Obsługa płacowa pracowników wiąże się z koniecznością przekazywania ich danych osobowych innym podmiotom w związku z wypełnianiem obowiązków ustawowych, w takich przypadkach dane pracowników są udostępniane takim podmiotom i nie ma podstaw do zawierania umów powierzenia przetwarzania danych osobowych. Przykładem w tym zakresie będą instytucje finansowe prowadzące PPK lub PPE.
W odniesieniu do PPK, UODO w wyjaśnieniach z 8 listopada 2019 r. potwierdził, że pracodawca ma obowiązek prawny przekazania danych osobowych pracowników m.in. w postaci adresu poczty elektronicznej i numeru telefonu od pracownika bez wyrażenia jego zgody do wybranej instytucji finansowej, o ile pracownik takie dane mu udostępni. Dane te stanowią bowiem załącznik do umowy o prowadzenie Pracowniczych Planów Kapitałowych i zgodnie z ustawą są uznane za dane identyfikujące uczestnika PPK (por. stanowisko UODO z 8 listopada 2019 r., https://archiwum.uodo.gov.pl/pl/138/1251). W ten sposób UODO zmienił swoje pierwsze, błędne stanowisko, w którym pierwotnie przyjmował, że pracownik musi wyrazić zgodę na przetwarzanie ww. danych osobowych.
Podobna sytuacja dotyczy pracodawców, którzy wprowadzili PPE. Również w tym przypadku należy uznać, że pracodawca i instytucja finansowa są niezależnymi administratorami danych osobowych i dochodzi między nimi do udostępnienia danych osobowych osób zatrudnionych, a zatem nie ma podstaw prawnych do zawierania umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych będzie więc wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na administratorze danych - art. 6 ust. 1 lit. c RODO, a zatem również w tym przypadku nie należy odbierać zgód od pracowników na przetwarzanie danych osobowych.
Uwaga! Podmiotem, któremu mogą zostać udostępnione dane osobowe pracownika może być również komornik realizujący zajęcie z wynagrodzenia pracownika. W odniesieniu do takiej sytuacji wypowiedział się UODO w zakresie możliwości udostępnienia numeru rachunku bankowego pracownika. Urząd stwierdził, że udostępnienie takich danych będzie następowało w wykonaniu obowiązku nałożonego przepisem prawa na administratora na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w połączeniu z właściwym przepisem procedury cywilnej, w zależności od tego, jaki cel lub podstawę prawną powołał komornik. Podstawą prawną działania komornika będzie art. 761 § 11 K.p.c. (https://archiwum.uodo.gov.pl/pl/225/1991). UODO podkreślił jednak, że przy realizacji tego obowiązku należy pamiętać o przestrzeganiu zasady integralności i poufności danych określonej w art. 5 ust. 1 lit. f RODO, czyli zapewnić odpowiednie bezpieczeństwo danych osobowych, w tym ochronę przed niedozwolonym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem oraz przypadkową utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem, za pomocą odpowiednich środków technicznych lub organizacyjnych.
Pracodawcy coraz częściej aby zmotywować pracowników organizują dla nich konkursy lub wprowadzają dodatkowe świadczenia finansowe (premie, bonusy) za osiągnięcie lepszego wyniku w pracy, czy wykonanie niestandardowych obowiązków. W takich przypadkach zdarza się, że są wywieszane potem listy rankingowe z wynikami pracowników i do tego aspektu odniósł się już także UODO, stwierdzając, że nie należy wywieszać wyników oceny pracowników w dostępnym dla wszystkich miejscu, pokazując w ten sposób, który z nich najlepiej pracował, a który najgorzej sobie radził. Urząd podkreślił w stanowisku z 18 marca 2020 r., że dokonywanie oceny pracy pracowników oraz jej weryfikacja jest zadaniem pracodawcy, a nie pozostałych pracowników, a zatem pracodawca mógłby np. wyróżnić parę osób z najlepszymi wynikami, tak by jednocześnie nie doszło do ujawnienia kto uzyskał te najgorsze. Działanie takie z pewnością mogłoby mieć charakter motywacyjny dla załogi i w ocenie urzędu może być ono oparte na uzasadnionym interesie administratora danych, a więc na przesłance wynikającej z art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
