, wykorzystując np. listy obecności czy indywidulane identyfikatory lub karty dostępu wydane pracownikom (https://archiwum.uodo.gov.pl/pl/138/1521).

Jeśli chodzi natomiast o kwestie związane z absencjami pracowników w pracy, to należy je podzielić na dwie kategorie, tj. takie, w przypadku których są uregulowane szczegółowo zasady usprawiedliwiania nieobecności i pracodawca jest uprawniony do przechowywania dowodów na taką okoliczność, gdzie najważniejszą jest absencja chorobowa oraz takie, w przypadku, których nie ma wyraźnej regulacji prawnej, co oznacza, że dowody potwierdzające absencję nie powinny być przechowywane przez pracodawcę, a powinny być jedynie przedstawiane do wglądu służbom kadrowym. Wprost w tym zakresie wypowiedział się UODO w odniesieniu do przechowywania zaświadczeń ze stacji krwiodawstwa.

Uwaga! Zgodnie ze stanowiskiem UODO z 19 grudnia 2019 r., zaświadczenie ze stacji krwiodawstwa nie powinno być przechowywane ani w aktach osobowych, ani w dokumentacji dotyczącej ewidencji czasu pracy. Dokumenty te powinny zostać okazane służbom kadrowym jedynie do wglądu ze względu na wymóg zarejestrowania w ewidencji czasu pracy informacji o rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy.

Analogicznie należy podejść do wezwań do sądu, prokuratury czy innych urzędów, gdyż w dokumentach tych są dane osobowe dotyczące spraw, w których pracownik będzie np. przesłuchiwany i są to dane nadmiarowe, których pracodawca nie powinien przechowywać.

W związku z przybywaniem do Polski coraz większej ilości migrantów wśród pracowników rośnie liczba osób innego wyznania, z czym wiążą się również pewne uprawnienia na gruncie czasu pracy. Chodzi tutaj o przepis art. 42 ust. 1 ustawy z dnia 17 maja 1989 r. o gwarancjach wolności sumienia i wyznania (Dz. U. z 2023 r. poz. 265), zgodnie z którym osoby należące do kościołów i innych związków wyznaniowych, których święta religijne nie są dniami ustawowo wolnymi od pracy, mogą na własną prośbę uzyskać zwolnienie od pracy lub nauki na czas niezbędny do obchodzenia tych świąt, zgodnie z wymogami wyznawanej przez siebie religii. Szczegółowe zasady udzielania takich zwolnień reguluje rozporządzenie Ministrów Pracy i Polityki Socjalnej oraz Edukacji Narodowej z dnia 11 marca 1999 r. w sprawie zwolnień od pracy lub nauki osób należących do kościołów i innych związków wyznaniowych w celu obchodzenia świąt religijnych nie będących dniami ustawowo wolnymi od pracy (Dz. U. poz. 235).

Zgodnie z ww. rozporządzeniem, pracownik należący do kościoła (związku wyznaniowego), którego święta religijne nie są dniami ustawowo wolnymi od pracy, prośbę o udzielenie zwolnienia od pracy powinien zgłosić pracodawcy co najmniej 7 dni przed dniem zwolnienia. Następnie pracodawca zawiadamia o warunkach odpracowania, nie później niż 3 dni przed dniem zwolnienia, a zatem z brzmienia ww. przepisów wynika, że ustalenie indywidualnego rozkładu czasu pracy jest obowiązkiem pracodawcy i gdy pracownik taki wniosek złoży, pracodawca jest nim związany. W ocenie UODO, wyrażonej w stanowisku z 8 marca 2021 r. w sprawie udokumentowania wyznania w przypadku wniosków pracownika dotyczących czasu pracy, wystarczającą podstawą do udzielenia pracownikowi zwolnienia od pracy w celu obchodzenia świąt jest wniosek pracownika, a pracodawca nie może żądać od pracownika składania oświadczenia o wyznaniu. Urząd podkreślił, że przekonania religijne lub światopoglądowe należą do szczególnej kategorii danych osobowych, a art. 9 ust. 2 lit. b RODO dopuszcza ich przetwarzanie tylko, gdy jest to niezbędne do wypełnienia obowiązków i wykonywania szczególnych praw przez administratora lub osobę, której dane dotyczą, w dziedzinie prawa pracy, zabezpieczenia społecznego i ochrony socjalnej, o ile jest to dozwolone prawem Unii lub prawem państwa członkowskiego, lub porozumieniem zbiorowym na mocy prawa państwa członkowskiego przewidującymi odpowiednie zabezpieczenia praw podstawowych i interesów osoby, której dane dotyczą.

W przypadku zatrudnienia kierowców dodatkowe ryzyko wiąże się z wynikającym z art. 24 ust. 2 ustawy z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców (Dz. U. z 2022 r. poz. 1473 ze zm.) obowiązkiem składania oświadczeń o dodatkowym zatrudnieniu lub o niepozostawaniu w zatrudnieniu, co ma w założeniu ograniczać czas pracy kierowcy. W tym zakresie UODO wypowiedział się w stanowisku w sprawie oświadczeń o dodatkowym zatrudnieniu kierowców z 21 września 2020 r. stwierdzając, że przepis ustawy nie uprawnia pracodawcy do żądania od zatrudnianego kierowcy przekazania mu informacji na temat drugiego pracodawcy. Przepis ten precyzyjnie wskazuje, że w oświadczeniu kierowca ma poinformować o wymiarze zatrudnienia albo podać przeciętną liczbę godzin wykonywanych przez niego przewozów drogowych, jeżeli realizuje je na innej podstawie niż stosunek pracy. Ewentualnie oświadcza, że nie jest nigdzie zatrudniony i nie świadczy przewozów drogowych w ramach innej formy zatrudnienia niż stosunek pracy. Zatem żądaniem danych nadmiarowych byłoby wymaganie przez pracodawcę podania danych identyfikujących drugie miejsce zatrudnienia.

