Podatnicy są obowiązani założyć podatkową księgę na dzień 1 stycznia roku podatkowego lub na dzień rozpoczęcia działalności w ciągu roku podatkowego.
Sposób prowadzenia PKPiR
Z przepisów rozporządzenia w sprawie PKPiR wynika, że podatkowa księga może być prowadzona na dwa sposoby, tj.:
1) w postaci papierowej albo
2) w systemie teleinformatycznym.
W przypadku prowadzenia księgi w postaci papierowej podatnik jest obowiązany zbroszurować księgę i kolejno ponumerować jej karty.
W przypadku prowadzenia księgi w systemie teleinformatycznym warunkiem uznania księgi za prawidłową jest:
1) określenie na piśmie szczegółowej instrukcji obsługi programu komputerowego wykorzystywanego do prowadzenia księgi,
2) stosowanie programu komputerowego zapewniającego bezzwłoczny wgląd w treść dokonywanych zapisów oraz umożliwiającego wydrukowanie wszystkich danych w porządku chronologicznym, zgodnie z wzorem księgi,
3) przechowywanie zapisanych danych na informatycznych nośnikach danych, w sposób chroniący je przed zniszczeniem lub zniekształceniem, naruszeniem ustalonych zasad ich przetwarzania lub ich modyfikacją w sposób nieuprawniony.
Podatnik posługujący się programem komputerowym, który nie zapewnia wydrukowania księgi, według wzoru określonego w załączniku nr 1 do ww. rozporządzenia, jest obowiązany założyć taką księgę. Po zakończeniu miesiąca należy sporządzić wydruk komputerowy zawierający podsumowanie zapisów za dany miesiąc i wpisać do odpowiednich kolumn księgi sumy miesięczne wynikające z tego wydruku.
UWAGA! Na mocy ustawy z dnia 26 maja 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 1059 ze zm.), tzw. SLIM VAT 3, podatnicy prowadzący PKPiR będą obowiązani prowadzić tę księgę przy użyciu programów komputerowych oraz przesyłać właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego tę księgę po zakończeniu roku podatkowego, w terminie do dnia upływu terminu złożenia zeznania za dany rok, w postaci elektronicznej. Obowiązek prowadzenia księgi komputerowo i wysłania elektronicznie do urzędu skarbowego powstanie po raz pierwszy za rok podatkowy rozpoczynający się po dniu:
1) 31 grudnia 2025 r. - w przypadku podmiotów, które są obowiązane przesyłać do urzędu ewidencję JPK_VAT,
2) 31 grudnia 2026 r. - w przypadku podmiotów innych niż określone w pkt 1.
Podatnik jest obowiązany prowadzić księgę rzetelnie i w sposób niewadliwy. Za niewadliwą uważa się księgę prowadzoną zgodnie z przepisami rozporządzenia w sprawie PKPiR, według ustalonego wzoru księgi i zgodnie z objaśnieniami do wzoru księgi. Księgę uważa się za rzetelną, jeżeli dokonywane w niej zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty.
Księgę uznaje się za rzetelną również, gdy:
- niewpisane lub błędnie wpisane kwoty przychodu nie przekraczają łącznie 0,5% przychodu wykazanego w księdze za dany rok podatkowy lub przychodu wykazanego w roku podatkowym do dnia, w którym organ podatkowy stwierdził te błędy, lub
- brak właściwych zapisów jest związany z nieszczęśliwym wypadkiem lub zdarzeniem losowym, które uniemożliwiło podatnikowi prowadzenie księgi, lub
- błędy spowodowały podwyższenie kwoty podstawy opodatkowania, z wyjątkiem błędów polegających na niewykazaniu lub zaniżeniu kosztów zakupu materiałów podstawowych, towarów handlowych oraz kosztów robocizny, lub
- podatnik uzupełnił zapisy lub dokonał korekty błędnych zapisów w księdze przed rozpoczęciem kontroli przez organ podatkowy lub w terminie, w którym podatnikowi przysługuje uprawnienie do skorygowania deklaracji na podstawie art. 62 ust. 4 ustawy z dnia 16 listopada 2016 r. o Krajowej Administracji Skarbowej, lub
- błędne zapisy są skutkiem oczywistej omyłki, a podatnik posiada dowody księgowe odpowiadające warunkom, o których mowa w § 11 ust. 3 rozporządzenia w sprawie PKPiR.
Wskazane przepisy stosuje się odpowiednio w przypadku stwierdzenia braku zapisów lub błędnych zapisów dotyczących kosztów uzyskania przychodu.
UWAGA! Zapisy w księdze są dokonywane w języku polskim i w walucie polskiej w sposób staranny, czytelny i trwały, na podstawie prawidłowych i rzetelnych dowodów.
Stwierdzone błędy w zapisach poprawia się przez:
- skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty dokonania poprawki lub
- wprowadzenie do księgi niewpisanych dowodów lub dowodów zawierających korekty błędnych zapisów; zapisy zmniejszające przychody lub koszty mogą być dokonywane ze znakiem minus (-) lub kolorem czerwonym.
Miejsce prowadzenia księgi
Księga oraz dowody, na podstawie których dokonywane są w niej zapisy, mają znajdować się na stałe w miejscu wykonywania działalności lub miejscu wskazanym przez podatnika jako jego siedziba, a jeżeli prowadzenie księgi zostało zlecone biuru rachunkowemu - w miejscu prowadzenia lub przechowywania księgi przez to biuro.
W przypadku prowadzenia przedsiębiorstwa wielozakładowego księgi mają znajdować się w każdym zakładzie. Podatnik może jednak prowadzić jedną księgę w miejscu wskazanym jako jego siedziba, pod warunkiem, że w poszczególnych zakładach jest prowadzona co najmniej ewidencja sprzedaży, a w razie wykonywania działalności kantorowej - także ewidencja kupna i sprzedaży wartości dewizowych.
U podatników prowadzących działalność w zakresie handlu obnośnego i obwoźnego księga ma znajdować się w miejscu wykonywania działalności. Jeżeli podatnik prowadzi ewidencję sprzedaży, w miejscu wykonywania działalności ma znajdować się co najmniej ta ewidencja.
