Podatnicy prowadzący podatkową księgę, poza nią, co do zasady, są zobowiązani prowadzić dodatkowe ewidencje, w tym ewidencję środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych czy ewidencję sprzedaży. Przypomnijmy, iż od 2020 r. ww. podatnicy nie mają obowiązku prowadzenia ewidencji wyposażenia oraz kart przychodów pracowników.
Ewidencja środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych
Ewidencję środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych podatnicy powinni prowadzić zgodnie z art. 22n ust. 2-6 ustawy o PDOF. Z regulacji tych wynika, że ww. ewidencja powinna zawierać co najmniej:
1) liczbę porządkową,
2) datę nabycia,
3) datę przyjęcia do używania,
4) określenie dokumentu stwierdzającego nabycie,
5) określenie środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej,
6) symbol Klasyfikacji Środków Trwałych,
7) wartość początkową,
8) stawkę amortyzacyjną,
9) kwotę odpisu amortyzacyjnego za dany rok podatkowy i narastająco za okres dokonywania tych odpisów, w tym także, gdy składnik majątku był kiedykolwiek wprowadzony do ewidencji (wykazu), a następnie z niej wykreślony i ponownie wprowadzony,
10) zaktualizowaną wartość początkową,
11) zaktualizowaną kwotę odpisów amortyzacyjnych,
12) wartość ulepszenia zwiększającą wartość początkową,
13) datę likwidacji oraz jej przyczynę albo datę zbycia.
UWAGA! W razie braku ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych dokonywane odpisy amortyzacyjne nie stanowią kosztów uzyskania przychodów.
Podatnik jest obowiązany dokonać zapisów w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych najpóźniej w miesiącu przekazania środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych do używania.
Ewidencja sprzedaży
Jeżeli na zlecenie podatnika prowadzenie podatkowej księgi zostało powierzone biuru rachunkowemu, podatnik jest obowiązany prowadzić w miejscu wykonywania działalności ewidencję sprzedaży. Obowiązek ten nie dotyczy podatników, którzy prowadzą ewidencję przy zastosowaniu kas rejestrujących w rozumieniu przepisów ustawy o VAT.
Obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży dotyczy również podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów na zasadach określonych dla biur rachunkowych, z wyjątkiem, gdy sprzedaż dokumentowana jest wyłącznie fakturami (§ 27 ust. 3 rozporządzenia w sprawie PKPiR) oraz gdy podatnik prowadzi przedsiębiorstwo wielozakładowe, a podatkowa księga przychodów i rozchodów jest jedna dla wszystkich zakładów (§ 8 ust. 3 ww. rozporządzenia).
Ewidencja sprzedaży powinna zawierać co najmniej następujące dane: numer kolejny wpisu, datę uzyskania przychodu nieudokumentowanego fakturami, rachunkami oraz wysokość tego przychodu.
Podatnicy korzystający ze zwolnienia z VAT, jeżeli nie prowadzą odrębnej ewidencji sprzedaży, o której mowa w art. 109 ust. 1 ustawy o VAT, mogą w ewidencji sprzedaży w odrębnej kolumnie wykazywać przychody podlegające opodatkowaniu podatkiem VAT od czynności określonych w art. 5 ustawy o VAT (tj. m.in. z tytułu dostawy towarów i świadczenia usług) oraz łączną kwotę dziennej sprzedaży wynikającą z faktur, nie później jednak niż przed dokonaniem sprzedaży w dniu następnym.
Podatnik jest obowiązany dokonywać zapisów w ewidencji sprzedaży jeden raz dziennie po zakończeniu dnia, nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym.
Ewidencja kupna i sprzedaży wartości dewizowych
Podatnicy wykonujący działalność kantorową prowadzą również - według zasad określonych w przepisach prawa dewizowego - ewidencję wszystkich operacji powodujących zmianę stanu wartości dewizowych i waluty polskiej, zwaną ewidencją kupna i sprzedaży wartości dewizowych.
Zapisy w ww. ewidencji powinny być dokonywane jeden raz dziennie po zakończeniu dnia, nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym.
