Najczęściej stosowaną formą monitoringu pracowników jest monitoring wizyjny, który polega na prowadzeniu szczególnego nadzoru nad terenem zakładu pracy lub terenem wokół zakładu pracy w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu, czyli za pośrednictwem kamer. Co ważne z przepisu art. 222 § 1 K.p. dotyczącego tej formy monitoringu nie wynika możliwość rejestracji dźwięku. W przypadku stosowania monitoringu wizyjnego należy mieć ponadto na uwadze, że istnieją technologie, które umożliwią, że nagrania będą analizowane klatka po klatce, przy użyciu specjalnych metod technicznych (automatyczna analiza obrazu), wykorzystywanych do identyfikacji osób obserwowanych. W ocenie UODO zastosowanie takiego systemu monitorowania oznaczałoby przetwarzanie danych biometrycznych, czyli danych szczególnych kategorii w rozumieniu art. 9 ust. 1 RODO, co jest działaniem zbyt daleko idącym w takim przypadku i mogłoby narazić pracodawcę na odpowiedzialność za naruszenie przepisów o ochronie danych osobowych. W tej sytuacji nie są bowiem spełnione przesłanki przetwarzania danych biometrycznych, wynikające z art. 221b K.p., czyli przetwarzanie danych nie następuje z inicjatywy pracownika, który wyraził zgodę na ich przetwarzanie, a także przetwarzanie danych biometrycznych pracownika nie jest w tym przypadku niezbędne ze względu na kontrolę dostępu do szczególnie ważnych informacji, których ujawnienie może narazić pracodawcę na szkodę, lub dostępu do pomieszczeń wymagających szczególnej ochrony.
Uwaga! W przypadku firm wynajmujących pomieszczenia biurowe, system monitoringu należy najczęściej do właścicieli budynków, a pracodawcy nie mają dostępu do nagrań i nie przetwarzają danych osobowych z takiego monitoringu, chyba że dojdzie do jakiegoś incydentu i te dane zostaną udostępnione jedynie odpowiednim służbom w związku z danym zdarzeniem. Wówczas pracodawca nie ma obowiązku wdrożenia w regulaminie pracy przepisów dotyczących monitoringu, gdyż w praktyce nie przetwarza on danych osobowych z niego wynikających.
Monitoring wizyjny jest dopuszczalny w związku ze spełnieniem jednego spośród czterech celów wymienionych w ustawie (art. 222 § 1 K.p.), do których zaliczymy:
- zapewnienie bezpieczeństwa pracowników,
- ochronę mienia,
- kontrolę produkcji,
- zachowanie w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.
Katalog przesłanek dopuszczających legalne prowadzenie monitoringu wizyjnego pracowników jest katalogiem zamkniętym. Wprowadzenie monitoringu musi być przy tym niezbędne do realizacji jednego lub kilku z powyższych celów, co powinno być przedmiotem oceny pracodawcy przed jego wdrożeniem.
Odnosząc się do celów monitoringu należy stwierdzić, że pierwszy z nich to "zapewnienie bezpieczeństwa pracowników", co jest skorelowane z wynikającym z art. 94 pkt 4 K.p. obowiązkiem zapewnienia przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy. W świetle wyroku Sądu Najwyższego z 19 grudnia 1980 r. (sygn. akt I PR 87/80) oznacza to, że pracodawca zobowiązany jest do zapewnienia pracownikowi faktycznego bezpieczeństwa, a nie tylko do realizacji obowiązków z powszechnie obowiązujących przepisów bhp.
Drugą przesłanką stosowania monitoringu wizyjnego jest "ochrona mienia". W świetle art. 2 pkt 5 ustawy z dnia 22 sierpnia 1997 r. o ochronie osób i mienia (Dz. U. z 2021 r. poz. 1995), na ochronę mienia składają się działania służące zapobieganiu przestępstwom i wykroczeniom przeciwko mieniu oraz przeciwdziałaniu powstawaniu szkody wynikającej z tych zdarzeń, jak również uniemożliwianiu wstępu osób nieuprawnionych na teren chroniony. W tym przypadku ww. przesłanka obejmuje mienie zarówno pracodawcy, jak i pracowników (osób zatrudnionych na innej podstawie niż stosunek pracy) oraz osób trzecich, czyli klientów, czy kontrahentów pracodawcy.
Trzecią przesłanką jest "kontrola produkcji", przez co należy rozumieć nadzór nad zapewnieniem prawidłowego przebiegu procesu produkcyjnego. Taki monitoring pozwoli jednak także na reagowanie na zdarzenia, które zagrażają bezpieczeństwu osób lub ochronie mienia, a ponadto nagranie z monitoringu może się znacznie przyczynić do wyjaśnienia przyczyn wypadku przy pracy, dzięki czemu będzie można w przyszłości wyeliminować zagrożenia występujące na stanowiskach pracy lub przeszkolić dodatkowo pracowników, aby wyeliminować lub zmniejszyć ilość niepożądanych zdarzeń.
