W zakresie obowiązków ze sfery bhp, które ciążą na pracodawcach i wiążą się ściśle z przetwarzaniem danych osobowych, należy wymienić przede wszystkim medycynę pracy i szkolenia bhp pracowników. Należy pamiętać, że pracodawca dopuszcza pracownika do pracy, jeśli pracownik posiada aktualne badania medycyny pracy, odbył szkolenie wstępne bhp, został zapoznany z oceną ryzyka zawodowego oraz z zasadami ochrony przed zagrożeniami. W sferze bhp podstawą przetwarzania danych osobowych są przepisy prawa - art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z odpowiednimi przepisami Kodeksu pracy. Z kolei w przypadku danych szczególnych kategorii jest odrębna podstawa - art. 9 ust. 2 lit. h RODO - gdy przetwarzanie jest niezbędne do celów profilaktyki zdrowotnej lub medycyny pracy, do oceny zdolności pracownika do pracy, diagnozy medycznej, zapewnienia opieki zdrowotnej lub zabezpieczenia społecznego, leczenia lub zarządzania systemami i usługami opieki zdrowotnej lub zabezpieczenia społecznego na podstawie prawa Unii Europejskiej lub prawa państwa członkowskiego lub zgodnie z umową z pracownikiem służby zdrowia.
| Ważne: Pracodawca powinien mieć podpisaną umowę w zakresie medycyny pracy z podmiotem wykonującym działalność leczniczą w celu sprawowania profilaktycznej opieki zdrowotnej nad zatrudnionymi pracownikami.
|
Oceniając relacje zachodzące pomiędzy pracodawcą a jednostką medycyny pracy należy stwierdzić, że każdy z tych podmiotów jest niezależnym administratorem danych osobowych. Nie zachodzi w tym przypadku relacja powierzenia przetwarzania danych osobowych, a więc błędne są praktyki zawierania umów powierzenia przetwarzania danych w takiej relacji.
Pracodawca kieruje pracowników na badania okresowe i kontrolne. W przypadku osób przyjmowanych do pracy kierowanych na badania wstępne mamy do czynienia z osobą, która jeszcze nie jest pracownikiem, dlatego w tym zakresie od początku istniały wątpliwości co do zakresu danych, jakie w takiej sytuacji pracodawca może wskazać w skierowaniu na badania. Wątpliwość dotyczyła adresu zamieszkania oraz numeru PESEL. Ostatecznie przyjęto, że "osoba przyjmowana do pracy" to kategoria pośrednia pomiędzy kandydatem do pracy uczestniczącym w procesie rekrutacji a pracownikiem. Uzasadnia to przetwarzanie danych osobowych w zakresie adresu zamieszkania celem zawarcia umowy o pracę (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) - por. str. 12 niniejszego dodatku.
Uwaga! UODO w stanowisku w sprawie wywieszania informacji o pracownikach na tablicach z 18 marca 2020 r. przyjął, że procedura kierowania na badania i wystawiania zaświadczeń o zdolności do pracy jest ściśle uregulowana prawnie. Informacje w tym zakresie przepływają między pracownikiem, lekarzem medycyny pracy, a pracodawcą i nie ma żadnego uzasadnienia do upubliczniania takich informacji, a więc zakazane jest wywieszanie publicznie list osób, które powinny odbyć w najbliższym czasie badania. UODO w tym stanowisku wręcz wprost wskazał, że pracowników, którym kończą się badania można poinformować o tym fakcie w inny sposób niż przez publiczne wywieszanie list z nazwiskami. Nie widzi jednak przeszkód, aby ze względów bezpieczeństwa i organizacji pracy informować publicznie, kto ma dodatkowe uprawnienia np. do prowadzenia wózka widłowego. Tego typu informacja może także pomóc w ustaleniu, czy danego sprzętu używa osoba z odpowiednimi kwalifikacjami, a tym samym może zapobiec sytuacji, w której będzie próbowała skorzystać z niego osoba nieuprawniona. W ocenie Urzędu takie rozwiązanie służy usprawnieniu oraz organizacji pracy w danym zakładzie pracy i odbywa się na podstawie prawnie uzasadnionego interesu pracodawcy, który nie narusza praw i wolności osób, których dane dotyczą (por. stanowisko UODO z 18 marca 2020 r. w sprawie wywieszania informacji o pracownikach na tablicach).
W przypadku zdarzeń wypadkowych, które niekoniecznie muszą stanowić wypadek przy pracy, a także przy wypadkach przy pracy może pojawić się jeszcze jedna podstawa przetwarzania danych osobowych, wynikająca z art. 9 ust. 2 lit. c RODO, która umożliwia przetwarzanie danych, gdy jest to niezbędne do ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą, lub innej osoby fizycznej, a osoba, której dane dotyczą, jest fizycznie lub prawnie niezdolna do wyrażenia zgody.
Należy pamiętać, że zgodnie z motywem 46 RODO, żywotny interes innej osoby fizycznej powinien zasadniczo być podstawą przetwarzania danych osobowych wyłącznie w przypadkach, gdy ewidentnie przetwarzania tego nie da się oprzeć na innej podstawie prawnej.
