KONTROLA TRZEŹWOŚCI I NA OBECNOŚĆ W ORGANIZMIE ŚRODKÓW DZIAŁAJĄCYCH PODOBNIE DO ALKOHOLU

Z dniem 21 lutego 2023 r. do Kodeksu pracy zostały wprowadzone przepisy dotyczące kontroli trzeźwości pracowników i kontroli na obecność w ich organizmach innych środków działających podobnie do alkoholu. W praktyce rozpoczęcie takich kontroli wiąże się jednak z koniecznością dokonania zmian w regulaminach pracy lub układach zbiorowych pracy, ale należy ponadto pamiętać o równoległym wykonaniu obowiązków związanych z takim procesem, jakie wynikają z ogólnych przepisów RODO.

Należy przyjąć, że kontrola trzeźwości i na obecność w organizmie pracowników innych substancji, które działają podobnie do alkoholu jest całkowicie nowym procesem przetwarzania danych osobowych, a więc należy go ująć w rejestrze czynności przetwarzania danych administratora, jakim przy takim procesie jest pracodawca oraz dokonać oceny ryzyka dla takiego procesu. Obowiązkiem pracodawcy jest, jak przy każdym procesie, obowiązek informacyjny i tutaj pracodawca musi rozstrzygnąć, czy rozszerza dotychczas stosowaną klauzulę informacyjną dla pracownika, czy też tworzy odrębną klauzulę informacyjną dotyczącą jedynie tego procesu. W tym przypadku wydaje się, że dobrą wskazówką może być odpowiedź na pytanie, czy kontrola dotyczy ogółu pracowników, czy tylko wybranych grup zawodowych.

Ponadto wiele dodatkowych czynności będzie wiązało się z właściwym przygotowaniem takiego procesu, gdyż pracodawca może kontrolować nie tylko pracowników, ale również osoby zatrudnione na innej podstawie prawnej. Zgodnie bowiem z art. 22^1h K.p., regulacje dotyczące kontroli trzeźwości i na obecność w organizmach pracowników innych środków działających podobnie do alkoholu stosuje się odpowiednio do pracodawców organizujących pracę wykonywaną przez osoby fizyczne na innej podstawie niż stosunek pracy oraz osoby fizyczne prowadzące na własny rachunek działalność gospodarczą, a także do osób fizycznych wykonujących pracę na innej podstawie niż stosunek pracy oraz osób fizycznych prowadzących na własny rachunek działalność gospodarczą, których praca jest organizowana przez tych pracodawców. Mając to na uwadze należy przygotować stosowne przepisy dla różnych grup zatrudnionych, tj.:

• aneks do regulaminu pracy - będzie dotyczył jedynie kontroli pracowników i ewentualnie pracowników tymczasowych, względem których stosuje się także regulacje wewnętrzne pracodawcy użytkownika,
• zarządzenie dotyczące kontroli umów cywilnoprawnych, stażystów, praktykantów, osób zatrudnionych na podstawie umowy o praktyki absolwenckie - w ich przypadku nie mają bowiem zastosowania przepisy regulaminów pracy, a więc aneks do regulaminu pracy dotyczący kontroli nie będzie ich dotyczył,
• aneksy do umów o współpracy w przypadku osób zatrudnionych na B2B, które formalnie są osobami prowadzącymi jednoosobową działalność gospodarczą.

Ponadto należy zabezpieczyć kwestie dostępu do danych wynikających z przeprowadzanych kontroli dla osób, które je przeprowadzają, a w tym zakresie niezbędne są odpowiednie upoważnienia do przetwarzania danych osobowych, a w niektórych przypadkach niezbędne będzie także zawarcie umów powierzenia przetwarzania danych osobowych, jeśli kontrole będą wykonywane przez pracowników podmiotu zewnętrznego.

Pracodawca zdecydował, że wszyscy pracownicy zakładu będą podlegali kontroli trzeźwości i na obecność w organizmie innych środków działających podobnie do alkoholu. Spółka ma dwie lokalizacje - biuro w innym miejscu oraz magazyny i hale produkcyjne w innym miejscu, dlatego pracodawca podjął decyzję, że w przypadku biura kontrola będzie dokonywana przez pracowników agencji ochrony, a w przypadku pracowników magazynu i produkcyjnych przez dział bhp i bezpośrednich przełożonych. Wynika to z faktu odległości 100 km pomiędzy lokalizacjami i stałego wykonywania pracy przez dział bhp jedynie w jednej lokalizacji. W takim przypadku pracownicy działu bhp i bezpośredni przełożeni pracowników powinni mieć nadane nowe lub zmienione dotychczasowe upoważnienia do przetwarzania danych osobowych i powinny one swoim zakresem obejmować także dane szczególnych kategorii w rozumieniu art. 9 RODO.

UODO przyjmuje bowiem, że informacja o nietrzeźwości pracownika jest powiązana z danymi o jego zdrowiu, a te są uznawane za dane wrażliwe, podlegające większej kontroli. W przypadku pracowników zewnętrznej agencji ochrony, konieczne jest zweryfikowanie umowy o współpracy i ujęcie w niej być może nowych obowiązków, a w zakresie danych osobowych w takim przypadku podstawą ich przetwarzania będzie umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych zawarta pomiędzy pracodawcą a agencją ochrony.

Wreszcie ostatnim ważnym aspektem jest przechowywanie przez pracodawcę wyników przeprowadzonych kontroli i tutaj zasadą jest, że w aktach osobowych przechowujemy w nowej ich części E tylko protokoły z kontroli trzeźwości, czy na obecność w organizmie pracownika innych substancji działających podobnie do alkoholu, jeśli kontrola wykazała ich obecność w organizmie pracownika, albo gdy stwierdzono stan po użyciu lub stan nietrzeźwości pracownika. Ponadto należy również zabezpieczyć proces usuwania danych z urządzeń wykorzystywanych do kontroli.

Informacje o wynikach kontroli są przechowywane co do zasady przez okres nieprzekraczający 1 roku od ich zebrania, chyba że zastosowano wobec pracownika z tego tytułu karę porządkową, gdyż wtedy usuwa się je z akt osobowych dopiero, gdy kara zostanie uznana za niebyłą, zgodnie z art. 113 K.p. Jeszcze dłużej taki dokument może być przechowywany jedynie w przypadku, gdy może on stanowić lub stanowi dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa, a pracodawca jest stroną tego postępowania lub powziął wiadomość o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania. W takim przypadku okres przechowywania ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania. W tym zakresie należy pamiętać, że nieuzasadnione przechowywanie takiego dokumentu będzie stanowiło przetwarzanie danych nadmiarowych i naraża pracodawcę na kary pieniężne w razie kontroli UODO u administratora danych osobowych.