Monitorowanie czasu pracy pracowników za pomocą systemów elektronicznych jest bez wątpienia inną formą monitoringu, która nie została ujęta wprost w przepisach Kodeksu pracy. Nie może jednak budzić wątpliwości, że elektroniczne rejestratory czasu pracy, które na podstawie imiennych kart/identyfikatorów rejestrują czas pracy pracownika są rodzajem monitoringu w rozumieniu przepisów RODO.
W stanowisku z 19 grudnia 2019 r. w sprawie monitoringu UODO przyjął, że nawet system kontroli dostępu do pomieszczeń biurowych, który nie jest powiązany z elektroniczną ewidencją czasu pracy może stanowić inną formę monitoringu, jeśli odnotowuje on w sposób ciągły, jak poruszają się pracownicy na terenie przedsiębiorstwa.
Pracodawca ma system dostępu do budynku i biur, który składa się z czytników na każdym piętrze, przy każdym wyjściu z biurowca oraz przy wejściu na stołówkę zakładową oraz do pomieszczeń socjalnych i palarni. W systemie można przeanalizować, ile razy pracownik wychodził do palarni, jak długo korzystał z przerwy na lunch oraz jak się przemieszczał po obszarze budynku, z ustaleniem, ile dokładnie czasu spędził na poszczególnych piętrach. W takim przypadku nawet gdy pracodawca nie prowadzi ewidencji czasu pracy na podstawie tego systemu, należy uznać go za inną formę monitorowania pracowników. Dzięki niemu możliwe jest bowiem realizowanie celu monitoringu, jakim jest zapewnienie organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy, gdyż możemy dokładnie ustalić ile w jakich miejscach zakładu pracy pracownik spędził czasu.
W przypadku firm transportowych do monitorowania kierowców mogą służyć także tachografy cyfrowe zamontowane w pojazdach o dmc powyżej 3,5 tony lub przystosowanych do przewozu więcej niż 9 osób licząc łącznie z kierowcą. Podstawową funkcją tachografów cyfrowych jest co prawda rejestrowanie aktywności kierowcy z podziałem na czas prowadzenia pojazdu, inną pracę (np. załadunek, rozładunek), dyspozycyjność oraz przerwy i odpoczynki dzienne, tygodniowe i gdy działania pracodawcy ograniczają się do analizy czasu pracy oraz stworzenia dokumentacji pracowniczej z nią związanej i w konsekwencji naliczenia wynagrodzeń, to zdaniem UODO nie mamy do czynienia z inną formą monitoringu.
UODO w stanowisku z 3 lipca 2020 r. w sprawie uznania przetwarzania danych z tachografów cyfrowych za inną formę monitoringu podniósł, że odnosząc się do tej kwestii, należy to zagadnienie rozpatrywać przez pryzmat celów, dla których dane te będą wykorzystywane. Zgodnie z regulacjami Kodeksu pracy, pracodawca może wprowadzić inne formy monitoringu, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy. Wprowadzenie innych form monitoringu jest więc fakultatywne dla pracodawcy i musi wiązać się z monitorowaniem czasu pracy oraz nadzorem nad powierzonym przez pracodawcę mieniem w sposób szerszy niż wynika to z obowiązków wynikających z prawa pracy. Tak więc, jeżeli celem przetwarzania danych z tachografów cyfrowych dla pracodawcy będzie jedynie prawidłowe ustalenie wynagrodzenia pracownika i innych świadczeń związanych z pracą, jak również wypełnienie obowiązków wynikających wprost z ustawy o czasie pracy kierowców, to przetwarzanie to nie będzie inną formą monitoringu w rozumieniu przepisów Kodeksu pracy.
W praktyce możliwe jest jednak, że pracodawca będzie wykorzystywać dane z tachografów także do innych celów, co jest możliwe technologicznie, zwłaszcza gdy tachograf jest połączony z systemem monitoringu floty, gdyż wtedy możemy analizować przykładowo dane o geolokalizacji pojazdu, czy też badać profil jazdy kierowców. Takie działania UODO uznaje już za inną formę monitoringu.
Poza kilkoma formami monitoringu powiązanymi z rejestracją lub analizą czasu pracy, stosowane są jeszcze inne formy monitoringu pracowników, a do najpopularniejszych z nich zaliczymy:
- stosowane w samochodach służbowych systemy GPS oraz systemy geolokalizacji w telefonach służbowych lub innych urządzeniach mobilnych np. tabletach, używanych przez pracowników np. działów handlowych, czy kurierów,
- nagrywanie rozmów telefonicznych lub monitoring wysyłanych wiadomości SMS lub numerów telefonów rozmów wychodzących z telefonu służbowego (billingów telefonicznych),
- monitoring sposobu korzystania z komputera służbowego oraz z internetu.
W przypadku systemów GPS należy pamiętać, że UODO wskazuje, iż niezbędne jest umieszczenie w widocznym miejscu w samochodzie symbolu obrazkowego informującego o tym, iż trasa pojazdu i jego wykorzystanie będzie monitorowane za pomocą urządzenia lokalizującego. Pracownik powinien zostać poinformowany, jakie dane będą przy pomocy takiego urządzenia zbierane, gdzie rejestrowane, jak długo przechowywane i kto będzie miał do nich dostęp. W tym zakresie monitoring pracownika może dotyczyć informacji o stylu jazdy, przestrzeganiu przepisów ruchu drogowego, poruszaniu się po określonym terenie w czasie pracy i poza godzinami pracy, co może pozwolić ustalić, że pracownik w czasie pracy wykonywał jakieś czynności niezwiązane z jego obowiązkami służbowymi, np. robił zakupy, odwoził dzieci na dodatkowe zajęcia itp.
W przypadku korzystania przez pracownika z samochodu także do celów prywatnych, powinna być opcja wyłączenia GPS lub jego ograniczone zastosowanie tylko w celach związanych z zabezpieczeniem samochodu przed kradzieżą.