Czwarta przesłanka zastosowania monitoringu to zapewnienie "zachowania w tajemnicy informacji", co jest powiązane z ochroną tajemnicy pracodawcy i nie budzi zastrzeżeń merytorycznych. Wydaje się jednak, że ten cel powinien być przewidziany w przypadku monitoringu poczty elektronicznej oraz przy innych rodzajach monitoringu, gdyż one byłyby bardziej adekwatne do ochrony informacji.
| Ważne: W celach monitoringu wizyjnego nie mieści się ocena pracy pracownika w celu podniesienia efektywności pracy, czy analiza jego czasu pracy, a zatem nie można wykorzystać kamer, aby ustalić częstotliwość przerw na papierosa, opuszczanie stanowiska pracy, itp.
|
Monitoring wizyjny może obejmować teren zakładu pracy i teren wokół zakładu pracy. Jego wprowadzenie nie może obejmować jednak miejsca wykonywania pracy zdalnej, gdyż nie mieszczą się one w pojęciu zakładu pracy w sensie przedmiotowym. Ewentualny monitoring pracowników wykonujących pracę w domu jest jednak możliwy, jeśli zastosujemy inną postać monitoringu, np. geolokalizacji miejsca logowania do systemu informatycznego firmy czy aktywności i pracy w określonych aplikacjach, czy systemach teleinformatycznych.
Ustawodawca zdecydował, że monitoring w ogóle nie powinien obejmować pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej (art. 222 § 11 K.p.), a ponadto powinien zostać ograniczony w odniesieniu do pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek oraz palarni (art. 222 § 2 K.p.). W przypadku innych pomieszczeń niż związkowe, których dotyczą ograniczenia, monitoring jest możliwy, jeżeli jego stosowanie w tych pomieszczeniach jest niezbędne do realizacji celu monitoringu i nie naruszy to jednocześnie godności oraz innych dóbr osobistych pracownika.
Objęcie monitoringiem wizyjnym szatni jest uzasadnione, jeśli pracownicy zgłaszają kradzieże prywatnych rzeczy pozostawionych w tych miejscach lub próby włamań do szafek z rzeczami pracowników. W takich przypadkach pracodawca instalując kamery powinien szczególnie uważać, aby nie naruszyć godności oraz innych dóbr osobistych pracownika, co w przypadku szatni może oznaczać ustawienie kamery na szafki, a nie na miejsca do przebierania się.
W przypadku pomieszczeń sanitarnych wymagana jest jeszcze uprzednia zgoda zakładowej organizacji związkowej, a jeżeli taka u pracodawcy nie działa, to uprzednia zgoda przedstawicieli pracowników wybranych w trybie przyjętym u danego pracodawcy.
Nagrania obrazu pracodawca może przetwarzać wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane i przechowywać je maksymalnie przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia nagrania. Jest to spójne z wynikającą z przepisów RODO zasadą ograniczenia czasowego, wedle której dane osobowe nie mogą być przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osób fizycznych przez okres dłuższy niż jest to niezbędne do celów, dla których dane są przetwarzane (art. 5 ust. 1 lit. e RODO). Wydaje się, że nagrania z monitoringu wizyjnego powinny być przechowywane krócej niż 3 miesiące, a termin ten należy potraktować jako maksymalny okres przechowywania. Jedyny wyjątek od powyższej zasady dotyczy przypadku, w którym nagrania obrazu stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa lub pracodawca powziął wiadomość, iż mogą one stanowić dowód w postępowaniu, gdyż wtedy termin przechowywania ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.
Uwzględniając powyższe kwestie, pracodawca tworząc odpowiednie postanowienia regulaminu pracy dotyczące monitoringu, powinien odwołać się do celów monitoringu, najlepiej wszystkich wynikających z przepisu art. 222 § 1 K.p., które może ewentualnie doprecyzować. Ponadto powinien określić zakres i sposób monitoringu, co wynika wprost z art. 222 § 6 K.p. Zakres stosowanego monitoringu to przede wszystkim kategorie monitorowanych przestrzeni, np. hale produkcyjne, parkingi, strefy załadunkowe, ciągi komunikacyjne w biurze, wejścia lub wjazdy na teren zakładu itp., ale także zakres przetwarzanych danych, jak przykładowo wizerunek, czy cechy szczególne osób, tablice rejestracyjne lub numery boczne pojazdów.
