W zakresie zbiorowego prawa pracy należy zwrócić szczególnie uwagę na dwa aspekty: konsultacje w indywidualnych sprawach pracowniczych, w przypadku których konieczne jest najpierw ustalenie, czy dany pracownik korzysta z obrony związkowej, czy nie oraz uprawnienia informacyjne organizacji związkowych wynikające z art. 28 ustawy o związkach zawodowych. Bardzo ważne aspekty związane z dostępem związku do danych ZFŚS zostały ujęte w części dotyczącej działalności socjalnej pracodawcy.
W pierwszym aspekcie pojawia się kilka ważnych kwestii, a mianowicie:
- przesyłając zgodnie z art. 30 ust. 3 ustawy o związkach zawodowych zapytanie do organizacji związkowej, pracodawca nie może domagać się ujawnienia przynależności związkowej danej osoby, gdyż związek może obejmować obroną także osoby niezrzeszone, a zatem zapytanie pracodawcy powinno dotyczyć jedynie tego, czy dany pracownik jest reprezentowany przez związek (objęty obroną związkową), a nie czy jest członkiem danej organizacji związkowej,
- w treści zapytania nie powinno się ujawniać zamiaru pracodawcy, a może to być wypowiedzenie umowy, wypowiedzenie zmieniające warunki pracy lub płacy, czy rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia,
- należy rozważyć szczegółowo czy prowadzić konsultacje ze związkiem w sytuacji, gdy nie przedstawia on w ustawowych terminach informacji o swojej liczebności, gdyż wtedy organizacja związkowa nie korzysta z przysługujących jej ustawowo uprawnień zakładowej organizacji związkowej. W takiej sytuacji prowadzenie dalszych konsultacji z pewnością nie może być oparte o przepis prawa, czyli jego podstawą nie może być art. 6 ust. 1 lit. c lub art. 9 ust. 2 lit. b RODO, a można rozważyć w takim przypadku jedynie uzasadniony interes administratora danych,
- gdy przyczyna podana w wypowiedzeniu (także zmieniającym) lub rozwiązaniu umowy bez wypowiedzenia różni się od konsultowanej ze związkiem, można to uznać za naruszenie zasady prawidłowości danych osobowych - art. 5 ust. 1 lit. d RODO, a więc w tym aspekcie należy przyjąć, że dane osobowe powinny być w razie potrzeby uaktualniane, a więc pojawiła się konieczność ponownej konsultacji związkowej. Argumentacja z zakresu ochrony danych osobowych jest w tym przypadku wzmocnieniem stanowiska sądów pracy, które także w takich przypadkach przyjmują, że doszło do naruszenia art. 38 K.p., z którego wynika obowiązek konsultacji zamiaru wypowiedzenia umowy o pracę z organizacją związkową,
- nie wolno wykorzystać danych o składkach związkowych potrącanych z wynagrodzenia, które posiada dział płac w celu ustalenia, czy istnieje obowiązek konsultacji ze związkiem zawodowym, gdyż w tym przypadku jest inny cel przetwarzania danych osobowych. Ponadto na marginesie należy zauważyć, że mogą być osoby zwolnione z odprowadzania składek lub składki mogą być wpłacane osobiście do kasy, czy na konto bankowe organizacji związkowej, a więc bazowanie na informacjach z działu płac byłoby także niepewne.
UODO wyjaśnił także swoje podejście do art. 28 ustawy o związkach zawodowych (Newsletter UODO dla IOD Nr 8/2021), który jest podstawą prawną do żądania przez organizacje związkowe informacji niezbędnych do prowadzenia działalności związkowej, w tym o:
- warunkach pracy i zasadach wynagradzania,
- działalności i sytuacji ekonomicznej pracodawcy związanych z zatrudnieniem oraz przewidywanych w tym zakresie zmianach,
- stanie, strukturze i przewidywanych zmianach zatrudnienia oraz działaniach mających na celu utrzymanie poziomu zatrudnienia,
- działaniach, które mogą powodować istotne zmiany w organizacji pracy lub podstawach zatrudnienia.
Uwaga! W ocenie UODO powyższy przepis nie daje podstaw do żądania informacji o kwotach wynagrodzeń poszczególnych pracowników, ale pracownik może się zgodzić, aby ujawnić jego wynagrodzenie związkom zawodowym, np. gdy jest w sporze z pracodawcą co do poprawności naliczania świadczeń pracowniczych. Jednak w takich przypadkach podstawą przetwarzania danych osobowych nie będzie wypełnianie obowiązku prawnego ciążącego na administratorze danych, czyli pracodawcy, a zgoda podmiotu danych (pracownika) udzielona zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a RODO.
