Rezerwa na niewykorzystany urlop na przykładzie jednostki produkcyjnej

Według pkt 3.14 KSR nr 6 bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów niewykorzystanych urlopów w szczególności są dokonywane na urlopy pracowników produkcyjnych, pobierających wynagrodzenie uzależnione od efektów pracy (np. akordowe). Celem ich dokonywania jest bowiem właściwe odniesienie kosztów do okresu, w którym jednostka faktycznie uzyskuje efekty pracy pracowników. Przypominamy, iż za urlop niewykorzystany uważa się urlop za dany rok kalendarzowy i lata poprzednie, niewykorzystany przez pracownika do dnia 31 grudnia, przy uwzględnieniu stanu na dzień bilansowy w przypadku gdy rok obrotowy jest różny od kalendarzowego.

Naszym zdaniem nie ma konieczności tworzenia rezerw na niewykorzystane urlopy w przypadku, gdy przesunięcie urlopów pomiędzy latami ma charakter powtarzalny w każdym roku obrotowym i jednocześnie wysokość kosztów związanych z niewykorzystanymi urlopami jest z roku na rok zbliżona. Celowe może być natomiast utworzenie rezerwy na niewykorzystane urlopy wypoczynkowe w odniesieniu do pracowników produkcyjnych, którzy wynagradzani są w formie akordu czy dniówki i to tylko wówczas, gdy wykorzystanie przez tę grupę pracowników zaległych urlopów istotnie wpływa na wielkość przychodów ze sprzedaży. Natomiast w sytuacji gdy urlopy nie mają wpływu na produkcję oraz w stosunku do pracowników administracyjnych, nie ma potrzeby tworzenia takiej rezerwy.

Przykład

I. Założenia:

1. Jednostka "X", zgodnie z polityką rachunkowości, tworzy rezerwy w postaci biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów na niewykorzystane urlopy wypoczynkowe pracowników produkcyjnych, prowadzi ewidencję kosztów na kontach zespołu 5, a bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów rozlicza stosownie do wysokości faktycznie poniesionych kosztów. W 20XX r. jednostka utworzyła rezerwę na niewykorzystane urlopy wypoczynkowe na kwotę: 55.000 zł.
2. W marcu 20XX+1 r. pracownik działu produkcyjnego wykorzystał zaległy urlop wypoczynkowy i wypłacono mu z tego tytułu kwotę: 1.000 zł.
3. Dla uproszczenia w przykładzie pominięto kwestie dotyczące składek ZUS i podatku dochodowego.

II. Dekretacja:

III. Księgowania:

A. Zapisy w księgach 20XX r.

B. Zapisy w księgach 20XX+1 r.

W świetle ustawy o rachunkowości tworzenie odpisów na rozliczenia międzyokresowe czynne i bierne może następować proporcjonalnie do upływu czasu lub wielkości świadczeń. Przy czynnych rozliczeniach międzyokresowych rozliczeniom podlega kwota kosztów rzeczywiście poniesionych. Natomiast przy biernych rozliczeniach kwota ta zazwyczaj nie jest znana, dlatego rozliczeniom podlega przewidywana kwota kosztów. Polskie prawo bilansowe nie określa limitu czasowego obowiązującego przy rozliczaniu kosztów w czasie, stwierdzając jedynie, że czas i sposób rozliczenia powinien być uzasadniony charakterem rozliczanych kosztów, z zachowaniem zasady ostrożności. Istotne jest to, aby odpisy nie przeciągały się poza okres, w którym odczuwalne były skutki rozliczanych kosztów.

Przykład

I. Założenia:

1. W 20XX r. w spółce z o.o. zajmującej się produkcją mebli biurowych planowana roczna kwota kosztów płac urlopowych (z narzutami) pracowników zatrudnionych bezpośrednio w produkcji (w formie akordu) wynosiła: 240.000 zł. W celu zapewnienia równomiernego rozłożenia tego kosztu na produkty wytwarzane w ciągu całego roku spółka tworzyła co miesiąc rezerwę w ciężar kosztów zleceń produkcyjnych w wysokości 1/12 planowanej rocznej kwoty tych kosztów.
2. Spółka prowadzi ewidencję kosztów na kontach zespołu 4 i 5. Płace urlopowe ujmowała w ślad za wypłaconymi płacami bezpośrednimi.
3. Do końca sierpnia 20XX r. wszyscy pracownicy bezpośrednio produkcyjni wykorzystali przysługujące im urlopy. Całkowity rzeczywisty koszt wynagrodzeń z tego tytułu w 20XX r. rozkładał się następująco:

II. Rozliczenie i ewidencja kosztów płac urlopowych:

Rozliczenie kosztów płac urlopowych na poszczególne miesiące 20XX r.:

• rezerwa dla miesięcy I-VIII: 240.000 zł : 12 m-cy = 20.000 zł,
• łączna rezerwa utworzona w miesiącach I-VIII: 20.000 zł × 8 m-cy = 160.000 zł,
• pozostaje do rozliczenia w ciągu IX-XII: 248.000 zł - 160.000 zł = 88.000 zł,
• rezerwa dla miesięcy IX-XII: 88.000 zł : 4 m-ce = 22.000 zł.

Zwracamy uwagę, że obliczenie miesięcznej stawki z tytułu wynagrodzeń urlopowych, która powinna obciążać koszty może też następować z wykorzystaniem narzutu procentowego planowanych rocznych płac urlopowych do planowanych płac pracowników bezpośrednio produkcyjnych. Wykorzystując ustalony w ten sposób procent oblicza się dla poszczególnych miesięcy kalkulowany narzut z tytułu urlopów od płac rzeczywistych.