Kliknij ten link, aby przejść do panelu logowania.
Teraz do wszystkich płatnych Serwisów internetowych
Wydawnictwa Podatkowego GOFIN loguj się w jednym
miejscu.


Po zalogowaniu znajdziesz menu z linkiem do swojego
konta abonenta i dodatkowych opcji.

Jak szukać?»

logo
Aktualnie jesteś:
Prawo pracy - zasoby bezpłatne
Stosowanie RODO w kadrach i płacach
Dodatek nr 19 do Ubezpieczeń i Prawa Pracy
nr 20 (590) z dnia 10.10.2023
otwórz artykuł w nowym oknie drukuj artykuł ZBIOROWE PRAWO PRACY A OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH

ZWALNIANIE PRACOWNIKÓW

W kontekście zwolnienia pracownika z pracy pojawiają się często u pracodawcy pytania, czy można o tym fakcie poinformować załogę lub można nadal wykorzystać skrzynkę mailową byłego pracownika, aby nie stracić kontaktu z klientami, czy kontrahentami. W obydwu przypadkach odpowiedź jest twierdząca, ale należy pamiętać o pewnych ograniczeniach związanych z takimi sytuacjami.

UODO przyjmuje, że jeśli byłego pracownika łączyła z pracodawcą umowa, zgodnie z którą był odpowiedzialny m.in. za kontakt z kontrahentami, to po zakończeniu współpracy pracodawca może chcieć nadal wykorzystywać ten adres mailowy, aby nie tracić możliwości nawiązania kontaktu z kontrahentami lub klientami. Możne się to dokonać np. za pomocą automatycznej odpowiedzi kierowanej do klientów lub kontrahentów (https://archiwum.uodo.gov.pl/pl/138/1312). Urząd zwraca jednak uwagę, że komunikat w mailu powinien obejmować jedynie informację o tym, że dany pracownik nie jest już zatrudniony oraz wskazanie, pod jakim adresem mailowym można kontaktować się z aktualnymi przedstawicielami pracodawcy. W takim przypadku działanie pracodawcy można uznać jako oparte na prawnie uzasadnionym interesie administratora danych osobowych.

Analogicznie, w oparciu o przesłankę wynikającą z art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli uzasadniony interes administratora danych osobowych można oprzeć mailing do załogi informujący o fakcie zwolnienia pracownika. W wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z 29 września 2021 r. (sygn. akt II SA/Wa 1724/21) stwierdzono, że omyłkowe wysłanie takiego maila także do klienta pracodawcy będzie naruszeniem zasady minimalizacji danych, czyli naruszeniem art. 5 ust. 1 lit. c RODO. Tak więc lista mailingowa w tym przypadku powinna zostać dokładnie zweryfikowana, ale nie jest oczywiście wykluczone, że pracownik odchodzący z organizacji sam wyśle maile z podziękowaniem za współpracę do firm, z którymi współpracował.

Szczególną uwagę powinni zwrócić pracodawcy na sytuację zwolnienia pracownika z działu kadr i płac, gdyż w jego przypadku konieczne jest wycofanie pełnomocnictwa z ZUS i odebranie w ten sposób dostępu do PUE ZUS pracodawcy. Należy bowiem pamiętać, że dane o zwolnieniach pracowników są widoczne dla takiego pracownika na jego prywatnym (indywidualnym) profilu PUE ZUS. Niestety pracodawcy często zapominają o tym fakcie, co oznacza powstanie naruszenia ochrony danych osobowych, które według UODO wymaga nie tylko zgłoszenia do urzędu, ale również zawiadomienia osób, których dane dotyczą, o zaistniałym incydencie, gdyż zdaniem Urzędu wiąże się on bowiem z wysokim ryzykiem naruszenia praw lub wolności osób fizycznych. W takim stanie faktycznym została już w Polsce nałożona pierwsza kara w wysokości 545 tys. zł, w sytuacji, gdy były pracownik zalogował się kilkukrotnie na PUE po zakończeniu pracy, a pracodawca nie dokonał zawiadomienia o tym fakcie osób, których dane dotyczą (https://archiwum.uodo.gov.pl/pl/138/2303).

otwórz artykuł w nowym oknie drukuj artykuł ZBIOROWE PRAWO PRACY A OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH
 
PRZYDATNE LINKI
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
 
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • niezbędnego zapewnienia prawidłowego działania Serwisów (utrzymania sesji),
  • realizacji funkcjonalności ułatwiających obsługę Serwisu,
  • dopasowania reklam w serwisach społecznościowych,
  • analizy statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
  • zbierania i przetwarzania danych w celu wyświetlenia reklam produktów własnych i klientów reklamowych oraz do śledzenia użytkowników, kliknięć i konwersji wyświetlanych reklam.
Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z Serwisu, w celu administrowania Serwisem, dostosowania treści Serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika Serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z Serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o. Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam są partnerzy Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Google Inc, Facebook Inc.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych
  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy.

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora.

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora.

  • Dobrowolna zgoda.

    Aby móc realizować cele:
    - zapamiętania Pani/Pana decyzji w Serwisach w zakresie korzystania z dostępnych opcjonalnie funkcjonalności,
    - analiz statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
    - dopasowania reklam w serwisach społecznościowych,
    - wyświetlania spersonalizowanych reklam produktów własnych i klientów reklamowych oraz do śledzenia użytkowników, kliknięć i konwersji wyświetlanych reklam w związku z odwiedzaniem niniejszego Serwisu internetowego partnerzy Wydawnictwa Podatkowego Gofin sp. z o.o. muszą mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych.

Potrzebna jest Nam Pani/Pana dobrowolna zgoda na zapisy w plikach cookies w celach realizacji powyższych celów.
W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na zapisywanie informacji w plikach cookies przez kliknięcie przycisku „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody. Istnieje możliwość skorzystania z „ustawień zaawansowanych” plików cookies w celu określenia indywidualnych zgód na zapis wybranych plików cookies realizujących wybrane cele.