Na podstawie art. 28 ustawy o związkach zawodowych organizacja związkowa może poprosić o listę osób, z których wynagrodzenia dokonano potrącenia składek na związek zawodowy. W takiej sytuacji lista powinna obejmować tylko imiona i nazwiska bez kwot składek, gdyż może z nich wynikać informacja o wynagrodzeniu pracownika, jeśli składka jest procentowa, a nie kwotowa, a związek zawodowy nie ma podstaw prawnych, aby znać kwoty indywidualnych wynagrodzeń poszczególnych pracowników.
W zakładzie pracy zatrudniającym 1.000 pracowników działa zakładowa organizacja związkowa zrzeszając około 250 zatrudnionych. Ze statutu organizacji wynika, że składka członkowska wynosi 0,2% wynagrodzenia, ale nie mniej niż 10 zł miesięcznie.
W takim przypadku, jeśli organizacja wystąpiłaby o przekazanie listy osób, z których wynagrodzenia są potrącane składki związkowe, to na takiej liście nie powinny zostać wykazane potrącane z tego tytułu kwoty, gdyż w ten sposób pracodawca ujawniłby kwoty wynagrodzeń wszystkich pracowników należących do związku zawodowego.
W powyższym przypadku, gdyby związek zawodowy chciał uzyskać informacje o potrąconych kwotach, konieczne jest wypracowanie innego rozwiązania i tutaj oczywiście najprostszym byłoby uzyskanie zgód od osób, których dotyczą dane osobowe. W przypadku braku takich zgód, możliwe jest jedynie udostępnienie imiennej listy pracowników tylko z informacją czy składka została odprowadzona, czy też nie. Innym rozwiązaniem mogłoby też być przekazywanie dwóch list - jednej z danymi osobowymi, a drugiej z kwotami składek, tak aby nie można było powiązać tożsamości osoby z wartością składki potrąconej z jej wynagrodzenia.
W procesie potrącania składek związkowych z wynagrodzeń pracowników konieczne jest jeszcze posiadanie indywidualnych zgód poszczególnych pracowników na dokonanie potrącenia dobrowolnego z wynagrodzenia pracownika, zgodnie z art. 91 K.p. Po wdrożeniu w Polsce przepisów RODO pojawiła się wątpliwość, czy takie zgody powinny być przechowywane w aktach osobowych w ich części B dotyczącej przebiegu zatrudnienia. W tej sprawie wypowiedziało się MRPiT w stanowisku z 26 lutego 2021 r. zauważając, że zgodnie z art. 9 ust. 1 RODO zabronione jest przetwarzanie danych osobowych ujawniających m.in. przynależność do związków zawodowych. Zakaz ten nie dotyczy jednak sytuacji, gdy przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązków i wykonywania szczególnych praw przez administratora m.in. w dziedzinie prawa pracy (w tym zbiorowego). Obowiązek pracodawcy w omawianym zakresie został uregulowany w treści art. 331 ustawy o związkach zawodowych, zgodnie z którym pracodawca, na pisemny wniosek zakładowej organizacji związkowej i za pisemną zgodą pracownika, jest obowiązany pobierać z wynagrodzenia pracownika składkę związkową w zadeklarowanej przez niego wysokości. Pracodawca jest obowiązany niezwłocznie przekazywać kwoty pobranych składek związkowych na rachunek bankowy lub rachunek w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej wskazany przez zakładową organizację związkową.
W ocenie resortu rodziny pisemne dokumenty zawierające zgodę pracownika na potrącanie z jego wynagrodzenia określonych należności (w tym zgodę na potrącanie składki związkowej) powinny być przechowywane w części B akt osobowych. Oprócz oświadczeń i dokumentów literalnie wyszczególnionych w § 3 pkt 2 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, w części B akt osobowych pracownika, należy bowiem gromadzić także inne niewymienione w tym przepisie oświadczenia i dokumenty, dotyczące "przebiegu zatrudnienia". Ministerstwo zwróciło także uwagę, że możliwe jest także uznanie, iż dokument zawierający pisemną zgodę pracownika na pobieranie przez pracodawcę z jego wynagrodzenia składki związkowej i przekazywanie jej na rachunek wskazany przez zakładową organizację związkową stanowi dokument związany ze współdziałaniem pracodawcy z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową, co także skutkowałoby przechowywaniem tego dokumentu we wspomnianej wyżej części akt osobowych pracownika.
