Zgodnie z art. 8 ust. 1a ustawy o Funduszu, udostępnienie danych osobowych osoby uprawnionej do korzystania z funduszu, w celu przyznania ulgowej usługi i świadczenia oraz dopłaty z funduszu i ustalenia ich wysokości, następuje w formie oświadczenia. Pracodawca ma jednak prawo żądać udokumentowania danych osobowych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia, co może nastąpić na podstawie oświadczeń i zaświadczeń o sytuacji życiowej (w tym zdrowotnej), rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z ZFŚS.
Biorąc pod uwagę charakter przesłanek uprawniających do świadczeń socjalnych, pracownik we wniosku przedstawiając dane o swojej sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej, podaje również dane członków swojej rodziny. Zgodnie ze stanowiskiem UODO w tym zakresie, podstawami uprawniającymi pracodawców do przetwarzania danych na potrzeby przyznania ulgowej usługi i świadczenia, dopłaty z ZFŚS oraz ustalenia ich wysokości są art. 6 ust. 1 lit. c, a także art. 9 ust. 2 lit. b RODO w połączeniu z przepisami ustawy o Funduszu (https://archiwum.uodo.gov.pl/pl/225/1617). Dane są zatem przetwarzane na podstawie przepisu prawa, a nie zgody i Urząd wskazuje wyraźnie, że pracodawca nie powinien pozyskiwać zgody na przetwarzanie danych osobowych od członków rodziny pracownika, bowiem żeby przyznać pracownikowi świadczenie z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, pracodawca musi poznać i ocenić sytuację życiową i materialną pracownika oraz członków jego rodziny, z którymi prowadzi on wspólne gospodarstwo domowe. W celu realizacji tych potrzeb musi więc przetwarzać dane osobowe tych osób, ale tylko te dane, które są niezbędne dla realizacji celu, w jakim je pozyskał.
W powyższym przypadku nie ma również konieczności wykonania obowiązku informacyjnego wobec członków rodziny, co potwierdził UODO w wyjaśnianiach z 15 października 2020 r. Wskazał w nich, że zgodnie z art. 14 ust. 5 lit. c RODO, administrator jest zwolniony ze spełniania obowiązku informacyjnego w sytuacji, gdy pozyskiwanie lub ujawnianie jest wyraźnie uregulowane prawem (przepisami prawa UE lub państwa członkowskiego) przewidującym odpowiednie środki chroniące prawnie uzasadnione interesy osoby, której dane dotyczą. W ocenie Urzędu art. 8 ustawy o Funduszu określa zasady pozyskiwania danych członków rodziny pracownika w związku z korzystaniem przez niego z ZFŚS, a wobec tego w takim przypadku można zasadnie rozważać skorzystanie ze wskazanego powyżej zwolnienia (https://archiwum.uodo.gov.pl/pl/225/1734).
Pracownik wystąpił o dofinansowanie do żłobka dla dziecka i musiał przedłożyć oświadczenie o dochodzie przypadającym na członka rodziny. Komisja socjalna poprosiła dodatkowo o zaświadczenie od pracodawcy żony o jej dochodach. W takim przypadku pracodawca przyznając świadczenie powinien wypełnić obowiązek informacyjny tylko wobec pracownika, a nie musi go wypełniać także wobec żony pracownika. Żądanie zaświadczenia jest uzasadnione tylko, gdy wynika takie uprawnienie komisji socjalnej z regulaminu ZFŚS, w przeciwnym razie pracodawca musiałby bazować tylko na oświadczeniu pracownika.
W opinii UODO, jeżeli na potrzeby udokumentowania spełnienia określonych kryteriów przydatny byłby dostęp do różnych dokumentów, np. PIT-u małżonka, to przepisy ustawy o Funduszu umożliwiają pracodawcy jedynie wgląd do nich, ale nie dają prawa do przechowywania ich kopii czy innego utrwalania. W ocenie urzędu powodowałoby to bowiem gromadzenie danych w szerszym zakresie niż jest to niezbędne do celu przetwarzania. PIT współmałżonka to dokument zawierający również takie dane, jak np. nazwa zakładu pracy czy numer PESEL, które nie są niezbędne do potwierdzenia danych przedstawionych w oświadczeniu pracownika (https://archiwum.uodo.gov.pl/pl/138/1360).
