Drugą formą monitoringu pracowników jest monitoring poczty elektronicznej, który został uregulowany w art. 223 K.p. W jego przypadku inaczej ustawodawca określił przesłanki zastosowania monitoringu, przyjmując, że jest on możliwy, jeżeli jest to niezbędne do:
- zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz
- właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi.
W przypadku monitoringu poczty elektronicznej są więc nie 4, a tylko 2 przesłanki wprowadzenia monitoringu, z tym że w treści art. 223 § 1 K.p. ustawodawca użył spójnika "oraz", co sugeruje na konieczność ich łącznego spełnienia, a więc monitoring poczty elektronicznej może być zastosowany, jeśli jednocześnie pracodawca dąży do zweryfikowania właściwego użytkowania narzędzi pracy i efektywnego wykorzystania czasu pracy. Rozwiązanie takie budzi wątpliwości w praktyce, choć można twierdzić, że podwyższa ono standard ochrony pracownika, ograniczając możliwości kontroli dokonywanej przez pracodawców, ale może to niestety prowadzić do nadużyć ze strony pracowników. Takie rozwiązanie wydaje się błędne legislacyjnie.
W praktyce powodami wprowadzenia monitoringu poczty elektronicznej może być podejrzenie ujawnienia tajemnicy przedsiębiorstwa lub innej tajemnicy prawnie chronionej, podejrzenie, że nastąpiło naruszenie przepisów o ochronie danych osobowych, czy też, że doszło do działań na szkodę pracodawcy, w tym wpływających na jego wizerunek czy reputację, a także w przypadku podejrzeń co do nierzetelnego wykonywania pracy, np. opuszczania stanowiska pracy na dłużej, czy naruszenia ciągłości działania procesów w organizacji.
| Ważne: Monitoring poczty elektronicznej nie może naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika, gdyż należy pamiętać, że tajemnica korespondencji to dobro osobiste wymienione wprost w katalogu dóbr osobistych ujętym w art. 23 K.c., które podlega także ochronie prawnokarnej, stosownie do art. 267 K.k.
|
Pracodawca wprowadzając monitoring poczty elektronicznej powinien określić zakres i sposób monitoringu, gdyż wynika to z konieczności odpowiedniego zastosowania do tej formy monitoringu zasad wynikających z monitoringu wizyjnego. Ważne jest więc, czy monitoring obejmuje treść wysyłanych wiadomości e-mail, czy też ogranicza się jedynie do danych nadawców i odbiorców wysyłanych wiadomości, przesyłanych załączników czy tematów przesyłanych maili. Odnosząc się z kolei do sposobu kontroli warto określić, czy jest ona regularna, czy sporadyczna, czy też jest wykonywana jedynie na zlecenie przełożonego danego pracownika, jeśli zachodzą uzasadnione podejrzenia co do sposobu wykonywania pracy, czy wykorzystania służbowych narzędzi.
Pracodawca w związku z dużą liczbą nadgodzin powziął wątpliwości co do efektywnego wykorzystywania czasu pracy przez pracowników i poprosił dział IT, aby zweryfikował pocztę elektroniczną pracowników jednego z działów. W takim przypadku na początek wystarczające jest ustalenie, kiedy jest wysyłana korespondencja, czy także poza godzinami pracy, jaki jest czas reakcji na maile przychodzące i do kogo są wysyłane wiadomości mailowe, a dopiero w dalszej kolejności pojawić się może konieczność analizy treści wiadomości e-mail.
Warto podkreślić, że do monitoringu poczty elektronicznej, a co za tym idzie także do innych form monitoringu, nie stosuje się okresu przechowywania danych wynoszącego 3 miesiące, gdyż ten dotyczy jedynie nagrań z monitoringu wizyjnego. Mając jednak na uwadze zasadę ograniczenia czasowego przetwarzania danych osobowych, należy w regulaminach pracy określić okres przechowywania danych uzyskanych na podstawie monitoringu i zasady dostępu do nich i ich usunięcia po osiągnięciu celu związanego z prowadzonym monitoringiem.
Uwaga! Zasady dotyczące monitoringu poczty elektronicznej stosuje się odpowiednio do innych form monitoringu, jeśli ich zastosowanie jest konieczne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy.