W praktyce znacznie mniej problemów na styku z ochroną danych osobowych występuje w przypadku urlopów wypoczynkowych, gdyż w tej sytuacji składane są indywidualne wnioski akceptowane przez bezpośrednich przełożonych i dostęp do takich danych jest ograniczony. Jednak dokumentem, który występuje w wielu firmach są plany urlopowe i już przy ich konstruowaniu może dojść do naruszeń.

W treści planu urlopów wypoczynkowych kluczowymi i niezbędnymi danymi są imię i nazwisko pracownika oraz data rozpoczęcia urlopu i data jego zakończenia. Zawarcie w omawianym dokumencie dodatkowych danych, takich jak np. rodzaj urlopu, może mieć charakter nadmierny (Newsletter UODO dla IOD, luty 2022 r.).

Zatem w planach urlopów nie powinno się dzielić urlopów na bieżący, zaległy oraz urlopy dodatkowe, gdyż w ten sposób może dojść do ujawnienia danych szczególnych kategorii, np. związanych z niepełnosprawnością pracownika.

Pracownik ze znacznym stopniem niepełnosprawności przepracował już u pracodawcy 1 rok po uzyskaniu stopnia niepełnosprawności i nabył prawo do dodatkowego urlopu wypoczynkowego w wymiarze 10 dni. Pracodawca w planach urlopowych w legendzie ujął 3 kategorie urlopów: bieżący, zaległy oraz dodatkowy. Wpisanie w kolejnym roku przez pracownika urlopu dodatkowego, który nie występował w poprzednich latach, może ujawnić informacje o niepełnosprawności pracownika, gdyż w razie innych urlopów dodatkowych ich wymiar jest krótszy niż 10 dni.

W przypadku pracowników mających uprawnienie do dodatkowego urlopu z tytułu posiadania statusu weterana (art. 35 ustawy z dnia 19 sierpnia 2011 r. o weteranach działań wojennych poza granicami państwa, Dz. U. z 2022 r. poz. 2205 ze zm.) lub osoby represjonowanej z powodów politycznych w okresie PRL (art. 12a ustawy z dnia 20 marca 2015 r. o działaczach opozycji antykomunistycznej oraz osobach represjonowanych z powodów politycznych, Dz. U. z 2023 r. poz. 388 ze zm.) nie powinno się do akt osobowych kopiować żadnych dokumentów np. legitymacji, czy decyzji administracyjnych, a jedynie służby kadrowe mogą zażądać takich dokumentów do wglądu.

W odniesieniu do urlopu dodatkowego dla weteranów powyższe potwierdził UODO w stanowisku z 18 listopada 2020 r. stwierdzając, że osoba uprawniona do skorzystania z praw wynikających z art. 35 ustawy o weteranach, może z nich skorzystać pod warunkiem, że udokumentuje pracodawcy status weterana. Może to zrobić za pomocą legitymacji lub, ze względu na czas oczekiwania na jej wydanie, odpowiedniej decyzji administracyjnej. Zgodnie jednak z zasadą minimalizacji, wynikającą z przepisów RODO, administrator przetwarza dane osobowe w zakresie ograniczonym do tego, co jest niezbędne do celów, w których są one przetwarzane. Pracodawca został co prawda uprawniony w art. 35 ustawy o weteranach działań wojennych... do przetwarzania informacji o statusie swojego pracownika, ale przetwarzanie wszystkich informacji znajdujących się na kopii dokumentu, a zwłaszcza kopii legitymacji, która zawiera oprócz imienia i nazwiska, również nr PESEL oraz serię i nr legitymacji, mogłoby w ocenie UODO narazić go na naruszenie zasady minimalizacji danych, o której mowa w art. 5 ust. 1 lit. c RODO.

W stanowisku z 18 czerwca 2021 r. w sprawie dokumentowania uprawnień do dodatkowego urlopu działaczy opozycji antykomunistycznej UODO stwierdził z kolei, że z przepisów dotyczących prowadzenia akt pracowniczych nie wynika, aby stanowiły one o kopiowaniu określonych aktów, np. decyzji, i włączaniu ich do akt pracowniczych. Są to zatem przepisy, na podstawie których pracodawca, jako administrator danych, musi ocenić, czy zakres danych gromadzonych przez niego w dokumentacji pracowniczej nie wykracza poza cel tego przetwarzania. Musi przestrzegać, aby dane były adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane (minimalizacja danych) - art. 5 ust. 1 lit. c RODO. W tym przypadku należy więc przyjąć podobny sposób postępowania jak w przypadku dokumentacji dotyczącej uprawnień weterana i zażądać odpowiednich dokumentów jedynie do wglądu.