Kwestie dotyczące dokonywania zapisów w podatkowej księdze odnoszących się do przychodów uregulowane zostały w § 18-22 rozporządzenia w sprawie PKPiR.
Jak stanowi § 18 ust. 1 ww. rozporządzenia, zapisy w księdze dotyczące przychodów ze sprzedaży wyrobów, towarów handlowych i usług są dokonywane na podstawie wystawionych faktur, a w przypadku sprzedaży nieudokumentowanej fakturami - na podstawie wystawionego na koniec dnia dowodu wewnętrznego, w którym w jednej kwocie wykazana jest wysokość tych przychodów za dany dzień, o ile nie jest prowadzona ewidencja sprzedaży lub ewidencja przy zastosowaniu kas rejestrujących.
Jeżeli przychody ze sprzedaży wyrobów, towarów handlowych i usług podatnik dokumentuje, wystawiając faktury, to zapisów w podatkowej księdze dokonuje na podstawie tych dowodów:
- raz dziennie po zakończeniu dnia, nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym - gdy prowadzi księgę samodzielnie (inne zasady dotyczą podatników prowadzących ewidencję przy zastosowaniu kas rejestrujących - mowa o nich dalej),
- w czasie zapewniającym prawidłowe i terminowe rozliczenie z budżetem, lecz nie później niż do dnia 20 każdego miesiąca za miesiąc poprzedni - gdy podatkową księgę prowadzi biuro rachunkowe albo sam podatnik na zasadach określonych dla biur (§ 27 ust. 1 i 3 ww. rozporządzenia).
Jeżeli w danym dniu podatnik wystawia wiele faktur, zapisów w księdze może dokonywać jedną sumą wynikającą z dziennego zestawienia tych faktur, zwanego "zestawieniem sprzedaży".
Zestawienie sprzedaży zawiera co najmniej następujące dane: datę i kolejny numer zestawienia, numery od-do faktur objętych zestawieniem, sumę zbiorczą tych faktur oraz podpis podatnika lub osoby, która sporządziła zestawienie.
UWAGA! Podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży mogą dokonywać zapisów w księdze dotyczących przychodu, wykazanych w tej ewidencji, w jednej pozycji na koniec każdego miesiąca.
Jeżeli podatnik prowadzi odrębną ewidencję, o której mowa w art. 109 ust. 1 lub 3 ustawy o VAT, zapisy w księdze dotyczące przychodów ze sprzedaży towarów i usług mogą być dokonywane na koniec miesiąca łączną kwotą wynikającą z miesięcznego zestawienia sporządzonego na podstawie danych wynikających z tej ewidencji. Zestawienie to powinno zawierać co najmniej następujące dane: datę i kolejny numer zestawienia, sumę przychodów ze sprzedaży pomniejszoną o należny podatek od towarów i usług oraz o wartość towarów i usług niestanowiącą przychodów w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym i powiększoną o przychody nieobjęte obowiązkiem ewidencjonowania dla celów podatku od towarów i usług.
Z kolei podatnicy, którzy prowadzą ewidencję przy zastosowaniu kas rejestrujących w rozumieniu przepisów ustawy o VAT, dokonują zapisów w księdze na podstawie danych wynikających z:
- raportów fiskalnych dobowych lub
- raportów fiskalnych okresowych (miesięcznych)
- skorygowanych o kwoty mające wpływ na wysokość przychodu.
Korygowania danych wynikających z raportów fiskalnych dobowych lub okresowych (miesięcznych) dokonuje się na podstawie odrębnych ewidencji. Korekty, które nie podlegają ujęciu w odrębnych ewidencjach, podatnik opisuje na odwrocie raportu fiskalnego dobowego lub okresowego (miesięcznego).
Podatnicy nie wpisują do księgi kwot wynikających z faktur dokumentujących dokonanie sprzedaży uprzednio zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kas rejestrujących, natomiast są obowiązani do połączenia w sposób trwały zwróconych oryginałów paragonów fiskalnych z kopiami wystawionych faktur.
Podatnicy świadczący usługi w zakresie handlu, którzy dokonują sprzedaży opodatkowanej i zwolnionej od podatku lub opodatkowanej według różnych stawek VAT (o których mowa w art. 84 ustawy o VAT), mogą ewidencjonować przychody w księdze oraz w ewidencji sprzedaży łącznie z podatkiem VAT, z tym że na koniec miesiąca przychód pomniejsza się o należny VAT.
Zapisy w księdze dotyczące pozostałych przychodów są dokonywane na podstawie dowodów potwierdzających te przychody.
